Genel kuruldan yeni seçildiniz; elinizde kalabalık bir karar defteri, ilk sayfanın kimde olduğu belirsiz, bir de noter tasdiki için ne zaman başvuracağınızı bilemiyorsunuz. Toplantı tutanağı, alınan kararların korunması ve ileride çıkabilecek itirazlarda delil olarak kullanılacak karar defterinin doğru tutulması, yeni yöneticilerin en sık hata yaptığı konulardandır.
Karar defteri nedir ve hangi kayıtları içerir?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca kat malikleri kurulunun aldığı kararların yazılı olarak kaydedildiği resmi defterdir. Genellikle; toplantı tarihi, yer, hazirun listesi, oylama sonucu, oylamaya katılanların arsa payları/oy tutanakları ve karar metinleri burada yer alır.
Hangi kararlar karar defterine yazılmalıdır?
Genel kurulda alınan tüm kararlar (örneğin; yönetici atanması/azli, aidat artışı, onarım işlerinin onayı, bütçe, yönetim planı değişiklikleri) karar defterine kaydedilmelidir. Kararın tam metni, oy dağılımı (arzularsa arsa payı bazında) ve varsa karşı oyları kısa ama açık şekilde içermelidir.
- Kararın konusu ve metni
- Toplantı tarihi ve saati
- Hazirun listesi kaynağı (tutanak/ek)
- Oy çoğunluğu türü (nispi/arsa payı vs.)
Defter temini, sayfa numaralandırma ve ilk sayfa sorunu
Karar defteri genellikle noter tarafından tasdik edilen (ciltli) bir defterdir. Ancak bir defter eksikse veya ilk sayfa bulunmuyorsa yapılacaklar farklıdır:
- Mevcut defterin eksik sayfasını önce fotoğraflayın veya tarayın; sonraki toplantılarda şeffaflık için kayıt ekleyin.
- Eğer defter yoksa veya ilk sayfa eksikse, yeni bir karar defteri temin edip noter tasdikine başvurun.
- Geçici kayıt gerekiyorsa detaylı tutanak ve hazirun listesi ile birlikte bir sonraki genel kurulda eksik kayıtların tespiti ve onayını sağlayın.
Noter tasdiki ne zaman ve hangi durumlarda zorunlu?
Kat Mülkiyeti Kanunu karar defterinin noter tasdiki hükmünü doğrudan belirtmez; uygulamada birçok site ve apartman, yetkinin belgelendirilmesi amacıyla defteri notere tasdik ettirir. Noter tasdiki özellikle; yöneticinin tayin ve azli, tapuya ilişkin işlemler, kira gelirlerinin ortak giderlere kaydı gibi resmi süreçlerde delil değeri için önemli kabul edilir.
Pratikte noter tasdiki şu durumlarda önerilir:
- Yeni yönetici seçildiğinde ilk orijinal defterin tasdiki
- Büyük onarım ve borçlanma kararlarında resmi delil gerektiren hallerde
- Karar defteri üzerinde sonradan yapılacak değişiklik iddialarını önlemek için
Hukuki bir zorunluluk olup olmadığınıza dair somut şüphelerde bir hukuk uzmanına danışın; uygulama mahalline göre farklılık gösterebilir.
Karar metni nasıl yazılmalı? Örnek ve dikkat edilecek ifadeler
Karar metninin kısa, net ve yoruma kapalı olması gerekir. Örnek bir format:
| Başlık | İçerik |
|---|---|
| Toplantı | 07.06.2026, Yönetim Kurulu Toplantı Salonu |
| Karar | Binanın dış cephe bakım-onarım işinin 50.000 TL’ye yapılmasına ve giderin ortak giderlere arsa payına göre dağıtılmasına oy çokluğuyla karar verildi. |
| Oy Durumu | Lehte: %60 arsa payı; Aleyhte: %10 arsa payı; Çekimser: %30 arsa payı |
Kullanılacak ifadeler: "oy birliğiyle", "oy çokluğuyla"; arsa payı veya kişi sayısına göre karar bağlanmışsa bunu açıkça yazın. Karmaşık maliyet dağılımlarında hesaplama yöntemini kısa bir ekle belirtin.
Eksik kayıt veya sonradan ekleme: Ne yapılmalı?
Genel kurul kararı deftere yazılmamışsa veya kayıt eksikse, düzeltme için izlenebilecek yol şunlardır:
- İlk adım olarak tutanak, hazirun ve varsa kat maliklerinin imzalı beyanlarını toplayın.
- Bir sonraki genel kurulda eksik kaydın tespiti ve onayı için gündeme ekleyin; alınan karar varsa bunu açıkça deftere işleyin.
- İhtilaf bekleniyorsa bilgiyi ve belgeleri noter onaylı hale getirin.
| Sorun | Pratik Çözüm |
|---|---|
| İlk sayfa eksik | ✅ Yeni defter + noter tasdiki ve eksik kayıtlar için tutanak |
| Karar yazılmamış | ✅ Gerekçeli yazılı beyan + sonraki genel kurulda onay |
Yeni yönetici için pratik adımlar (kontrol listesi)
- Mevcut karar defterini kontrol et: sayfa bütünlüğü, önceki kararların eksiksiz yazılıp yazılmadığı.
- Eksik veya şüpheli kayıt varsa fotoğrafla belgele ve yönetim kuruluna yazılı bildir.
- Yeni defter al ve noter tasdiki zamanını planla; büyük mali kararlar öncesi tasdike özen göster.
- Tüm genel kurul kararlarını net metinle yaz, hazirun listesini ekle ve oy dağılımını belirt.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz
Kararların düzenli kaydı, hazirun yönetimi ve belge arşivi yönetimi yükünü hafifletmek için dijital araçlar kullanabilirsiniz. Bu süreçleri dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi platformlar toplantı tutanakları, karar defteri kayıtlarının dijital arşivlenmesi ve hazirun yönetimi konusunda pratik kolaylık sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterini mutlaka notere tasdik ettirmeli miyiz?
Noter tasdiki uygulamada güçlü delil sağlar; kanunen her durumda zorunlu olmayabilir. Önemli mali kararlar ve tapu gibi işlemler için tasdik önerilir. Şüphe halinde hukuki danışma alın.
Eksik sayfa tespit edilirse hemen iptal olur mu?
Eksik sayfa tek başına her zaman iptal sebebi değildir; ancak kararın yazılmamış olması veya sonradan tahrif iddiası varsa mahkeme incelemesi doğabilir. İyi belgeleme ve sonraki genel kurul onayı riski azaltır.
Karar defterine kimler imza atmalı?
Genel kurul tutanağını düzenleyen yönetici veya toplantı başkanı ile varsa divan üyeleri imza atar; hazirun listesi ayrıca kat malikleri tarafından imzalanır veya imza eksikse bunun sebebi kaydedilir.
Defter yoksa ilk ne yapmalıyım?
Yeni bir ciltli defter temin edip noter tasdiki planlayın; öncesinde mevcut tutanak ve hazirun belgelerini dijital/kâğıt kopya olarak saklayın ve sonraki genel kurulda eksiklikleri gündeme alın.
Karar metni yazımında nelere dikkat etmeliyim?
Kısa, net ve yoruma kapalı ifadeler kullanın; oy dağılımını arsa payı/kişi sayısı cinsinden belirtin ve mali hesaplamaları ek olarak gösterin.
