Genel kurul toplantısından sonra karar defterini incelerken 5–6 sayfanın eksik veya atlanmış olduğunu fark ediyorsunuz: toplantı tutanağı, bazı kararlar veya imzalar görünmüyor. Komşular telaşlı, bazıları alınan kararların uygulanmasını istiyor, bazıları ise iptal davası tehdidinde bulunuyor. Böyle bir durumda ne yapılmalı, hangi kayıtlar geçerlidir ve yöneticinin yükümlülükleri nelerdir?
Sayfa atlaması neden önemlidir?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında apartman/site yönetiminin resmi kayıt defteridir. Eksik veya atlanmış sayfalar; kararların bütünlüğünü, hazirun listesinin doğruluğunu ve imza sürecini sorgulanır hale getirebilir. Bu da kararların uygulanmasını zorlaştırır veya iptal sebeplerine dönüşebilir.
Öncelikli adımlar: tespit, tutanak ve bildirim
Sayfa atlaması fark edildiğinde izlenecek ilk üç adım şunlardır:
- Eksikliğin ve hangi sayfaların atlandığının fotoğraf ve tarihli notla tespit edilmesi.
- Genel kurul tutanağının veya kararların eksik olduğuna dair yönetici tarafından kısa bir kayıt/ilave tutanak hazırlanması ve yönetimce saklanması.
- Maliklere, yönetim kuruluna ve (varsa) site/sokak yöneticisine durumun yazılı olarak bildirilmesi.
Bu adımlar delil oluşturmak ve şeffaflığı sağlamak için gereklidir.
Kararların geçerliliği nasıl değerlendirilir?
Karar defterinde atlanan sayfalar, her somut olayda değerlendirilir. Aşağıdaki kriterler özellikle önemlidir:
- Eğer eksik sayfalar toplantıya ilişkin ana kararları veya hazirun listesini içeriyorsa, kararların uygulanması risk taşır.
- Sadece ek açıklama veya fazladan boş sayfalar atlandıysa, kararların esası etkilenmeyebilir.
- Kararla ilgili imza ve onay süreçlerinin eksiksiz olup olmadığı belirleyici olacaktır.
| Durum | Muhtemel Sonuç |
|---|---|
| Hazirun ve imzalar eksik | ✅ İptal ve hukuki risk yüksek |
| Sadece boş sayfa atlama/numaralandırma hatası | ✅ Düzeltmeyle giderilebilir |
Noter tasdiki ve karar defteri değişiklikleri
Karar defterinin noter tasdiki, bazı yöneticiler tarafından yapılan uygulamalarda güven unsurunu artırır. Ancak noter tasdiki her durumda zorunlu değildir; Kat Mülkiyeti Kanunu defterin usulüne uygun tutulmasını öngörür.
Genellikle izlenen uygulama:
- Önce yönetim tarafından eksikliğin kayıt altına alınması,
- Ardından gerekirse noter veya avukat aracılığıyla resmi bildirim yapılması,
- Ve sonrasında eksik kararların doğrulanması için yeniden toplantı (zorunlu değilse de) veya açık bir düzeltme kaydı oluşturulmasıdır.
Yönetici sorumluluğu ve yasal dayanak
Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını usulüne uygun şekilde tutmak ve saklamakla yükümlüdür. Bu çerçevede; karar defterinin düzeni, tutanakların korunması ve yapılan bildirimler yöneticinin görev alanına girer. Yapılan hatalar sorumluluk doğurabilir; somut olayın koşullarına göre değerlendirilir.
Hukuki çerçeve olarak doğrudan madde numarası verirken tereddüt varsa genel referans şu şekilde aktarılabilir: Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri karar defterinin ve genel kurul usulünün düzenlenmesi bakımından temel dayanak teşkil eder. Ayrıca iyi yönetişim uygulamaları ve Yargıtay içtihatları da usul hatalarının sonuçlarına ilişkin yol göstericidir.
Uygulamada örnek prosedür (adım adım)
- Eksik sayfayı fotoğraflayın, tarih ve saat ekleyin.
- Yönetici tarafından "Karar Defteri Eksik Sayfa Bildirimi" başlıklı kısa bir kayıt oluşturun ve deftere ekleyin.
- Malikler e-posta/SMS ile bilgilendirilsin; itiraz süresi ve sonraki adımlar açıklansın.
- Gerekliyse avukat görüşü alın ve hukuki bildirim gönderin.
- Kararın önceliğine göre; yeniden toplantı yapılması veya yazılı onay/itiraz toplanması yoluyla doğrulama sağlayın.
Dijitalleştirme ve pratik çözüm önerisi
Karar defteri ve hazirun kayıtlarının dijital yedeğini almak, sayfa atlaması veya fiziki hasarda süreci hızla düzeltmenize yardımcı olur. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi çözümler toplantı tutanakları, hazirun listesi ve karar kayıtlarını merkezi ve zamandaşlı şekilde saklamayı kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Böylece fiziki defterdeki eksiklikler tespit edildiğinde dijital kayıtlarla karşılaştırma yapılabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterinde sayfa atlaması tespit edilirse hemen iptal mi edilir?
Hayır. Önce eksikliğin niteliği, hangi bilgilerin kayıp olduğu ve imza/hazirun durumuna bakılmalı. Bazı durumlarda düzeltme ve ek kayıtla sorun giderilebilir.
Noter tasdiki eksik sayfayı geçerli kılar mı?
Noter tasdiki tek başına eksikliği gidermeyebilir; noter tasdiki daha çok belgenin noter huzurunda doğrulanması içindir. Hukuki etkinlik somut duruma göre değerlendirilir.
Yönetici sayfa atlamasından sorumlu tutulur mu?
Somut olaya bağlıdır. Eğer ihmal veya kasıt varsa sorumluluk doğabilir. Öncelikle şeffaf bildirim ve delil toplama gereklidir; gerekirse uzman hukuki görüş alınmalıdır.
Eksik kararları yeniden almak zorunlu mu?
Kararların önemi ve eksikliğin kapsamına göre karar verilir. Esas kararlar ve hazirun listesi eksikse yeniden toplantı veya yazılı onaylarla doğrulama gerekebilir.
Eksik sayfalar için nasıl delil toplanmalı?
Fotoğraf, zaman damgası, tanık beyanları, toplantı öncesi-postası e-posta/SMS bildirimleri ve varsa dijital kayıtlar delil olarak saklanmalıdır.
