Genel kurul salonunda ilk kez yönetici ücretinin konuşulduğunu düşünün: bazı malikler sayı üzerinden oy istiyor, büyükler arsa payını öne sürüyor; yönetici adayının nasıl kayda geçirileceği, hazirun cetvelinin eksiksizliği ve karar defterine yazım endişesi kat maliklerinin yüzüne yansıyor. Bu rehber, o ilk toplantıda hangi kayıtların nasıl tutulacağını, hangi sayım yönteminin hangi durumda bağlayıcı olduğunu ve sonraki itirazları nasıl azaltacağınızı somut adımlarla anlatır.
İşin hukuki çerçevesi — hangi kurallar uygulanır?
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) genel kurulun yetkilerini belirler; kararların geçerliliği ise çoğunluk (sayı veya arsa payı) esasına göre şekillenir. Yönetici ücreti gibi yönetim giderlerine ilişkin kararlar genelde kararda belirtilen niteliklere göre alınır; pek çok durumda arsa payı ağır basar ama özel durumlarda sayı esaslı hükümler ortaya çıkabilir. Yazılı kararların ve hazirun cetvelinin usulüne uygun düzenlenmesi, uygulamada itirazların önünü keser.
Hazirun cetveli nasıl düzenlenir? (ilk toplantı için pratik kontrol listesi)
Hazirun cetveli, genel kurul çağrısı ile birlikte doğru ve eksiksiz tutulmalıdır. İlk kez yönetici ücreti kararı alınacaksa şu bilgiler zorunludur:
- Toplantı tarihi, saati ve yeri.
- Kat maliklerinin/vekillerin adı, bağımsız bölüm numarası ve imzası.
- Her bağımsız bölümün arsa payı miktarı veya bu konuda ayrı sütun.
- Katılma biçimi (şahsen/vekaletle) ve vekâletin tarih/oy yetkisi.
Karar yeter sayısı: sayı mı, arsa payı mı baskın?
Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında çoğu karar arsa payı çoğunluğunu gerektirir; ancak sözleşme, yönetim planı veya uygulama içtihadı belirli konularda sayı çoğunluğunu öne çıkarabilir. Yönetici ücreti gibi işletme giderlerine ilişkin rutin kararlar genelde basit çoğunlukla (arsa payı veya sayı olarak) alınır. Önemli noktalar:
- İlk çağrıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci çağrıya geçilir ve ikinci çağrıda genelde toplantıda hazır bulunanların çoğunluğu karar için yeterlidir.
- Eğer yönetim planı farklı bir düzenleme getiriyorsa, o hüküm uygulanır.
Karar defterine yazım ve noter tasdiki — ilk kez ücret belirlerken nasıl yaparsınız?
Karar defteri, alınan her kararın tarihli ve imzalı olarak kaydedildiği resmi belgedir. Yönetici ücreti kararı yazılırken dikkat edilmesi gerekenler:
- Karar metninde ücret miktarı/ödenme periyodu ve ödemeyi yükümlenecek hesap türü (aylık/aylık+aidata yansıtma vb.) açıkça belirtilmeli.
- Hazirun cetveline atıf yapılmalı (ör. “Hazirun cetveli ekli olup, toplantıda hazır bulunanların arsa payı toplamı %.../sayı... şeklindedir”).
- Karar defteri imzaları toplantı başkanı/katip ve diğer yetkili kişilerce imzalanmalı; sayfa atlama/boş satır bırakılmamalıdır.
Noter tasdiki yönetmelik gereği her zaman zorunlu değildir; ancak bazı durumlarda (itiraz, resmi işlem) noter onayı ileride kanıt değeri taşır. Karar defterine ilişkin usul hataları daha sonra kararın iptaline sebep olabilir.
Oylama usulleri ve belgeleme — şeffaf bir oturum için adımlar
Şeffaf oylama, itirazı erken aşamada engeller. Uygulanabilir adımlar:
- Oylamadan önce yönetici adayının ücret teklifini, kapsamını ve varsa mali projeksiyonunu yazılı dağıtın.
- Oylama biçimini (açık/gizli) karara bağlayın ve tutanağa geçirin.
- Oy sonuçlarını sayı ve arsa payı olarak ayrı ayrı gösterin; hangi yöntemin kabul edildiği karar metninde net yazsın.
İtirazları azaltmak ve sonrasında uygulanmasını sağlamak
İtiraz ihtimalini azaltmak için izlenecek pratik yol:
- Toplantı davetinde gündemi ve yönetici ücretine ilişkin teklifin gerekçesini paylaşın.
- Hazirun cetvelini toplantı sonunda herkesin görebileceği şekilde sunun ve imzalatın.
- Karar defterine açıklayıcı ifadeler ekleyin: kararın hangi tür çoğunlukla alındığı, ödeme yöntemleri ve yürürlük tarihi gibi.
Eğer dijitalleştirmek isterseniz, toplantı ve hazirun kayıtlarını, aidat ve ödeme takibini bir platformda düzenlemek süreci kolaylaştırır; örneğin BYönetim 6 ay ücretsiz deneme ve hızlı kayıt imkanı sunarak bu kayıtların elektronik takibini sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurulda yönetici ücreti kararı için hangi çoğunluk gerekir?
Net cevap: Genel kuralda Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca çoğunluk arsa payı veya yönetim planında belirtilen hükme göre belirlenir; özel bir düzenleme yoksa toplantıda alınan oyların hangi ölçüte göre değerlendirildiği karar metninde açıkça belirtilmelidir.
Hazirun cetvelinde arsa payı unutulmuşsa karar geçersiz olur mu?
Net cevap: Tek başına eksik arsa payı yazımı kararın iptali için gerekçe olabilir; ancak mahkeme somut duruma göre maddi hata düzeltmesine izin verebilir. Eksikliği toplantı tutanağında düzeltmek en güvenli yoldur.
Karar defterine yazım hatası yapıldı; nasıl düzeltilir?
Net cevap: Küçük yazım hataları tutanakta düzeltme şerhiyle giderilebilir; ancak sayfa atlama, tarih veya karar niteliğini değiştiren hatalar için noter onaylı düzeltme veya yeniden toplantı gerekebilir.
Yönetici ücreti kararı vekâletle alınabilir mi?
Net cevap: Evet; vekâletle oy kullanma mümkündür fakat vekâletname içeriği ve yetki sınırı hazirun cetvelinde ve tutanakta gösterilmelidir.
Karar alındıktan sonra kimse ödemeyi kabul etmezse ne olur?
Net cevap: Karar, geçerli çoğunlukla alınmışsa bağlayıcıdır; uygulanması ve takip için yönetim görev yapar. Uygulamada tahsilat ve iadeler için hukuki yollar gündeme gelebilir; somut durum değişeceğinden uzman görüşü tavsiye edilir.
