Oturumun başladıktan sonra birkaç malik kapıdan gelip "Çağrı ilanı asılmadı" dediğinde salonda gerginlik başlar: Yönetici ne yapmalı, kararlar iptal edilir mi, itiraz için hangi sürelere dikkat edilmeli? Bu rehberde gerçek bir apartman/sitenin karşılaşacağı somut sorunları ele alıp çağrı eksikliğinin sonuçlarını, delil toplama ve süreci yönetme yollarını anlatıyorum.
Çağrı usulünün önemi: Hukuki çerçeve ve temel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kanun) ve genel uygulama, kat malikleri kurulunun toplantıya çağrılmasının kurallara uygun yapılmasını temel işlem şartı sayar. Çağrı usulüne ilişkin kesin ifadeler Kanun maddelerinde değilse de uygulama ve Yargıtay içtihadı bu usulün şekline, zamanına ve bildirim yöntemine önem atfeder.
Çağrı eksikliği hangi hallerde varsa kararlar risk altındadır?
Genel olarak şu durumlarda kararların iptal riski yüksektir:
- Kanuna, yönetim planına veya işletme projesine göre yapılması zorunlu özel bir çağrı usulünün (örneğin ilan panosuna asılma, noter aracılığıyla bildirim, mail/SMS duyurusu gibi) hiç yerine getirilmemesi.
- Çağrı süresinin veya gündemin yanlış bildirilmesi: Önemli maddelerin önceden yazılı bildirilmemesi, olağanüstü genel kurul gündeminin hatalı ilanı.
- Hazirun listesinin, çağrı ile gösterilen kişileri içermemesi veya toplantı sırasında yanlış düzenlenmesi.
Somut deliller: Çağrı eksikliğini ispat etmek veya çürütmek için ne toplanmalı?
İtiraz veya savunma için toplanacak deliller somut ve zamana bağlıdır. Aşağıdakiler en çok işe yarayan delillerdir:
- İlan panosu, apartman/ site girişindeki duyuru fotoğrafları (zaman damgası olanlar tercih edilir).
- SMS, e-posta, WhatsApp duyuru kayıtları ve gönderim raporları.
- Noter veya posta teslim belgeleri (varsa).
- Hazirun listesi ve çağrıyı yapanın imza/sorumluluk beyanı.
| Delil | Ne Sağlar? |
|---|---|
| SMS/E-posta gönderim raporu | ✅ Gönderildiğini ve zamanını gösterir |
| Fotoğraf (zaman damgalı) | ✅ İlanın asılıp asılmadığını ispatlar |
Toplantıda sonradan yapılan çağrı: Yönetici hangi adımları atmalı?
Toplantı sırasında ya da hemen sonrasında yapılan yeni bir çağrı, ileride delil olarak tartışılabilir. Yönetici olarak alınması gereken pratik adımlar:
- Çağrının eksik olduğunu iddia eden malikler ile tutanak tutun; imza alın.
- Günün sonunda duyuru panosunun fotoğrafını çekin, e-posta/SMS kayıtlarını arşivleyin.
- Hazirun listesine kısa bir not düşüp çağrı eksikliğine yönelik itirazları kaydedin.
İtiraz yolları ve süreler — ne zaman dava açılır, ne beklenir?
Çağrı usulüne dayalı karar iptali talepleri için Yargıtay içtihatlarına göre sürelere ve kusurun ağırlığına bakılır. Genellikle iptal davası için kısa süreli itiraz prosedürleri ve dava açma süreleri bulunur; somut olayın niteliğine göre değiştiğinden bir avukatla değerlendirme önerilir. Usule ilişkin eksiklikler, kararda doğrudan hak ihlali yaratıyorsa hakim daha hızlı müdahale edebilir.
Pratik önlemler: Yöneticiler için düzgün çağrı süreci kontrol listesi
Genel kurul çağrısını gelecekte tartışmasız hale getirmek için şu adımları düzenli hale getirin:
- Çağrı metnini hazırlayın, tarih/saat/gündem/yer açık olsun.
- Tüm duyuru kanallarını (ilan panosu, SMS/e-posta, yönetim uygulaması) kullanın; gönderim kayıtlarını kaydedin.
- Hazirun listesini toplantı öncesi güncelleyin ve toplantıda katılımcıların imzasını alın.
- Toplantı tutanaklarını, çağrı belgeleriyle birlikte dijital arşivleyin.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, çağrı, hazirun ve karar defteri takibini kolaylaştıran araçlar süreci şeffaflaştırır; örneğin BYönetim ile toplantı çağrısı ve hazirun kayıtlarını kayda almak hızlı ve izlenebilir hale gelir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrı yapılmadan alınan kararlar tamamen geçersiz midir?
Net cevap: Her durumda değil; Mahkeme çağrının eksikliğinin kararın özünü etkileyip etkilemediğine bakar. Eksiklik esaslı ise iptal olasılığı yüksektir.
Toplantı sırasında çağrı eksikliği itirazı nasıl kayda geçirilir?
Net cevap: İtirazı tutanağa yazdırın, itiraz edenlerin imzasını alın ve delilleri (fotoğraf, gönderim raporu) hemen kaydedin.
Çağrı için sadece ilan panosu yeterliyse başka bildirim gerekli midir?
Net cevap: Yönetim planı/işletme projesi veya Kat Mülkiyeti Kararları farklı düzenlemeler yapmışsa ona uyulur; aksi halde ilan panosu yaygın yöntemdir. Somut kurala bakın.
Toplantı sonrası çağrı eksikliğine karşı ne kadar süre içinde dava açılmalı?
Net cevap: Süreler somut olaya ve dava türüne göre değişir; bu nedenle somut durumunuzu bir avukatla değerlendirin.
Yönetici, eksik çağrı nedeniyle sorumlu tutulur mu?
Net cevap: Çağrı usulündeki kusur yöneticinin ağır ihmali veya kasıtlı davranışıyla bağlantılıysa tazmin veya görev sorumluluğu doğabilir; değerlendirme somut olay ve delillere göre yapılır.
