Bir site yöneticisi sabah işe gelir, toplantı odasında duran aylık bütçe cetveline bakarken kapıcı dairesinden yeni bir kira geliri kaydı olup olmadığı sorgulanıyor: daire önceki yönetimin izniyle kiraya verilmiş, ancak bazı malikler bunun ortak paraya gelir mi gider mi yazılması gerektiğini soruyor. Bu yazı, kapıcı dairesi kiraya verildiğinde hangi muhasebe sınıflandırması yapılır, hangi kararlar gerekir ve KMK ile uygulamada hangi hususlara dikkat edilir sorularını yanıtlıyor.
Temel hukuki çerçeve — kapıcı dairesi ne sayılır?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında kapıcı dairesi tipik olarak ortak yerlerden sayılan ve binanın hizmeti için tahsis edilmiş bağımsız bölüm veya ortak taşınmaz parçası olabilir. KMK hükümleri işletme giderleri ve ortak giderlerin yönetimine ilişkin genel çerçeveyi verir; özel durumlarda yönetim planı ve genel kurul kararları belirleyici olur.
Ortak gelir mi, yoksa işletme gideri olarak mahsup mu?
Pratikte iki ana yaklaşım vardır:
- Ortak gelir: Kapıcı dairesi üçüncü kişiye kiraya veriliyorsa elde edilen kira, apartman/site işletmesinin geliri kabul edilir ve ortak bütçeye gelir olarak yazılır.
- İşletme gideri mahiyeti: Kapıcı dairesi doğrudan kapıcı/kapıcıya sağlanan ayni (konut) şeklinde kullanılıyorsa bunun maliyeti (ör. eşdeğer kira değeri) genelde işletme gideri kapsamında değerlendirilir; ancak bu durumda da işçilik, ayni yardımlar ve SGK yükümlülükleri ayrı hesaplanır.
| Durum | Muhasebe/Yorum |
|---|---|
| Üçüncü kişiye kiraya verilmiş | ✅ Gelir olarak kaydedilir; genel kurul onayı ve kira sözleşmesi önerilir. |
| Kapıcı personel için ayrılmış ve hizmetin parçası | Genelde işletme gideri kapsamında ele alınır; personel maliyetleri ayrıca Bordro/SGK hesabına dahil edilir. |
Genel Kurul ve yönetim planı rolü — hangi karar gerekir?
Kapıcı dairesinin nasıl kullanılacağı yönetim planında açıkça belirtilmişse yönetim planı hükmü uygulanır. Eğer yönetim planında özel düzenleme yoksa, dairenin uzun süreli kiraya verilmesi veya gelir amaçlı kullanılması gibi önemli hususlar Genel Kurul kararıyla netleştirilmelidir.
- Mevcut yönetim planını kontrol edin: Kapıcı dairesine ilişkin özel bir hüküm var mı?
- Yönetim planında düzenleme yoksa Genel Kurul kararı alın: Oy çokluğu/özel nitelik gereksinimleri yönetim planına göre değişir.
- Kira sözleşmesi ve tahsilat koşulları Genel Kurul kararıyla veya yönetici yetkisiyle belirlenmeli; sözleşme şeffaf olmalı.
Muhasebe ve uygulama örneği — nasıl kaydedilmeli?
Pratik muhasebe kaydı, gelirin nereden geldiğine göre değişir. Aşağıda basit bir örnek verilmiştir:
- Üçüncü kişiye kira: Kira geliri kayıt hesaplarına (ortak gelir) alınır; banka hesabına giriş ve ortak harcama/ayrıntılar yönetim hesabında izlenir.
- Kapıcı kullanımında olası eşdeğer kira kaydı: Eğer yönetim, kapıcı için ayni ödeme yerine daire tahsis ediyorsa bordro ve sosyal güvenlik yükümlülükleri açıkça ayrı tutulmalıdır (Türk Borçlar Kanunu ve ilgili sosyal güvenlik mevzuatı göz önünde bulundurulmalı).
Belge örnekleri: kira sözleşmesi, banka dekontu, genel kurul kararı tutanağı, karar defteri kaydı ve yönetim planı maddesi muhasebe kayıtlarıyla birlikte saklanmalıdır.
İhtilaf ve çözüm yolları — mahkemeye gitmeden önce
Malikler arasında anlaşmazlık çıktığında izlenecek usuller genelde şunlardır:
- Yönetim planı ve eski genel kurul kararlarını gösteren yazılı belgelerin paylaşılması.
- Genel Kurulda yeniden düzenleme veya onay alınması (geçmiş uygulamanın onaylanması mümkündür).
- Arabuluculuk veya aracı çözüm yolları; site içi toplantılarla uzlaşma sağlanmaya çalışılması.
Somut hukuki sonuçlar duruma göre değişeceğinden, ihtilaf derinleşirse bir avukatın değerlendirmesine başvurulması önerilir.
Pratik kontrol listesi (yönetici için)
- Yönetim planını inceleyin — kapıcı dairesiyle ilgili hüküm var mı?
- Mevcut kira sözleşmesini, tahsilat belgelerini, karar defterini toplayın.
- Genel Kurulda onay gerekiyorsa gündem maddesi ile tekrar karar alın.
- Kira gelirini ortak bütçeye kaydedin; banka hareketlerini şeffaf paylaşın.
- Personel kullanımı söz konusuysa SGK ve bordro uygulamalarını doğru takip edin.
Bu süreçleri dijitalleştirmek isterseniz, aidat, kira gelirleri ve raporlamayı tek merkezde takip eden BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim yazılımları (https://byonetim.com.tr/) işlerin şeffaf ve denetlenebilir olmasını sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı dairesi kiraya verildiyse kira gelirleri tüm maliklere mi dağıtılır?
Net cevap. Eğer kira gelirleri site/apartman ortak bütçesine tahsis edildiyse gelir ortak bütçeye yazılır ve genel giderlere mahsup edilir; dağıtım yönetim planı veya Genel Kurul kararı ile farklı şekilde kararlaştırılabilir.
Genel Kurul onayı olmadan kapıcı dairesi kiraya verildiğini sonradan öğrenirsek ne yapılır?
Net cevap. Önce yönetim planı ve karar defteri incelenmeli; Genel Kurulda sonradan onay alınması veya itiraz için hukuki danışma gerekebilir. Somut durumun niteliğine göre işlem değişir.
Kapıcı personeline ücretsiz veriliyorsa bunun vergisel/SGK yükümlülüğü olur mu?
Net cevap. Kapıcıya sağlanan konut ayni menfaat sayılabilir; bordro ve SGK uygulamaları açısından değerlendirilmesi gerekir; işveren sıfatıyla yükümlülükler olabilir.
Kira sözleşmesi kim tarafından imzalanmalı — yönetici mi Genel Kurul mu?
Net cevap. Kısa süreli kiralamalar yönetici yetkisiyle yapılabilir; çoğu durumda uzun süreli veya gelir amaçlı kiralamalarda Genel Kurul kararı alınması şeffaflık ve hukuki güvenlik sağlar.
Kapıcı dairesinden elde edilen gelir nasıl muhasebeleştirilmeli?
Net cevap. Üçüncü kişiye verilen kira geliri ortak bütçe gelir hesabına kaydedilmeli; kira gelirine ilişkin banka dekontları, sözleşme ve Genel Kurul kararı dosyada saklanmalıdır.
