Genel Kurulda ‘Temsilciyle Karar Alma’ — Eksik Çoğunlukta Hangi Adımlar İzlenir? 2026 Rehberi

Blok girişinde toplanan yönetici ve birkaç malik masanın etrafında toplanmış; çağrı yapılmış ama gelenler yeterli değil. Bir yönetici, “Temsilcilerle karar alalım” diyor; diğerleri hangi usul izleneceğini, hangi vekâletnamenin geçerli sayılacağını ve sonrasında kararların iptal riski olup olmadığını merak ediyor. Bu rehber, eksik çoğunluk durumunda temsilciyle karar alma sürecini adım adım açıklar.

Temsilciyle karar alma: Temel kavramlar

Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) uygulamalarında genel kurulun toplanma ve karar yeter sayıları önemlidir. Kanun özel olarak vekâletle temsil düzenlemesi içermese de genel kurulun toplanması ve karar alınması usullerinde, toplantıya katılımı gösteren hazirun cetveli ve karar defteri belirleyicidir.

Hangi vekâletname türleri kabul edilir?

Pratikte üç tip vekâletle karşılaşılır:

• Noter onaylı vekâletname: En güçlü delil, itiraz ihtimalini azaltır.
• Yazılı imzalı vekâlet (malik imzası ile): Genelde kabul edilir; kimlik karşılaştırması ve imza karşılaştırması yapılırsa güvenilir.
• Elektronik/QR kodlu vekâlet: Dijital imzalı ve belgelenmişse modern uygulamalarda kullanılabilir ama itiraz riski daha yüksektir.

Toplantı sırasında vekâletlerin aslının veya güvenilir suretinin yönetici tarafından istenmesi ve hazirun cetveline vekâletin türüyle birlikte not edilmesi şiddetle tavsiye edilir.

Hazirun cetveli ve arsa payı hesabı: Eksik çoğunlukta nelere dikkat edilir?

Kararların geçerliliği için genellikle arsa payı ve kat maliklerinin sayı/arsa payı çoğunluğuna bakılır. Hazirun cetvelindeki hatalar çoğu iptal davalarının sebebidir.

1. Hazirun cetvelini eksiksiz tutun: malik/temsilci adı, bağımsız bölüm numarası, imza, arsa payı.
2. Vekâletlerle gelenlerin arsa payları ayrı sütunda gösterilsin.
3. Toplantı sonunda cetvelin bir nüshası karar defterine iliştirilsin ve tutanağa açıkça atıf yapılsın.

Toplantıda eksik çoğunluk varsa hangi yollar izlenir?

Aşağıdaki adımlar pratik ve hukuken doğru hareket etmenizi sağlar. Somut durumda farklılık olabilir; gerektiğinde uzmana başvurun.

1. Çoğunluk yoksa tutanak tutun: Toplantının çoğunluk sağlanamadığına dair kayıt alın.
2. İlan ve tekrar çağrı kararı: KMK veya yönetim planı uyarınca ikinci toplantı çağrısı yapılırsa çoğunluk şartları değişebilir (örn. ikinci toplantıda nisap daha düşük öngörülmüşse uygulayın).
3. Vekâlet toplama: Eksik olan maliklerin yazılı vekâletlerini toplantı öncesinde toplamak suretiyle temsili artırabilirsiniz; bu vekâletlerin türü ve delili kayda alınmalı.
4. Temsilcilerin yetkisinin sınırlandırılması: Bazı maliklerin vekâletleri sadece belirli konularda geçerli olabilir; bu sınırlamalar hazirun cetveline kaydedilmelidir.
Dikkat toplantı sonunda hazirun cetveline hatalı arsa payı veya eksik vekâlet kaydı düşülürse, kararlar iptal ile karşılaşabilir. Kayıtların şeffaf olması korunmanızı sağlar.

Karar defteri kaydı: Nasıl yazılmalı, noter tasdiki gerekli mi?

Genel kurul sonuçları karar defterine net ve ayrıntılı yazılmalıdır. Karar defterinin noter tasdiki yönetim planı veya uygulama gereği istenebilir; uygulamada ilk sayfanın noter tasdiki, defterin güvenilirliğini artırır.

• Karar metninde katılan malik sayısı ve arsa payı oranları açıkça yazılmalı.
• Vekâletlerle alınan oyların adedi ve arsa payı ayrı olarak belirtilmeli.
• İtiraz edenler varsa tutanakta isimleri ve itiraz gerekçeleri yer almalı.

İtiraz ve iptal riski: Ne zaman dava açılabilir?

Kararın usulüne uygun alınmadığı, hazirun veya vekâlet kayıtlarının hatalı olduğu iddiasıyla kat maliklerinden biri dava açabilir. Mahkeme işlemlerinde; hazirun cetveli, karar defteri, vekâlet örnekleri, çağrı belgeleri ve varsa ses/görüntü kayıtları delil olarak kullanılır.

Bilgi Uygulamada, kararın türüne göre (örneğin yönetici seçimi, büyük onarım kararı) farklı çoğunluk şartları aranır; kararın iptali somut delillere ve çoğunluk hesabının doğruluğuna bağlıdır.

Pratik ipuçları: Yönetici ve komiteler için kontrol listesi

• Çağrı belgelerini ve ilan tarihlerini arşivleyin.
• Vekâlet örneklerini toplantı öncesi toplayıp kopyasını saklayın.
• Hazirun cetvelini toplantıda tek bir sorumlu ile doldurun ve imzalatın.
• Karar defterine atıf yapılarak vekâletlerin sayısı ve arsa payı yazılsın.
• Gerekirse toplantıyı sesli/görüntülü kaydedin (katılımcıların rızasıyla).

Toplantıyı dijitalleştirmek isterseniz

Vekâlet toplama, hazirun cetveli düzenleme ve aidat/arsa payı hesaplarını manuel yürütmek hata ve itiraz riskini artırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi çözümler vekâlet yönetimi, hazirun cetveli, karar defteri ve online çağrı süreçlerini düzenlemenizde yardımcı olabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1

Sıkça Sorulan Sorular

Genel kurulda noter onaylı vekâlet şart mı?
Net cevap. Noter onaylı vekâlet güçlü delil sağlar ama kanunen her toplantıda zorunlu değildir; yönetim planı veya apartman iç uygulaması isterse talep edilebilir.

Hazirun cetveline vekâlet bilgisi eklenmezse karar geçersiz mi olur?
Net cevap. Eksik kayıt kararın iptal riskini artırır; mahkeme delillere bakar. Bu yüzden vekâlet bilgisi cetvele eklenmelidir.

Vekâlet sınırlıysa (sadece belirli gündem) nasıl kaydedilir?
Net cevap. Vekâlet sınırları hazirun cetveline ve tutanağa açıkça yazılmalı; aksi halde temsilci tüm gündemde oy kullanamaz.

Eksik çoğunlukta toplantı tutanağı nasıl düzenlenir?
Net cevap. Toplantının çoğunluk sağlanamadığı, yeni çağrı kararı alındığı ve vekâlet toplama kararı varsa bunlar ayrıntılı yazılmalı; sonraki çağrı usulü ve tarihi belirtilmelidir.

Karar defterinin noter tasdiki zorunlu mu?
Net cevap. Kanunen her durumda zorunlu değildir; ancak defterin güvenilirliğini artırmak ve itiraz riskini azaltmak için ilk sayfa veya önemli kayıtların noter onayı tavsiye edilir.