Akşam üzeri genel kurul sonrası yönetici elinde tutanak değil, sadece telefonla çekilmiş birkaç fotoğraf ve sararmış imza listesi var; bazı alınan kararlar ise karar defterine hiç geçirilmemiş. Peki o kararlar hukuken ne anlama gelir, yönetici hangi adımları derhal atmalı ve maliklerin hakları nasıl korunur?
Karar defteri ne demektir, yasal çerçeve
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca apartman/site yönetiminde genel kurul kararlarının yazılı olarak ve kayıt altında tutulması temel ilkedir. Karar defteri, genel kurul kararlarının resmi kaydıdır ve yönetim organı ile malikler arasında ileride çıkabilecek ihtilaflarda başvurulacak temel belgedir.
Karar defterine yazılmayan kararlar geçerli midir?
Genel kurulda usulüne uygun şekilde alınmış bir kararın usulü tamamlandıysa; kararın mahiyeti gereği yazılı olmaması tek başına kararın mutlak geçersizliği anlamına gelmez. Ancak karar defterine geçirilmemiş olması, uygulama ve ispat bakımından çeşitli riskler doğurur:
- Yetki ve icra açısından yönetici uygulama yaparken kanıt eksikliği yaşar.
- Üçüncü kişilere (ör. yüklenici, banka) karşı kararın varlığını ispat etmek zorlaşır.
- İtiraz ve dava süreçlerinde hakimiyet çoğunluğu ve karar tarihinin tespiti zorlaşabilir.
Bu yüzden kararın geçerliliği olayın somut koşullarına göre değişir; şüphede profesyonel hukuki görüş alınması tavsiye edilir.
Yönetici için acil adımlar (ilk 7 gün içinde)
- Genel kurul tutanağı, çağrı yazıları, hazirun listesi ve mevcut diğer belgeleri derleyin ve bir araya getirin.
- Toplantı tarihli tüm delilleri (fotoğraf, ses kaydı, gönderilen elektronik duyurular) güvenli bir yerde saklayın.
- Kararların tam metnini ve oylama sonuçlarını içerecek şekilde karar defterine geçirin; tarih ve saat notunu ekleyin.
- Malikleri bilgilendirip hatırlatma yapın; itiraz varsa kayda geçirin.
Kararın sonradan deftere geçirilmesi: nasıl ve nelere dikkat edilmeli?
Karar defterine sonradan kayıt yapılabilir; bu işlem uygulanırken dikkat edilmesi gerekenler:
- Deftere geçirilme tarihi ayrı olarak gösterilmeli ve kaydın hangi belgeye/kanıta dayandığı not edilmelidir.
- Hazirun listesi ve toplantı çağrısıyla uyum kontrolü yapılmalı; çağrı usulüne aykırılık varsa bu durum açıklanmalı.
- Karar metni ve oylama sonuçları açıkça yazılmalı; varsa itiraz edenlerin kimlikleri kayda geçirilmelidir.
Noter tasdiki zorunlu olmasa da bazı durumlarda (ihtilaflı konular, icra veya dava öngörülüyorsa) noter onayı veya yeni toplantı ile onay almak daha güvenlidir.
Malikler itiraz ederse hangi yollar izlenir?
Malikler, alınan kararın yazıya geçirilmemesini veya sonradan geçişin usulsüz olduğunu düşünürse şu adımları izleyebilir:
- Yönetimden yazılı açıklama ve delil talep etme.
- Kararın iptali veya tanıma kararına yönelik dava açma (somut şartlara göre değişir; hukuki danışmanlık alınmalı).
- Belgelerin incelenmesi için denetçi isteme veya olağanüstü genel kurul çağrısı talep etme.
Yönetici sorumluluğu ve iyi uygulama örnekleri
Yönetici, genel kurul kararlarını eksiksiz ve doğru bir şekilde karar defterine geçirmekle yükümlüdür. Eksik kayıt yönetici hakkında güven zedeleyici sonuçlar doğurabilir; malikler açısında da uygulama aksamaları meydana gelebilir.
- İyi uygulama: Genel kurul sonrası 3–7 gün içinde karar defterini güncelleme ve tüm maliklere kısa bildirim gönderme.
- Delil yönetimi: Hazirun listesi, çağrı belgeleri, tutanak ve ek belgeleri dosyalayarak elektronik kopyalarını saklama.
Pratik araç: süreci dijitalleştirmenin faydaları
Kararların kaydı, hazirun takibi ve duyuru sürecini dijitalleştirmek hataları azaltır ve delil oluşturmayı kolaylaştırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi platformlar toplantı duyurusu, hazirun kaydı, karar defteri kayıtlarının düzenlenmesi ve arşivlenmesinde yardımcı olur; hızlı kayıt için buradan başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine sonradan geçirilen kararın delil değeri nedir?
Sonradan geçirilen kararın delil değeri mevcut diğer belgelerle (hazirun listesi, çağrı, tutanak) desteklenirse güçlüdür; tek başına sonradan kayıt zayıf delil sayılabilir.
Karar defteri noter onayı olmalı mı?
Genel kural olarak karar defterinin her sayfasının noter tasdiki zorunlu değildir; ancak ihtilaflı hallerde noter tasdiki veya ek bir onay istenebilir.
Yönetici karar defterine yanlış bilgi yazdıysa ne yapılır?
Hata tespit edilirse düzeltme yapılıp düzeltmenin nedenleri kayda geçirilmelidir; kasıt şüphesi varsa malikler gerekli hukuki yollara başvurabilir.
Genel kurul tutanağı ile karar defteri farklıysa hangisi esas alınır?
Hakim somut olaya göre bütün delilleri değerlendirir; uyumsuzluk varsa birleştirici belge ve toplantı çağrılarıyla doğrulama yapılır. Tarafsız değerlendirme için hukuki danışmanlık önerilir.
Karar yazılmadığı için uygulamaya başlamak yöneticiye zarar verir mi?
Uygulamaya başlanması, kararın varlığını ispatlayamaz; yönetici bu yüzden sorumluluk riski taşır. Mümkünse yazılı kayıt tamamlanmadan uygulanmamalıdır.
