Bir apartmanda genel kurul sonrası kararlar dağıtıldı, bazı maliklerin imzalı yazılı onayları var ama yönetici karar defterine bunları geçirmedi — ve bir ay sonra arıza için alınan karar tartışma konusu oldu. Bu yazı, yazılı (muvazaa dışı) kararların hangi koşullarda kat maliklerini bağladığını, eksik kayıtların nasıl düzeltilip noter/mahkeme sürecinden kaçınılabileceğini somut adımlarla anlatır.
Yazılı karar nedir? Hangi belgeler geçerli sayılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun uygulamasında "yazılı karar" genelde kat maliklerinin veya vekillerinin gündem konusu hakkında imzalı muvafakat beyanını ifade eder. Yazılı kararlar; yöneticiye verilen taahhütlü onaylar, hazirun cetveliyle birlikte saklanan imzalı teklifler, veya genel kurula çağrı yapılmadan alınan aralarında çoğunluk sağlanmış yazılı mutabakat olabilir.
Karar defterine geçirilmemiş yazılı kararlar ne zaman bağlar?
Yazılı kararlar karar defterine geçirilmemiş olsa bile aşağıdaki şartlar sağlanıyorsa kat maliklerini bağlayabilir:
- Kararın konusu ve içeriği açık ve belirli olmalı.
- İmzalar gerçek malik veya geçerli vekalet sahibi tarafından atılmış olmalı.
- Karar, Kat Mülkiyeti Kanunu veya yönetim planına aykırı olmamalı.
Ancak uygulamada, deftere geçirilme yapılmadığında anlaşmazlık hâlinde iddiayı ispat yükü yazılı kararı ileri süren taraftadır; mahkeme, belgenin bütünlüğünü, tarihliliğini ve imzaları inceleyebilir.
Eksik kayıt durumunda düzeltme ve hızlı çözüm adımları
- Öncelikle ilgili yazılı onayları ve hazirun cetvellerini toplayın — orijinaller varsa tarayıp saklayın.
- Genel Kurul Karar Defteri'ne eksik kararın tarihi ve gündem maddesi ile birlikte yönetici tarafından kaydı yapın; karar alındığı tarihe atıf yapın.
- Malikler arasında itiraz varsa itirazları yazılı alın ve karar defterine ekleyin.
- Gerekirse düzeltme toplantısı (yeniden genel kurul) veya onay amaçlı muhtelif yazılı teyit çağrısı yapın.
Noter tasdiki veya mahkeme çözümü gerekli mi?
Karar defterine geçirmeme tek başına hukuki geçersizliğe yol açmaz; fakat taraflar arasında ispat sorunu varsa veya kararın uygulanması engelleniyorsa başvurulabilecek yollar şunlardır:
- Noter ihtarnamesi ile uygulamayı talep etmek (idari adım).
- Belgenin aslı varsa noter onaylı suretlerle karşılaştırma isteyebilirsiniz.
- Anlaşmazlık sürerse kararın varlığını tespit ve icra edilebilirlik için sulh hukuk mahkemesine başvurma yoluna gidilebilir. Bu tür somut süreçler için hukuk uzmanına danışın.
Karar yeter sayısı ve yazılı onayların arsa payı etkisi
Bir kararın bağlayıcı olup olmadığını değerlendirirken yalnızca imza sayısı değil arsa payları da önemlidir. Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında bazı kararlar için sayı çoğunluğu, bazısı için arsa payı çoğunluğu gerekir. Yazılı onaylar arsa paylarını açıkça göstermiyorsa itiraz konusu olabilir.
| Durum | Not |
|---|---|
| Ortak gider, tamir gibi günlük kararlar | ✅ Yazılı onaylar çoğu zaman bağlar ancak arsa payı hesaplanmalı. |
| Yapısal değişiklik, yönetim planı değişikliği | ❗ Genelde yüksek arsa payı veya oy çokluğu gerekir; yazılı onay tek başına yeterli olmayabilir. |
Pratik öneri: Yönetici ve yönetim kurulu için kontrol listesi
Eksik defter kaydı riskini azaltmak için yöneticiler şu adımları izlemeli:
- Genel kurul öncesi ve sonrası tüm yazılı kararları tarihlendirip dosyalayın.
- Hazirun cetveli, yazılı onaylar, vekaletler ve toplantı tutanaklarını tek dosyada saklayın.
- Karar defterine kayıt yaparken hangi belgelerle desteklendiğini not edin ve maliklere bildirip imza alın.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, yazılı kararların toplanması, imza görüntülerinin saklanması ve karar defterine aktarılması gibi işlemleri BYönetim üzerinden kolayca organize edebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Yazılı bir onay karar defterine geçirilmezse karar tamamen geçersiz mi?
Hayır. Yazılı onay içerik, imza ve yönetim planı/kanuna uygunluk sağlaması halinde bağlayıcı olabilir; ancak ispat zorluğu ortaya çıkar.
Sonradan karar defterine geçirme yapılabilir mi?
Evet. Yönetici belgeleri ekleyerek kayıt yapabilir; tarih ve dayanak belirtilmeli, maliklere bildirilmeli ve itiraz varsa kaydedilmelidir.
Noter tasdiki her zaman gerekli midir?
Hayır. Noter tasdiki belge güvenilirliğini artırır ama kanunen her yazılı karar için zorunlu değildir. İhtilaf olursa taraflar noter onayına yönelebilir.
Yazılı onaylarda arsa payı belirtilmemişse ne olur?
Arsa payı eksikse kararın hangi tür çoğunlukla bağlayıcı olduğu tartışmaya açık hale gelir; arsa paylarını gösteren kayıtlarla desteklemek önemlidir.
İtiraz eden malik varsa yönetici ne yapmalı?
İtirazı yazılı alın, itirazı karar defterine ekleyin ve çözüm için ek genel kurul veya hukuki danışmanlık önerin; somut hukuki tavsiye için avukata başvurulması gerekir.
