Genel kurul salonunda bir gündem maddesi tartışıldı; herkes sözlü onay verdi ama toplantı bitince karar defterine yazılmadı. Birkaç hafta sonra aynı konuda fiili uygulama başlayınca bazı kat malikleri ‘böyle bir karar yok’ diyor. Bu senaryo yöneticinin, denetçinin ve itiraz eden kat malikinin karşısına sıkça çıkar: sözlü alınan kararlar nasıl belgelenir, daha sonra nasıl düzeltme veya itiraz yapılır?
Sözlü kararlar neden sorun yaratır?
Kat malikleri kurulu kararlarının usulüne uygun şekilde karar defterine geçirilmesi hem şeffaflık hem de hukuki güvence sağlar. Karar defterine geçilmeyen sözlü kararlar şu sorunları doğurur:
- İcra ve uygulama aşamasında belirsizlik ve anlaşmazlık.
- Mahkemede veya ihtilaf durumunda ispat zorluğu.
- Bazı kararların (ör. bütçe, büyük onarım) usul yönünden eksik kalması.
Yasal dayanak ve genel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu adı kullanılır) karar defteri ve genel kurul usulüne ilişkin düzenlemeleri içerir. Kanunun açık atfı gerekmiyorsa somut madde numarası verilmemiştir; ancak uygulamada genel kurul kararlarının yazılı, tarihli ve imzalı olarak kayıt altına alınması esastır. Ayrıca kararların içeriği, oy çokluğu/azlığı ve hazirun listesi toplantı kayıtlarında bulunmalıdır.
1. Toplantı sonrası ilk yapılacaklar: tutanak ve hazirun kontrolü
Toplantı bitiminde karar defterine geçirilip geçirilmediğini kontrol etmek ilk adımdır. Yöneticinin, denetçinin veya toplantıya katılan bir kat malikinin derhal şu adımları atması gerekir:
- Toplantı tarihli hazirun listesini ve varsa toplantı tutanağını edin.
- Karar defteri kayıtlarını toplantı tarihine göre gözden geçir (defterin ilgili sayfası boş ya da eksik mi?).
- Sözlü kararların hangi maddeler olduğunu, hangi katılımcıların destek verdiğini yazılı not olarak tut.
2. Resmi kayıt için hangi belgeler toplanmalı?
İleride yasal süreç veya denetim gerekirse kullanılabilecek deliller şunlardır:
- Hazirun listesi (isim, arsa payı, imza) — toplantı günü alınmışsa en güçlü delildir.
- Toplantı tutanağı veya varsa ses/görüntü kaydı.
- Karar defterindeki ilgili sayfanın fotoğrafları (boşsa bu da delildir).
- Kat maliklerinin e-posta/SMS mesajları veya yazılı başvuruları (kararın yazılması talebi).
| Delil | Güçlü yönü |
|---|---|
| Hazirun listesi | ✅ Toplantı katılımını ve oy hakkını gösterir. |
| Toplantı ses kaydı | ✅ Sözlü onayların somut ispatı. |
3. Yönetici ne yapmalı? Kayıt ve düzeltme talepleri
Yönetici, eksik kaydı tespit ederse pasif kalmamalıdır. Yapılması gerekenler:
- Derhal kat maliklerine yazılı bildirim göndererek kararın deftere geçirilmesi teklifini yapın.
- Bir sonraki olağan/olağanüstü genel kurulda gündeme ekleyerek teyit veya red oylaması isteyin.
- Toplantıya katılanların imzalı beyanlarını alın (kısa usulde delil sağlar).
Dikkat: Yönetici tek başına kararı sonradan yazıp imzalayamaz; bu işlem genel kurulun onayına bağlıdır veya toplantı tutanağına dayalı olmalıdır.
4. Kat malikinin itiraz süreci: adım adım
Karar defterine geçirilmemiş bir sözlü kararı kişisel olarak tespit edip itiraz etmek isteyen kat malikinin izleyebileceği yol:
- Yöneticiden yazılı olarak kararı kayda alma talebi isteyin; bu isteği belgeleyin (e-posta veya iadeli taahhütlü mektup).
- Eğer yönetici işlem yapmazsa, bir grup malik (veya tek kişi) olağanüstü genel kurul çağrısı yaparak konuyu gündeme alınmasını sağlayabilir.
- Gündem kararıyla mevcut uygulama onaylanmazsa, uygulamanın durdurulması için ihtiyati tedbir veya hukuk danışmanlığı değerlendirmesi gerekebilir — bu noktada avukat görüşü alınması önerilir.
5. Delil zayıfsa ne yapılır? Pratik arabuluculuk ve kayıt önerileri
Ses kaydı veya yazılı hazirun yoksa durum daha zor. Bu tür vakalarda tavsiye edilen pratikler:
- İlgili kat maliklerinden imzalı kısa beyanlar alın; tarih ve toplantı konusu açıkça yazılsın.
- Yöneticiyle uzlaşı sağlanabiliyorsa, bir düzeltme kararı almak üzere kısa bir olağanüstü toplantı düzenleyin.
- Gelecekte benzer sorun yaşamamak için toplantı kayıt/çağrı prosedürünü yazılı yönetim planına ekleyin.
Dijital kayıt ve süreç kolaylaştırma
Toplantıları ses/görüntüyle kaydetmek, hazirun listelerini dijital olarak imzalatmak ve karar defterini elektronik yedeklemek riskleri azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi platformlar toplantı kayıtları, duyuru gönderimi ve dijital gündem yönetimiyle prosedürü kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine yazılmayan sözlü bir karar bağlayıcı mıdır?
Genel olarak yazılı olarak kayıt altına alınmayan sözlü kararlar ispat ve uygulama açısından zayıftır; bağlayıcılık duruma ve delillere göre değişir.
Toplantı sırasında ses kaydı almak yasal mıdır?
Toplantıya katılan kişilerin rızası varsa ses kaydı alınabilir; rızasız kayıt Kişisel Verilerin Korunması ve özel hayat ihlali nedeniyle sorun yaratabilir, bu nedenle önceden bilgi verilmesi ve onay alınması tavsiye edilir.
Yönetici kararı sonradan deftere yazarsa ne olur?
Yönetici tek taraflı olarak önemli kararları sonradan yazıp imzalayamaz; böyle bir kayıt itiraz konusu olabilir ve genel kurul onayı gerekebilir.
Hazirun listesi yoksa toplantıya kim katıldığını nasıl ispat ederim?
Katılımcı beyanları, varsa kamera kayıtları, e-posta/SMS davet cevapları gibi ikincil deliller kullanılabilir; ancak hazirun en sağlam delildir.
Karar defterine geçirilmemiş uygulamayı durdurabilir miyim?
Uygulama, uygulanma biçimine ve doğurduğu zarara göre durdurulabilir; ciddi ihtilaflarda avukata danışmak ve gerekli hukuki yolları değerlendirmek gerekir.
Özetle: sözlü kararlar sıkıntıya yol açar; toplantı esnasında hazirun, tutanak ve mümkünse kayıt alınması en doğru yöntemdir. Eksik kayıt tespit edildiğinde yöneticinin hızlı yazılı bildirim yapması, maliklerin imzalı beyan toplaması ve gerekiyorsa olağanüstü kurulla konunun resmileştirilmesi en etkili pratiktir. Somut durumunuza göre hukuki seçenekler değişeceğinden gerektiğinde uzman avukata başvurun.
