Genel kurulu bitirdiniz; karar alındı, salon dağıldı — sonra yönetici kararın karar defterinde yer almadığını fark etti. Sakinler itiraz ediyor: “Karar yoksa uygulama geçersiz mi?” Yönetici ne yapmalı? Bu rehber, o son dakika kabusu için pratik, kanuna dayalı adımları ve risk yönetimini anlatır.
Karar defterine kaydetmeme neyi etkiler?
Kat Mülkiyeti uygulamalarında genel kurul kararlarının yazılı ve erişilebilir olması hem uygulanabilirlik hem de delil bakımından önemlidir. Kararın deftere geçirilmemesi şu sorunları doğurabilir:
- Kararın resmi delil niteliğinin zayıflaması (itiraz, dava ve icra süreçlerinde sorun)
- Kararın üçüncü şahıslara, bankalara veya resmi mercilere karşı ispatının güçleşmesi
- Yöneticiye yönelik görev ve özen yükümlülüğü iddialarında sorumluluk riski
İlk tespit: Ne yapılmalı, kimlerle hemen iletişim kurulur?
Kararın eksik olduğunu fark eden yönetici için adımlar kısa, net ve belge odaklı olmalı:
- Genel kurul tutanağının imzalı/eksiksiz kopyasını kontrol edin.
- Hazirun listesini ve varsa oylama sonuçlarını karşılaştırın.
- Eksik kayda ilişkin kısa bir yazı ile tüm kat maliklerine bildirim yapın (delil için elektronik/kağıt kayıt saklayın).
Eksik karar nasıl kaydedilir? Usulü ve noter tasdiki
Genel kurulda alınan ama karar defterine geçirilmemiş bir kararı kaydetmenin iki temel yolu vardır:
- 1) İlgili genel kurulun tutanağına dayanarak yönetici tarafından karar defterine işleme;
- 2) Gerekliyse ek bir genel kurul veya düzeltme toplantısı yaparak kararın yeniden alınması.
Uygulamada tercih edilen yol, evrak bütünlüğüne göre değişir. Eğer toplantı tutanağı ve hazirun listesi açık ve imzalı ise yönetici eksik kararı deftere işlemeyi tercih edebilir; ancak bazı kötü niyetli itirazları önlemek için noter tasdiki veya yeni genel kurul kararı gerekebilir.
Hangi hallerde ek genel kurul yapılmalı?
Aşağıdaki durumlarda ek genel kurul toplamak veya hatalı kararı yeniden oylatmak en güvenli yöntemdir:
- Toplantı tutanağı ile hazirun listesi arasında arsa payı veya katılımcı sayısı uyuşmazsa.
- Kararın niteliği önemli (bütçe, yönetici seçimi, yönetim planı değişikliği gibi) ve ileride iptal riski yüksekse.
- Malikler arasında itiraz veya güvensizlik söz konusuysa; hukuki anlaşmazlığın önüne geçmek için.
Yönetici sorumluluğu: Hangi durumlarda kusur aranır?
Yönetici, Kat Mülkiyeti uygulamasında özen yükümlülüğüne tabidir. Eğer kararın deftere geçirilmemesi basit bir ihmal değil de ağır kusur veya menfaat çatışması içeriyorsa malikler zararı talep edebilir. Somut değerlendirme şartlara göre değişir; bu tür ihtilaflarda bir hukuk uzmanına başvurun.
Kanuni dayanaklar ve uygulama notları:
- Kat Mülkiyeti uygulamaları ve genel kurul usulleri ile ilgili hükümler, uygulama ve Yargıtay içtihatları değerlendirilir.
- Borçlar ve tazminat iddiaları için genel medeni ve borç ilişkisi kuralları ile değerlendirilecektir; somut hukuki tavsiye için avukatınıza danışın.
Pratik düzeltme örneği: Adım adım uygula
- Toplantı tutanağının taranmış imzalı kopyasını ve hazirun listesini bir araya getirin.
- Kısa bir düzeltme metni hazırlayın: "Genel Kurul tarih ve saati..., alınan karar: ...; deftere kaydedilmemiştir; bu nedenle aşağıdaki şekilde kaydedilmiştir."
- Metni yönetim olarak imzalayın, varsa kat malikleri onayını e-postayla veya SMS duyurusu ile alın.
- Güvenlik için noter onayı alın veya ilgili maliklerin yazılı muvafakatini dosyaya ekleyin.
- Deftere işleyin ve kayıtlı bir kopyayı saklayın; tüm maliklere bildirim gönderin.
| Durum | Önerilen Eylem |
|---|---|
| İmzalı tutanak + hazirun varsa | ✅ Yönetici deftere işleyebilir; bildirim ve dosya saklama. |
| Tutanak/işaretlerde çelişki varsa | ✅ Ek genel kurul veya noter onayı tavsiye edilir. |
Dijital süreçlerle hata riskini azaltma
Deftere yazılmama gibi insan kaynaklı hataları azaltmanın en etkili yolu süreçleri dijitalleştirmektir. Toplantı tutanakları, hazirun listeleri, karar defteri kayıtları ve duyuruların merkezi bir sistemde saklanması hem şeffaflığı artırır hem de itiraz durumunda hızlı delil sağlar. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi site yönetim yazılımları kayıt, bildirim ve karar defteri süreçlerini düzenlemenize yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine yazılmayan karar geçersiz mi?
Net cevap: Tek başına deftere yazılmaması kararı otomatik olarak geçersiz kılmaz; ancak kanıt ve uygulanabilirlik açısından sorun yaratabilir. Somut durum ve belgeler belirleyicidir.
Yönetici eksik kaydı düzeltmezse malik ne yapar?
Net cevap: Malikler yazılı itiraz, ek genel kurul talebi veya hukuki yollara başvurabilir. Önce yöneticiye yazılı bildirim ve uzlaşma önerilmesi önerilir.
Noter onayı zorunlu mu?
Net cevap: Her durumda zorunlu değildir; ancak tutarsızlık, itiraz veya önemli kararlar varsa noter onayı veya ek genel kurul güvence sağlar.
Eksik kayıt için yeni genel kurul yapmak ne kadar süre alır?
Net cevap: Yasal bir zorunluluk yoksa süreç hızlıca (2–4 hafta içinde) organize edilebilir; ancak çağrı usulleri ve ilan sürelerine uyulmalıdır.
Yönetici kusurlu bulunursa hangi sonuçlar doğar?
Net cevap: Kusur tespitinde tazminat, uyarmaperiyodik denetim veya yönetimden alınma gibi sonuçlar gündeme gelebilir; somut değerlendirme ve hukuki süreç gerektirir.
