Yeni kapıcı işe başlıyor; yönetici aceleyle işe giriş bildirgesini veriyor, sonrasında çalışan fazla mesai yapıyor ama bordroda görünmüyor. Birkaç ay sonra SGK denetimi veya çalışan itirazıyla karşılaşılıyor—yönetim hesap soruyor. Bu rehber, kapıcı işe girişinde yöneticilerin 2026’de özellikle dikkat etmesi gereken teknik ve hukuki noktaları pratik madde madde açıklar.
Neden dikkat etmek gerekiyor? Risklerin kısa özeti
Kapıcı istihdamında hatalı veya eksik SGK bildirgesi; idari para cezaları, geriye dönük prim ve işsizlik/işe giriş-işten çıkış uyumsuzluğu, işçi talepleri ve kıdem hesaplama hatalarına yol açar. Özellikle fazla mesai, ek ödemeler (ikramiye, yakacak), ve prime esas kazanç bildirimi sık sorun çıkarır.
Yasal çerçeve ve dayanak
İstihdam bildirimleri 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamındadır; aylık prim ve hizmet belgelerinin doğru düzenlenmesi yükümlülüktür. Kapıcıların çalışma koşulları bakımından Türk Borçlar Kanunu (6098) ve ilgili mevzuat ile iş sözleşmesi kuralları uygulanır. Kat Mülkiyeti Kanunu (634 sayılı Kanun) işletme sorumlulukları bağlamında ortak giderlerin düzenlenmesi yönetimin görev alanına girer.
İşe girişte sık yapılan 8 hatanın kısa listesi
- Prime esas kazancın (brüt) eksik veya yanlış girilmesi — ikramiye/yakacak dahil edilmemesi.
- Çalışma süresi/çıktığı mesai tipinin (kısmi tam zaman/vekalet) yanlış tanımlanması.
- Sigorta başlangıç tarihinin iş sözleşmesi başlangıcından farklı girilmesi.
- İşveren unvanı/şube/SGK numarası yanlış veya eksik bildirilmesi.
- Yıllık izin, fazla mesai hesaplaması için anlaşmanın sözleşmede net olmaması.
- Deneme süresi, ücret ödeme periyodu gibi bilgilerin bildirgeye uygun şekilde yansıtılmaması.
- İşyeri kodu veya e-Devlet yetkilerinin yöneticiye devrinin sağlanmaması.
- Çalışanın TBMM/işveren bildirimi dışındaki gelir ögelerinin sisteme eklenmemesi.
Pratik kontrol listesi: İşe girişten önce ve hemen sonra yapılması gerekenler
- Yazılı iş sözleşmesi hazırlayın; ücret (brüt/net), ödeme periyodu, çalışma saatleri, yıllık izin ve fazla mesai esaslarını açıkça yazın.
- Prime esas kazancı brüt kazanç olarak hesaplayın; sabit ikramiye, yakacak, düzenli sağlanan ayni/yardımlar varsa bunları dahil edin.
- SGK işe giriş bildirgesini iş sözleşmesi başlangıç tarihiyle aynı gün bildirip bir çıktı alın ve dosyaya koyun.
- e-Devlet/SGK uygulamasında işyeri ve yetki doğrulaması yapın; yöneticinin yetkisi bulunuyorsa yetki devrini belgeleyin.
- İlk ay için bordro örneğini ve prim bildirgesini kontrol edin; fazla mesai yapılacaksa hesaplama yöntemini test edin.
- Çalışana yazılı bilgi verin: çalışma saatleri, fazla mesai onayı, yıllık izin hakları ve bordro örneği sunun.
Fazla mesai ve prime esas kazanç nasıl ilişkilendirilir?
Fazla mesai ödemeleri prime tabi kazanç kapsamındadır; dolayısıyla prime esas kazancı düşük bildirmek hem işçiye hem de SGK'ya karşı eksik yükümlülük yaratır. İş sözleşmesinde günlük/haftalık çalışma saati ve fazla mesai ücreti (yüzde artışı) açıkça yer almalıdır.
| Sorun | Yönetici İçin İpucu |
|---|---|
| Prime matrahı düşük gösterilmiş | ✅ İş sözleşmesindeki tüm düzenli ödemeler bordroya girsin. |
| Fazla mesai hesaplanmamış | ✅ Fazla mesai onay süreci yazılı hale getirilsin. |
Denetim veya itiraz durumunda izlenecek adımlar (genel yol haritası)
Şüpheli durum tespit edilirse ilk adım kayıtları toplamaktır: iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi çıktısı, ilk bordro, belirlenen ödeme kayıtları (banka dekontları), genel kurul kararları (varsa ek ödemelerle ilgili). Bu belgelerle SGK’ya düzeltme veya gerekirse arabuluculuk/uzman incelemesi yapılabilir. Somut hukuki tavsiye gerekiyorsa iş hukukuna bakan bir avukatla görüşün; sonuç şartlara göre değişir.
Bu süreci dijitalleştirmek ve bildirim-bordro-akışını düzenli hale getirmek isterseniz BYönetim gibi bir platformla başlangıç yapabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Yazılım, bordro ve personel kayıtlarını düzenli tutarak eksik bildirim riskini azaltır.
Sıkça Sorulan Sorular
İşe giriş bildirgesinde brüt ücretin eksik bildirilmesi durumunda kim sorumludur?
Yönetici/işveren sorumludur; eksik bildirimden kaynaklı prim/ceza ve düzeltme yükümlülüğü işverene aittir. Somut durumlar için iş hukuku uzmanına danışın.
Kapıcıya düzenli yakacak veriliyorsa bu nasıl bildirilmeli?
Düzenli ayni yardımlar prime esas kazanca dahil edilebilir; bordro ve sözleşmede net ifade edilmelidir. Uygulama şartlara göre değişir.
Fazla mesai onayı yazılı olmazsa SGK ne der?
İşçinin yaptığı fazla çalışmaların karşılığı bordroda ve prime esas kazançta görünmüyorsa denetimde eksik bildirim tespit edilebilir; yazılı düzenleme riskleri azaltır.
İşe girişte tarih hatası varsa nasıl düzeltirim?
SGK üzerinden hizmet kaydı düzeltmeleri yapılabilir; ancak geriye dönük prim farkı oluşabilir. Muhasebeci veya bordro uzmanı ile işlem yapın.
Kapıcının bordrosunda eksik prim tespit edildi, çalışan talep ederse ne olur?
Çalışan geriye dönük hak talep edebilir; bu durum işverene maliyet çıkarır. Kayıtlar, dekontlar ve sözleşme delil olarak önemlidir; gerektiğinde hukuki destek alın.
