Yeni taşındığınız binada ilk genel kurul yapılıyor; yöneticilik için adaylar var ve komşular ‘çağrı nasıl yapılacak, hazirun nasıl tutulacak, kararlar geçer mi?’ diye tartışıyor. İlk kez yönetici seçimi sürecinde çağrı hatası, eksik hazirun veya yanlış hesaplanan karar yeter sayısı nedeniyle kararların iptal edilmesi sık görülen sorunlardandır — bu rehber, uygulamada sık yapılan hataları ve doğru adımları somut örneklerle anlatır.
1. İlk genel kurul çağrısı: hangi usuller takip edilmeli?
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca ilk genel kurulun yapılması yönetim ve maliklerin haklarını belirler; çağrı usulünde yapılacak hata toplantının yok sayılmasına yol açabilir. Genel kurul çağrısı yazılı olarak yapılmalı, yönetim planında belirtilen yöntem varsa ona uyulmalıdır.
- Çağrı içeriği: toplantı yeri, tarih, saat, gündem maddeleri (yönetici seçimi açıkça yazılmalı).
- Duyuru yolları: yönetim planında aksi belirtilmemişse ilan panosu, yazılı tebligat veya tüm malikler/bağımsız bölümler için bildirimin ulaşmasını sağlayan yöntem.
- İkinci toplantı (ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa) tarihinin de çağrıda belirtilmesi iyi uygulamadır.
2. Hazirun listesi nasıl hazırlanır ve nelere dikkat edilmeli?
Hazirun listesi toplantıda kimlerin hazır bulunduğunu gösterir; sayfa düzeni, arsa payları ve imzalar doğru tutulmazsa sonradan itiraz nedeni olur. Hazirun, bağımsız bölümlerin numaraları, maliklerin/vekilin adı-soyadı, temsil şekli ve arsa payı bilgilerini içermelidir.
- Yönetim planı veya tapu kayıtlarından arsa paylarını kontrol edin.
- Her bağımsız bölüm için bir satır; malik ve varsa temsilcinin adı-soyadı ve imzası alınmalı.
- Toplantı başında hazirun tutulmalı; sonradan imza eklemekten kaçının.
Pratik uyarı: Hazirun listesinde arsa payı hatası sık görülür. Arsa payı kayıtlarını tapu/işletme projesi ile karşılaştırın; şüphe varsa çoğunlukla tapu kayıtları esas kabul edilir.
3. Karar yeter sayısı: sayı mı arsa payı mı, hangi durumlarda hangisi uygulanır?
KMK ilkeleri uyarınca genel kurul kararlarının geçerliliği için toplantıda bulunması gereken asgari katılım ve arsa payı farklı konularda değişir. Pratikte en çok karışıklığa neden olan nokta “sayı ile arsa payı çatışması”dır.
- Basit kararlar (günlük işler, yönetici seçimi, bütçe onayı gibi) genellikle toplantıya katılan kat maliklerinin çoğunluğu ile alınır; ancak yönetim planı özel düzenleme getirebilir.
- Bazı kritik kararlar (örneğin yapının önemli onarımı veya yönetim planı değişikliği) için arsa payı üzerinden nitelikli çoğunluk gerekir.
- Karar yeter sayısı hesaplanırken hem “kat maliklerinin sayısı” hem de “toplantıda temsil edilen arsa payı”na bakın; karara itirazlarda mahkeme her iki unsuru da inceleyebilir.
| Durum | Genel kural |
|---|---|
| Yönetici seçimi | ✅ Çoğunlukla toplantıda hazır bulunanların oy çoğunluğu (yönetim planına bakın). |
| Yönetim planı değişikliği | ✅ Genellikle arsa payı bazlı nitelikli çoğunluk gerekir. |
Örnek hesaplama: 20 bağımsız bölümlü bir binada 1. toplantıda 12 malik hazır (sayı çoğunluğu), ancak bu 12 malik toplam arsa paylarının yalnızca %45’ini temsil ediyor. Yönetici seçimi gibi basit bir konuda yönetim planı özel madde koymamışsa karar genellikle geçer; ancak arsa payı gerektiren konularda bu karar geçerli olmaz.
4. Karar defteri nasıl tutulur ve noter tasdiki gerekiyor mu?
Karar defteri genel kurul kararlarının resmî kaydıdır. Karar defterine toplantı tarihi, hazirun özeti, alınan kararlar, oy sonuçları ve imzalar net olarak geçirilmelidir. Noter onayı bazı yönetimlerde istenir; yönetim planında zorunluysa noter tasdiki yapılmalıdır.
- Noter tasdiki: Yönetim planı veya toplu yaşam kurallarında yazıyorsa zorunlu olur; aksi halde kararların delili için yönetici defteri titizlikle tutmalı.
- Sayfa atlama, sonradan ekleme gibi uygulamalardan kaçının; varsa düzeltme kayıtlarını ayrı bir tutanakla bağlayın.
İlaveten Yargıtay içtihatları, hazirun ve karar defteri usulündeki eksikliklerin kararın iptaline neden olabileceğini göstermektedir; bu yüzden kayıt düzeni önemlidir.
5. İlk kez yönetici için pratik kontrol listesi
Toplantıdan önce yapılan hazırlıklar hatalı karar riskini azaltır. Aşağıdaki kısa kontrol listesi yöneticinin işini kolaylaştırır.
- Tapu ve yönetim planı üzerinden arsa payı listesini çıkarın.
- Çağrı metnini yönetim planına uygun şekilde yazın ve belgeleyin.
- Toplantı yerinde hazirun formunu, karar defteri ve yeterli boş imza sayfasını hazır bulundurun.
- Oy kullanma ve vekalet formlarını önceden temin edin; vekalet sınırlarına dikkat edin.
- Kararların oy sonuçlarını hem sayı hem de arsa payı bazında kaydedin.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek ve hazirun/çağrı/karar defteri takiplerini otomatikleştirmek isterseniz, BYönetim gibi araçlar toplantı davetinden hazirun ve karar kayıtlarına kadar işleri kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurul çağrısı e-posta ile yapılırsa geçerli olur mu?
E-posta geçerli olabilir ama yönetim planında farklı bir bildirim yöntemi belirtilmişse ona uyulmalıdır. Delil için gönderim kayıtları saklanmalıdır.
Hazirun listesine toplantı sonrasında imza eklenebilir mi?
Genelde hayır. Hazirun toplantı başında düzenlenip imzalanmalıdır; sonradan eklenen imzalar itiraza yol açabilir.
Yönetici seçimi için arsa payı çoğunluğu gerekir mi?
Çoğu durumda yönetici seçimi için toplantıda hazır bulunanların oy çoğunluğu yeterlidir; ancak yönetim planı farklı düzenlemişse ona uyulur.
Karar defterinin noter tasdiki zorunlu mu?
Noter tasdiki yalnızca yönetim planında veya özel bir düzenlemede zorunlu kılınmışsa gereklidir. Tasdik yoksa da kayıtların düzenli tutulması önemlidir.
Karar yeter sayısı hesaplanırken eksik bilgili hazirun nasıl düzeltilir?
Arsa payı veya malik bilgisi hatalıysa tapu ve işletme projesi kayıtlarıyla karşılaştırma yapın; düzeltme gerekiyorsa düzeltme toplantısı veya yasal süreç gündeme gelebilir—şartlara göre değişir, gerektiğinde bir uzmanla görüşün.
Kaynaklar
Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve ilgili Yargıtay içtihatları karar yeter sayısı, hazirun ve karar defteri uygulamalarında yol göstericidir. Somut hukuki değerlendirmeler için gerektiğinde bir avukata danışınız.
