Yeni bir yaz sabahı; binanın yeni yönetimi olarak kapıcıyla sözlü anlaştınız, anahtarları teslim ettiniz ama SGK işe giriş, prim hesaplaması ve bordro kaydı kafanızı karıştırıyor. Hem yasal uyumluluk hem de aidat bütçesi açısından yapılması gerekenleri adım adım, uygulamalı biçimde anlatalım.
1. İşveren kimdir? Yönetici mi, kat malikleri kurulu mu?
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca kapıcıya ilişkin iş ilişkilerinde işverenin belirlenmesi pratikte önemlidir. Bir binada sürekli kapıcı istihdamı kararı Kat Malikleri Kurulunca alınmışsa işveren sıklıkla yönetim kurulu veya seçilmiş yönetici sıfatıyla hareket eden tüzel kişilik/şahıs olur. Ancak hukuki sorumluluk, karar ve uygulamaya göre değişebilir; somut durumda durumu netleştirmek için yönetim kararı ve yönetim planı incelenmelidir.
2. SGK işe giriş bildirimi: zamanlama ve nasıl yapılır?
SGK işe giriş bildirgesi, çalışanın işe başladığı tarihten önce veya en geç aynı gün işveren tarafından Kuruma elektronik ortamda bildirilmelidir. Bildirimin gecikmesi halinde idari para cezası doğabilir ve geriye dönük prim, idari para cezası yükü oluşabilir.
- Gereken bilgiler: çalışanın T.C. kimlik numarası, işe başlama tarihi, meslek kodu, prim matrahı (brüt ücret), sigorta tipi.
- Bildirimi kim yapar: Yönetici (şahıs) veya yönetimin yetkilendirdiği kişi/şirket (ör. muhasebe) elektronik olarak e-devlet/SGK portalı veya entegre yazılımlar üzerinden.
3. Ücret, prim gün sayısı ve işyeri tescili: yönetici olarak kontrol etmeniz gerekenler
Kapıcı maaşı brüt ve net arasında vergiler/SGK payları farkı vardır. İşe girişte bildirilen prime esas kazanç, aylık brüt ücretin doğru yazılması gerekir; hatalı bildirim vergi ve prim uyumsuzluğuna yol açar.
| Kalem | Yönetici için dikkat |
|---|---|
| Brüt ücret | ✅ Gerçeğe uygun, bordroya yansıyacak tutar |
| Prim gün sayısı | ✅ Asgari 30 gün üzerinden bildirim genel uygulama |
4. Bordro kaydı, SGK ve vergi kesintileri: pratik notlar
Bordroda gösterilecek kalemler: brüt ücret, SGK işçi payı, işsizlik sigortası işçi payı, gelir vergisi, damga vergisi ve net ödeme. İşveren maliyeti ise işveren SGK payı, işsizlik sigortası işveren payı ve varsa diğer işveren yüklerinden oluşur. Bu maliyeti apartman bütçesi ve aidat hesaplarına doğru yansıtmak önemlidir.
- Brüt ücret belirlenir.
- Bordro düzenlenir: kesintiler ve net ödeme hesaplanır.
- SGK primi ve vergi bildirimleri elektronik ortamda yapılır.
5. Kıdem, ihbar ve işten ayrılma: bildirimin işveren açısından önemi
Kapıcının kıdem tazminatı, iş sözleşmesinin sona ermesi halinde Türk iş hukuku kapsamında doğabilir. Kıdem tazminatı hesabı için hizmet süresi ve brüt ücret temel alınır. Yönetici olarak işe giriş/çıkış kayıtlarının düzenli tutulması, ileride kıdem/ihbar taleplerinin hesaplanması için zorunludur.
6. Aylık uygulama: izin, fazla mesai ve kayıtların saklanması
Kapıcının yıllık izin, fazla mesai ve nöbet uygulamaları yazılı iş sözleşmesinde net olmalıdır. İzin ücretleri bordroya/ayrıntılara işlenmeli; fazla mesai ödemeleri belgelendirilmeli ve SGK bildirgilerine uygun şekilde yansıtılmalıdır. Tüm bordro ve SGK bildirge kayıtları en az mevzuatta önerilen süre kadar saklanmalıdır.
7. Dijital süreçler ve BYönetim ile pratik çözüm
SGK bildirgeleri, bordro ve aidat bütçesinin koordinasyonu manuel yapılınca hata riski artar. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi entegre yönetim yazılımları, bordro, personel, bağımsız bölüm ve gelir-gider modüllerini birleştirerek işe giriş, bordro ve aidat yansımalarını kolaylaştırır. Denemek için sütsüz kayıt adımıyla başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işe giriş bildirgesini kim imzalar?
İşveren veya işverenin yetkilendirdiği temsilci elektronik ortamda bildirimi yapar; fiziki imza SGK bildirimi için kullanılmaz, elektronik yetkilendirme gerekir.
İşe giriş bildirimi kaç gün içinde yapılmalı?
Çalışanın işe başladığı gün veya öncesinde elektronik olarak yapılmalıdır; gecikme idari para cezasına yol açabilir.
Kapıcıya ödenen yemek ve konut sağlamak prime tabi midir?
Sağlanan menfaatler ve konutun vergisel değerlendirmesi somut şartlara bağlıdır; bazı durumlarda aylık ücretin parçası olarak prim matrahına yansıyabilir. Kesin değerlendirme için mali müşavir görüşü önerilir.
Kıdem tazminatı hesaplanması için hangi kayıtlar gereklidir?
İşe giriş-çıkış tarihleri, brüt ücret kayıtları ve varsa ücret artışlarını gösteren bordro/maaş kayıtları gereklidir; düzenli SGK ve bordro kayıtları hesaplamayı kolaylaştırır.
SGK bildirimi eksik veya hatalıysa ne yapılmalı?
Hata tespit edildiğinde düzeltme bildirgesi ve eksik prim bildirimleri yapılmalı; gerekecek idari işlemler için mali müşavir veya iş hukuku uzmanına başvurmak faydalıdır.
