Akşam genel kuruldan çıkan karar: 'Kapıcıya yakacak ve yemek yardımı verelim, sözlü anlaştık' — fakat yöneticinin elinde yazılı iş sözleşmesi yok, bordro yok ve aidat hesabı Excel’de dağınık. Bu senaryoda hem muhasebe hem de hukuk riski yükselir. Aşağıda yöneticiler için kapıcıya yapılan ek ödemelerin (yakacak, gıda, yardım vb.) nasıl kayıt altına alınacağı, aidata yansıtma yöntemleri ve uyulması gereken hukuki çerçeve adım adım anlatılmıştır.
Neden yazılı kayıt şart? Somut riskler
Sözlü düzenlemeler belirsizlik getirir: işçinin fazla mesai, kıdem hesabı, SGK primleri ve vergi bakımından eksik gösterilmesi iddiası doğabilir. Ayrıca kat maliklerinin denetiminde şeffaflık gereklidir. KMK m.20 uyarınca ortak giderlerin kaynağı ve bölüşümü şeffaf olmalıdır; harcamaların usulüne uygun belgelendirilmemesi itiraza açıktır.
1) Hemen yapılması gerekenler: Tutarlı belgeleme
Yönetici olarak ilk adım: hangi ödemenin neden yapıldığını yazılı hale getirin ve karar sürecini belgeleyin.
- Genel Kurul veya Yönetim Kurulu kararı varsa kararın tarihli ve imzalı örneğini saklayın.
- Her ödeme için fatura veya makbuz alınamıyorsa, ödeme makbuzu (kapıcıya verilen el makbuzu) düzenleyin ve kapıcının imzasını alın.
- Ödemeleri gelir-gider defterine ve aidat işletme projesine (ayrıntılı bütçe) kaydedin.
2) Ödemelerin niteliğini doğru sınıflandırın: Ücret mi, yardım mı?
Ödeneğin işçilik unsuru varsa (sürekli, karşılık beklenen ödeme) SGK ve vergi yükümlülüğü doğar; tek seferlik insani yardım ise farklı değerlendirilir. Değerlendirme pratikte şu şekilde ayrılır:
| Ödeme Türü | Nasıl Kaydedilir / Sonuç |
|---|---|
| Sürekli yakacak/gıda ödemesi (aylık) | ✅ Ücret unsuru: bordro, SGK, vergi gerekebilir. |
| Tek seferlik insani yardım | ✅ Yönetim kararı + belge; vergi yükümlülüğü sınırlı fakat belgeleme şart. |
3) Pratik adımlar: 6 aşamalı uyum listesi
- Genel Kurul’da (veya yönetim kurulunda) ödemeyi netleştirin: tutar, periyot, kaynak (aidat kalemi) açık yazılsın.
- Kapıcı ile yazılı ek protokol hazırlayın; iş sözleşmesine ek veya ayrı bir ücret protokolü olsun.
- Bordroda gösterilecekse SGK tescil ve prim hesaplamasını yapın; yanlış beyan riskini azaltın.
- Her ödeme için makbuz veya el yazısıyla düzenlenmiş ödeme fişi alın — bu, denetimde kanıt niteliğindedir.
- Aidat işletme projesinde ek kalem açın ve kat maliklerine dönük aylık raporlayın (şeffaf bütçe).
- Denetçi veya bağımsız mali müşavirle (varsa avukatla) periyodik kontrol yapın; potansiyel vergi/SGK düzeltmelerinde erken hareket edin.
4) Aidata yansıtma: KMK m.20 ve pratik uygulama
Kat Mülkiyeti Kanunu m.20 gereğince ortak giderler paylara göre bölünür; kapıcı gideri ortak gider niteliğindedir. Ancak aidata hangi şekilde ve oranda yansıtılacağı genel kurul kararıyla belirlenmelidir. Önerilen uygulama:
- Kapıcı için ayrı bir personel gideri kalemi açın; aylık brüt maliyeti (maaş + SGK işveren payı + ortalama yıl içi tazminat ayrımı) hesaplanarak yıllık bütçeye dahil edin.
- Karar defterine net biçimde 'kapıcı yakacak yardımı: aylık X TL, ortak gider kalemi' şeklinde kaydedin.
5) Kapıcı kıdem/tazminat etkisi: ödemelerin hesaplamaya etkisi
İşçi kıdem tazminatı ve diğer haklarının hesabında hizmet süresi ve ödenen ücretlerin kapsamı önemlidir. Sürekli yapılan yakacak/gıda ödemeleri ücret kapsamında değerlendirilirse kıdem temeline dahil edilebilir. Bu nedenle ödemelerin niteliğini (yardım/ek ücret) baştan netleştirip yazılı protokole koymak işverenin (yani yönetimin) korunmasını sağlar. Somut durumlar karmaşık olabilir; gerektiğinde bir iş hukuku uzmanına başvurun.
Byönetim ile pratik kolaylık
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, ödemelerin, bordro kalemlerinin ve aidat işletme projesinin takibini kolaylaştırmak için BYönetim’in 6 ay ücretsiz denemesini kullanabilirsiniz. Otomatik aidat tahakkuku, bordro modülü ve gider raporları ile ödeme kayıtları merkezi ve delilli biçimde saklanır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıya verilen aylık yakacak desteği bordroya yazılmalı mı?
Genellikle evet: süreklilik gösteriyorsa ücret unsuru sayılma riski vardır; en doğru yaklaşım yazılı protokol ve bordroda net kayıt yapmaktır.
Sözlü kararlarla yapılan yardımlar denetime takılır mı?
Takılır. KMK uyarınca ortak giderlerin kaydı ve şeffaflığı önemlidir; yazılı karar ve ödeme belgeleri gereklidir.
Tek seferlik insani yardım SGK’ya bildirilir mi?
Tek seferlik ve karşılıksız yardım olarak belgelendirilebiliyorsa genelde ücret kabul edilmez; ancak kanıt ve karar gereklidir.
Kapıcıya verilen yardım kıdem hesabını etkiler mi?
Eğer ödeme ücret niteliğinde sürekli bir ödeme olarak değerlendirilirse kıdem hesabına dahil olma ihtimali vardır; yazılı düzenleme önemlidir.
Eksik beyan yapıldıysa ne yapılmalı?
Şüpheli durumlarda mali müşavir veya iş hukuku uzmanına danışarak SGK/vergi düzeltmesi yapmak ve ardından gelecek idari işlemleri minimize etmek en güvenli yoldur. Somut vakaya göre değişir; hukuki danışmanlık önerilir.
