Genel kurulda herkes ayağa kalkıp onay verdi; toplantı bitti ama yönetici kararları karar defterine yazmayı unuttu veya tutanağı ayrı tuttu — ertesi gün bazı kat malikleri uygulamayı durdurmanızı istiyor. Bu senaryoda yönetici hem uygulama hem hukuki delil eksikliğiyle karşı karşıya kalır: ne yapılmalı, hangi kademeli adımlar izlenir ve hangi durumlarda kararın geçersizliği riski vardır?
Karar defterinin önemi: neden yazılmalı?
Kat Mülkiyeti uygulamalarında genel kurul kararlarının yazılı ve resmi şekilde kayıt altına alınması hem icra açısından hem de ileride çıkabilecek ihtilaflarda delil gösterme açısından kritiktir. Karar defteri, toplantıda alınan kararların tarih, karar metni ve kimlerin oy verdiğinin kaydını sağlar; aksi halde kararın varlığı ispat problemi yaratır.
İlk tespit: karar gerçekten alındı mı yoksa sözlü öneri miydi?
Eksik kayıt durumunda önce olayın somut unsurlarını tespit edin:
- Toplantı çağrısı, gündem ve hazirun listesi mevcut mu?
- Katılımcılar yazılı tutanak veya görsel kayıt sağlıyor mu?
- Karar metnini destekleyen e-posta, mesaj veya ses/kayıt var mı?
Bu deliller kararın gerçekten alınıp alınmadığını belirlemede yardımcı olur. Hazirun listesi ve çağrı eksikse kararın iptali ya da yok hükmünde sayılması riski artar.
Hukuki dayanak: hangi kurallar devreye girer?
Karar defterine kayıt zorunluluğu açıkça Kat Mülkiyeti Kanunu maddesinde tek tek belirtilmemiş olabilir; ancak genel kurulun usulü, karar alma şekilleri ve yönetim yükümlülükleri KMK kapsamında değerlendirilir. Genel uygulamada yönetici ve genel kurul usulü yaşanan uyuşmazlıklarda mahkemeler ve Yargıtay içtihatları; ayrıca Borçlar Kanunu hükümleri delil değerlendirmesinde kullanılır.
Yönetici için adım adım pratik yol haritası
- Derhal yazılı kayıt isteyin: Toplantıya katılanlardan yazılı beyan, varsa elektronik bildirim, ses kaydı veya fotoğraf isteyin.
- Hazirun listesini kontrol edin: İmza ve arsa payı kayıtları eksik mi? Eksikse kimin hangi gerekçeyle eksik bıraktığı tespit edilmeli.
- Kararı derleyip karar defterine geçirin: Kararın tarihi, toplantı türü, alınan kararın tam metni ve oy dağılımı kaydı yapılmalı; mümkünse katılımcıların imzaları eklenmeli.
- Kat maliklerine yazılı bilgilendirme gönderin: Kararın metnini, karar defterine geçirildiğini ve itiraz sürecini bildirin.
- İhtilaf bekleniyorsa noter veya hukuk yolunu değerlendirin: Kararın yazılma şekline veya toplantı usulüne itiraz gelirse hukuki süreç gerekebilir.
Bu adımlar, yöneticinin hukuki riski azaltmasına ve malikler arasındaki güvenin korunmasına yardımcı olur.
Karar defterine sonradan yazma: geçerlilik şartları nelerdir?
Karar defterine sonradan yazma mümkündür; ancak belgenin güvenliği ve doğruluğu önem taşır. Sonradan kaydedilen kararın geçerliliği için:
- Toplantı tarihinin ve toplantı türünün (olağan/olağanüstü) açıkça belirtilmesi,
- Kararın metninin tam ve değişikliksiz aktarılması,
- Katılımcılardan alınan yazılı beyanların veya diğer delillerin eklenmesi,
- Mümkünse toplantıya katılanların imzalarının alınması veya onayı gerekir.
Eğer bu şartlar sağlanamazsa bazı maliklerin itirazı halinde mahkeme veya bilirkişi değerlendirmesi gerekebilir.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Karar defterinde eksik ama ses/görsel kayıt var | ✅ Delil güçlü; sonradan kayıt yapılabilir |
| Ne kayıt ne belge var, sadece sözlü ifadeler | ✅ Risk yüksek; itiraz olursa mahkeme kararı gerekebilir |
Ne zaman noter tasdiki veya hukuki yol gerekir?
Eğer kararın uygulanması, yüksek bütçeli harcama, yönetici maaşı değişikliği, ortak taşınmaz üzerinde tasarruf veya kat maliklerini doğrudan mağdur edecek uygulamalar söz konusuysa ve itiraz bekleniyorsa noter tasdiki veya hukuki danışma uygun olur. Ayrıca kararın yokluğunun yöneticiye mal varlığı veya tazminat yükümlülüğü getirebileceği hallerde hukuki yol değerlendirilmelidir.
Teknolojik kolaylık: dijital kayıt ve süreç takibi
Bu süreci dijitalleştirmek ve kayıt toplama işini kolaylaştırmak isterseniz BYönetim gibi site yönetim yazılımları ile toplantı kayıtlarını, hazirun listesini ve karar metinlerini merkezi olarak saklayabilirsiniz. BYönetim, karar defteri/doküman yönetimi ile birlikte 6 ay ücretsiz deneme sunar ve hızlı kayıt açma imkânı verir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine geçilmemiş bir kararı yönetici yine uygular mı?
Net cevap: Kararın niteliğine göre risk değişir; düşük maliyetli rutin uygulamalar için uygulanabilir, yüksek maliyetli veya tasarruf gerektiren kararlar için yazılı kaydın olması gerekir. Şartlara göre değişir, gerekirse hukuki destek alın.
Genel kurul tutanağı ile karar defteri farklıysa hangisi esas alınır?
Net cevap: Tutanağın ve karar defterinin içeriği karşılaştırılır; tutanak daha ayrıntılı ise delil olarak kullanılabilir. Nihai değerlendirme mahkeme veya bilirkişi ile belirlenebilir.
Karar defterine sonradan yazılan kararın noter tasdiki zorunlu mu?
Net cevap: Her durumda zorunlu değildir; ancak ihtilaf beklentisi varsa noter onayı delil değerini güçlendirir.
Hazirun listesi eksikse karar iptal edilir mi?
Net cevap: Eksik hazirun çoğunluk veya çağrı eksikliği gibi usul hatalarına yol açıyorsa mahkeme kararında iptal riski vardır. Somut duruma göre değerlendirilir.
Yönetici kararları kaydetmezse sorumluluğu nedir?
Net cevap: Yönetici, özen yükümlülüğüne aykırı davranmış sayılabilir; bu durum tazminat veya görevden alınma gibi sonuçlar doğurabilir. Kesin tespit için uzman görüşü gereklidir.
