Akşamüstü blok toplantısında 24 daireden sadece 9 malikin gelmesiyle yönetici adayını seçemiyor, aidat artışı kararı açılamıyor — komşular “vekalet göndersek olur mu?” diye soruyor. Bu durumda temsilci aracılığıyla karar alınabilir mi, hangi çoğunluklar gerekir ve karar defterine nasıl geçirilmeli?
Karar yeter sayısı: kişi sayısı ve arsa payı farkı
Kat Mülkiyeti temelinde genel kurul kararlarının geçerliliği iki açıdan değerlendirilir: toplantıya katılan maliklerin sayısı (kişi sayısı) ve temsil ettikleri toplam arsa payı. Bazı kararlar için sadece birinin sağlanması yeterliyken, özellikle nitelikli kararlar için her iki ölçü de önem kazanabilir.
Genel uygulamada, basit yönetim işleri için toplantıda hazır bulunanların oy çokluğu, yönetici atama, gider-kabul gibi konularda etkili olur. Ancak statüye göre farklılıklar olabilir; yönetim planı ve kat mülkiyeti hukukunun genel ilkeleri çerçevesinde hareket edin.
Temsilciyle (vekaletle) katılım: kim, nasıl, hangi şartlarda?
Malikler, oylarını temsilciye vekalet vererek kullandırabilir. Vekaletname yazılı olmalı; toplantı çağrısında belirtilen hususlar bazen vekalet formlarında da yer alır. Vekaletin kapsamı sınırlıysa (ör. sadece yönetici seçimi) temsilci sadece o konuda oy kullanır.
Vekaletlerin sınırları ve geçersiz sayılma halleri
Vekaletname eksik veya belirsizse yönetim kurulunca kabul edilmeyebilir. Ayrıca, bazı kararlar için kanunda veya yönetim planında sınırlamalar olabilir (ör. tapu sahibi ile ilgili bazı kişisel haklar). Vekil olarak görev alan kişinin çıkar çatışması varsa oyunun değeri sorgulanabilir.
Karar defterine kayıt: hazirun, vekalet ve karar metni nasıl yazılmalı?
Kararların geçerliliği için tutanağın ve karar defterinin usule uygun tutulması önemlidir. Hazirun listesinde katılımcılar ve vekalet sahipleri ayrı sütunlarda gösterilmeli; imza veya elektronik kayıt bulunmalıdır.
- Toplantı çağrısında vekalet kabul edildiği belirtilmiş mi kontrol edin.
- Hazirun listesine vekalet veren ve vekili ayrı ayrı yazın; arsa paylarını belirtin.
- Alınan kararların metnini açık ve kesin ifadelerle karar defterine geçirin.
Eksik çoğunluk: Alternatif yollar ve tekrar toplantı çağrısı
Eğer ilk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamıyorsa kanun veya yönetim planı uyarınca ikinci toplantı için çağrı yapılır; ikinci toplantıda nispeten daha düşük bir çoğunluk aranmaktadır. Toplantı çağrı usulüne uygun olarak tekrarlanması, iptal riskini azaltır.
Özellikle nitelikli kararlar (ör. ortak yerlerin satışı, kat mülkiyetinin değiştirilmesi gibi) için daha yüksek çoğunluklar gerekli olabilir; bu tür durumlarda temsilciyle bile karar alınamayabilir.
Uygulama örneği: Vekaletle yönetici seçimi adımları
- Çağrı: Duyuruda vekalet verilebileceği açıkça yazılı olsun.
- Hazirun: Vekalet veren malik ile vekilin kimlik bilgileri ve arsa payı kaydedilsin.
- Oylama: Vekil, aldığı vekalet kapsamında oy kullanır; kayıtlı oylar tutanağa işlenir.
- Karar defteri: Kararın metni, kabul/ret oy sayıları ve arsa payı dağılımları ile yazılır.
Kanuni dayanak ve içtihat notları
Karar yeter sayısına ilişkin uygulamalar genel olarak Kat Mülkiyeti hukuku ve yönetim planı hükümlerine göre yürütülür. Özellikle toplantı usulü, hazirun listesi ve karar defteri uygulamalarında Kat Mülkiyeti hükümleri ve Yargıtay kararları yol göstericidir. Somut hukuki değerlendirmeler durumlara göre değişir; gerektiğinde bir hukuk uzmanına danışın.
Karar yetersizliğini dijitalleştirmek: pratik bir çözüm
Toplantıya gelmeyen maliklerin vekalet göndermesi veya uzaktan oy kullanması sürecini güvenli ve izlenebilir hale getirmek için dijital araçlar kullanılabilir. Bu, hem hazirun listesi tutma hem de vekaletlerin saklanması açısından kolaylık sağlar. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi çözümler hızlı kayıt ve vekalet/dijital onay süreçleri sunar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Vekaletle oy kullanmak her karar için geçerli midir?
Genel olarak evet; ancak yönetim planı veya kanun belirli nitelikli kararlar için özel çoğunluk veya maliklerin bizzat katılımını öngörebilir. Somut durum farklılık gösterebilir.
Vekalet yazılı olmak zorunda mı?
Evet, uygulamada yazılı vekalet tercih edilir; toplantı başında sunulan yazılı vekalet hazirun listesinde belirtilir. Yazılı olmayan vekaletler itirazlara açık olabilir.
Vekalet alan kişi birden fazla malik için oy kullanabilir mi?
Evet, aynı kişi birden fazla malikten vekalet alabilir; her vekalet için ayrı kayıt tutularak arsa payları ve oylar belirlenmelidir.
Hazirun listesinde vekalet sahibi nasıl gösterilir?
Hazirun listesinde hem vekalet verenin hem vekilin adı-soyadı, imzası ve temsil edilen arsa payı belirtilmelidir. Bu kayıt kararların ispatı için önemlidir.
Karar defterine vekaletlerle alınan karar nasıl yazılır?
Karar defterine karar metni, oylama sonucu sayısal olarak (kabul/ret/çekimser) ve temsil edilen arsa payı dağılımı ile birlikte yazılmalıdır; vekaletlerin kime ait olduğu hazirun ekinde yer almalıdır.
