Sitenizin yönetiminde bir kat maliki binanın çatısına güneş paneli kurulmasını öneriyor; yönetici ise gündemi değiştirmeden toplantıyı topluyor. Toplantıda bu madde görüşülünce bazı sakinler "Çağrı eksik, oy kullanılamaz" diyerek karara itiraz ediyor. Bu senaryo sık görülür: Olağanüstü gündem maddesi nasıl eklenir, hazirun nasıl düzenlenir ve itirazı önleyecek doğru adımlar nelerdir?
Olağanüstü Gündem Maddesi Nedir ve Ne Zaman Gerekir?
Olağanüstü gündem, yönetim planında veya daha önce ilan edilmiş olağan gündemde yer almayan, toplantıdan önce çağrıya eklenmemiş konulardır. Acil onarım, kiraya verme teklifi, yöneticinin azli gibi konular olağanüstü sayılabilir. Kat Mülkiyeti Hukuku uyarınca genel kurula çağrı usulü ve gündem açıklığı önemlidir; belirsiz veya sonradan sürpriz gündemler itiraza yol açar.
Çağrı Süreci: Nasıl ve Ne Zaman Yapılmalı?
Genel kurulların çağrısı, yönetim planı ve Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yapılır. Çağrıda toplantı yeri, günü, saati ve görüşülecek maddeler açıkça belirtilmelidir. Olağanüstü maddeler için dikkat edilmesi gerekenler:
- Çağrı ilânı ve tebliğ tarihleri yönetim planına ve yapıya göre değişir; asgari süreler varsa ona uyulmalı.
- Gündem maddesinin metni net, öz ve hangi karar yetkisinin kullanılacağı (oyla mı, arsa payıyla mı) belirtilmiş olmalı.
- Çağrıda eksik bırakılan bir olağanüstü maddeye ilişkin tartışma sonrası karar alınacaksa, itiraz riskine karşı katılımcılara kısa bir süre verilip ek çağrı yapılması daha güvenlidir.
Hazirun Listesi: Hazırlama, İçerik ve Zamanlama
Hazirun (çağrı listesi) toplantıda oy kullanma hakkı olanların kaydını tutar. Doğru hazırlanmış bir hazirun itirazları önemli ölçüde azaltır. Hazirun hakkında pratik kurallar:
- Toplantıya katılanların isim, bağımsız bölüm numarası ve arsa payı bilgileri eksiksiz yazılmalı.
- Toplantı başında hazirun okunup katılımcılar tarafından teyit edilirse, sonradan yapılan itirazlar zayıflar.
- Temsil yoluyla katılım varsa vekâletname eklenmeli ve haziruna not düşülmeli.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Hazirun eksiksiz ve imzalı | ✅ Olası itirazlar zayıflar |
| Hazirun sonradan düzenlenmiş | İtiraz için güçlü zemin |
Karar Yeter Sayısı: Olağanüstü Gündem İçin Hangi Kriter?
Kararın hangi oy çokluğuyla alınacağı, karara konu işleme göre değişir. Basit yönetim kararları için genellikle çoğunluk yeterlidir; ancak bazı işlemler arsa payı veya özel nitelik gerektirebilir. Kararın türüne göre arsa payı ve bağımsız bölüm sayısı dikkate alınmalıdır. Bu noktada Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve yönetim planı yönlendiricidir.
İtiraz Süreci: Eksik Çağrı veya Hazirun İddiası Olursa Ne Yapılmalı?
Toplantıdan sonra eksik çağrı veya hazirun iddiasıyla kararın iptali istenebilir. Uygulamada izlenecek adımlar:
- Kararın alındığı karar defteri ve hazirunun kopyalarını saklayın.
- İtiraz eden tarafın talebi varsa itirazın mahkeme yoluna gidilebileceğini ancak sonucun somut koşullara göre değişeceğini hatırlatın.
- Yöneticinin itirazı önlemek için karar defterine tutanak düşmesi, çağrı belgelerinin saklanması ve gerektiğinde noter onayının alınması fayda sağlar.
Pratik Örnek: Gündeme Sonradan Eklenen "Çatı Onarımı ve Güneş Paneli" Talebi
Senaryo: Bir malik toplantıdan önce yazılı talep veriyor; yönetici çağrı listesinde bu maddeyi eklemiyor. Toplantıda malik maddeyi sözlü olarak öneriyor. Yapılması gerekenler:
- Toplantının başında öneri zaruri ve acil ise toplantı katılımcılarından ek gündem için onay istenmeli.
- Onay yoksa karar alınmamalı; alınırsa iptal riski yüksek olur.
- Karar alınacaksa hazirun ve çağrı kayıtlarına ek protokol düşülmeli.
Yöneticiler İçin Uygulama Araçları ve Dijital İmkanlar
Süreçleri belgelemek, hazirun, çağrı ve karar defterini düzenli tutmak itirazları azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi çözümler toplantı çağrıları, hazirun listesi, karar defteri ve kararların dijital arşivlenmesi konusunda kolaylık sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Böylece belgeler merkezi ve güvenli biçimde tutulur; itiraz durumunda delil sunmak kolaylaşır.
Sıkça Sorulan Sorular
Olağanüstü maddeyi toplantı sırasında sözlü olarak önerirsek karar alabilir miyiz?
Genel olarak hayır; katılımcıların onayı varsa ve yönetim planı engellemiyorsa pratikte kabul edilebilir ama itiraz riski sürer. Güvenli yol ek çağrı yapmaktır.
Çağrı eksikliğini sonradan nasıl kanıtlarım?
Çağrı yazılarının tarihleri, tebliğ kayıtları ve e-posta/SMS delilleri kanıt olarak kullanılabilir. Yönetici çağrı kayıtlarını saklamalıdır.
Hazirun listesine sonradan eklenen oylar kararı iptal ettirir mi?
Hazirun sonradan değiştirilmişse mahkeme bu durumu dikkate alır; eksik veya sonradan ekleme ciddi itiraz sebebidir.
Karar defteri noter onayı zorunlu mu?
Karar defterinin tutulması zorunludur; bazı işlemlerde noter onaylı kayıtlar delil değerini artırır. Somut gereklilikler için yönetim planı ve uygulama dikkate alınmalı.
İtiraz sürecinde öncelikle ne yapmalıyım?
Kararın ve hazirunun kopyalarını saklayın, itiraz edenle yazılı iletişime geçin ve hukuki bir çözüm gerekirse uzman avukata yönlendirin. Somut tavsiye için profesyonel danışmanlık alın.
Kaynaklar: Kat Mülkiyeti Kanunu (ilgili hükümler), yönetim planı hükümleri ve uygulama içtihatları. Somut hukuki tavsiye gerektiğinde bir uzmana danışınız.
