Yönetici olarak yeni bir kapıcıyı anahtarı teslim ederken; binada merdivenleri silecek, sayaçları okuyacak ve ay sonunda bordroya girecek bir çalışan için hangi belgeleri toplamanız gerektiğini, SGK bildirgesini nasıl ve ne zaman vereceğinizi düşünüyorsunuz. Sabah kapıcı işe başlar, siz hâlâ işe giriş yapmadıysanız risk altındasınız — idari para cezası, geriye dönük prime ilişkin yükümlülük ve enerji oluşabilecek personel uyuşmazlıkları gündeme gelebilir.
Kim SGK işverenidir? Yönetici mi, site mi, yoksa kat maliki mi?
Kapıcı istihdamında işveren hukuki olarak kimdir sorusunun cevabı sözleşme ve fiili ilişkiye göre değişir. Genelde 3 model görülür:
- Kat malikleri kurulunca atanan yönetim (site/apartman tüzel kişiliği yoksa) veya yönetici, işveren sıfatını taşır.
- Ortak karar ile site adına tüzel bir yapı (kooperatif, dernek vb.) işveren olabilir.
- Bazı küçük apartmanlarda bir daire sahibi (veya birkaç malik ortaklaşa) istihdamın fiili işvereni sayılabilir.
İş ilişkisini düzenleyen yazılı karar, sözleşme veya yetki belgesi varsa sorumluluklar bu belgeye göre netleşir; belge yoksa uygulamadaki fiil değerlendirilir. Bu rehberde işveren olarak yöneticinin sorumluluklarını esas alıyoruz.
İşe başlama öncesi toplanacak belgeler
İşe giriş bildirgesini (e-Bildirge/SGK üzerinden) düzenlemeye başlamadan önce eksiksiz belge toplamak hem yasal uyum hem de bordro doğruluğu için şarttır:
- Kimlik fotokopisi (T.C. kimlik veya yabancı kimlik numarası)
- İkametgah/Adres bilgisi
- İban numarası (ücretin banka yoluyla ödeneceği durumlarda)
- Adli sicil beyanı (isteğe bağlı, özellikle güvenlik gerektiren hallerde)
- İş sözleşmesi (yazılı): İş tanımı, çalışma saatleri, ücret (brüt/net), fazla mesai ve nöbet şartları, deneme süresi
- Sağlık beyanı veya işyeri hekimi raporu (risk durumuna göre)
SGK işe giriş bildirgesinin zamanlaması ve nasıl verilir?
İşe giriş bildirgesi, işçinin ilk işe başladığı günün tatminkar şekilde ilk günü öncesinde veya aynı gün içinde SGK'ya bildirilmelidir; elektronik ortamda e-Bildirge veya işverenin yetkili bir mali müşavir/işe giriş yetkilisi aracılığıyla yapılır.
- İş sözleşmesini taraflar imzalar.
- İşe giriş bildirimi için SGK e-Devlet / e-Bildirge sistemi veya işveren portalı kullanılır.
- İlk işe başlama tarihini doğru girin; yanlış tarih cezaya sebep olur.
İşe giriş yapmazsanız karşılaşabileceğiniz riskler
İşçinin işe başlama tarihini SGK'ya bildirmemenin sonuçları somut ve maliyettedir:
- SGK idari para cezaları (tespit halinde geriye dönük prim, gecikme zammı ve idari para cezası uygulanabilir).
- İş kazası veya meslek hastalığı durumunda sigortasızlık kusuru işvereni ağır sorumluluk altına sokar.
- İşçi ile sonradan çıkacak anlaşmazlıklarda yönetimin hukuki savunması zorlaşır.
Ücret bildirimi, bordro ve işveren maliyeti: nelere dikkat edilmeli?
İşe girişte bildirilen ücret brüt ücret üzerinden olmalıdır. Kapıcı için 2026 yılında uygulanacak asgari ücret ve asgari ücretin üstünde ödenen tutarlara göre SGK ve işsizlik primi hesaplanır; net ücret hesaplama bordro programında doğru parametre ile yapılmalıdır.
| Aşama | Not |
|---|---|
| Brüt ücret bildirimi | SGK prim kazancının temelidir; düşük bildirim cezaya sebep olur. |
| Prim ve vergi kesintileri | SGK ve gelir vergisi kesintileri bordroda mutlaka gösterilmeli. |
| İşveren maliyeti | SGK işveren payları, işsizlik sigortası işveren payı ve varsa bordro yazılımı hizmet ücretiyle hesaplanır. |
Pratik uygulama: yönetici ne yapmalı? 8 adımda kontrol listesi
- Kat malikleri kurulunda istihdam yetkisini ve işverenin kim olduğunu yazılı kararla belirleyin.
- İş sözleşmesini yazılı hazırlayın; fazla mesai, izin ve deneme süresi açık olsun.
- Gerekli kimlik ve banka bilgilerini alın.
- İşe giriş bildirgesini ilk iş gününde SGK'ya elektronik olarak verin.
- Bordro ve prim ödemelerini düzenli takip için aylık takvim oluşturun.
- İzin, fazla mesai ve nöbet kayıtlarını yazılı/uygulama üzerinden tutun.
- İş güvencesi ve fesih prosedürlerini kayıt altına alın; ihtiyaç halinde bir uzmana danışın.
- Süreçleri dijitalleştirerek hataları azaltın ve belgeleri yedekleyin — bu süreci kolaylaştırmak isterseniz BYönetim gibi bir yönetim yazılımı işe giriş, bordro ve aidat takibini hızlılaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
İlgili yasal dayanak ve uygulama notları
Kapıcı istihdamında uygulanacak bildirge ve prim yükümlülükleri genel olarak Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası mevzuatı kapsamında değerlendirilir. Ayrıca işçi-işveren hak ve yükümlülükleri açısından Türk Borçlar Kanunu hükümleri ve ilgili mevzuat uygulanır. KMK'nın (Kat Mülkiyeti Kanunu) yönetim sorumluluklarına ilişkin düzenlemeleri uygulamada işveren tayin edilen tarafın yetki ve sorumluluklarını etkileyebilir; bu nedenle kat malikleri kararı ve yönetim sözleşmesi önemlidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıyı işe başlatmadan önce SGK bildirgesini kim vermeli?
Net cevap. İşveren sıfatını taşıyan yönetici veya yetkilendirilmiş kişi/büro işe giriş bildirgesini e-Bildirge/SGK sistemi üzerinden vermelidir.
İşe giriş bildirgesini geç verirsem ne olur?
Net cevap. Geriye dönük prim, gecikme faizi ve idari para cezası uygulanabilir; iş kazası gibi durumlarda işverenin sorumluluğu artar.
Kapıcı için yazılı iş sözleşmesi zorunlu mu?
Net cevap. Yazılı sözleşme zorunlu olmamakla birlikte hak arama ve bordro düzeni için kesinlikle tavsiye edilir.
Kapıcıyı yönetici değil malik işe alırsa SGK sorumluluğu değişir mi?
Net cevap. Fiili ve hukuki işveren kimse, SGK ve iş hukuku bakımından sorumludur; bu nedenle yetki ve sorumluluğun yazılı olarak belirlenmesi önemlidir.
İşe girişte asgari ücretin altında ücret bildirirsem ceza alır mıyım?
Net cevap. SGK tarafından düşük ücret bildirimi tespit edilirse idari yaptırım ve geriye dönük prim farkı uygulanabilir; bordronun gerçeği yansıtacak şekilde tutulması gerekir.
