Sabah asansörde yeni kapıcının kimlik fotokopisini görüp “her şey hazır” mı diye düşündünüz? Gerçekte bir eksik SGK bildirimi, aylık aidat hesaplarının bozulmasına, işverene idari para cezasına veya ileride kıdem tazminatı devri sorunlarına yol açabilir. Bu rehber, 2026 uygulamalarına göre apartman yöneticilerinin kapıcı işe girişinde en sık yaptığı hataları ve bunları pratik şekilde düzeltme yollarını sunar.
1. Hata: İşe başlama tarihinin yanlış veya geriye dönük bildirilmesi
Sık hata: Yöneticiler kapıcıyla sözlü anlaşma yaptığında işe başlama tarihini net kaydetmez; bazıları SGK bildirgesini daha geç gönderir veya geriye dönük yanlış tarih yazar. Bu, prim sürelerinin, iş kazası kapsamının ve kıdem hesabının hatalı görünmesine neden olur.
Pratik düzeltme:
- Kapıcı ile yazılı bir işe başlama tutanağı hazırlayın ve imzalatın.
- SGK işe girişini e-Bildirge veya e-Devlet üzerinden aynı gün gönderin; tarih olarak tutanak tarihini kullanın.
- Geç bildirim varsa SGK bildirgesinin iptali ve doğru tarihle yeniden tescili için bağlı bulunduğunuz SGK müdürlüğü/portal yönergelerini takip edin.
2. Hata: Yanlış işyeri/bağımsız bölüm bilgisi girilmesi
Sık hata: Bildirimde apartmanın veya kapıcı dairesinin adresi, vergi numarası veya işyeri sicil bilgileri eksik ya da hatalı girilir. Sonuç: primler hatalı işyerine bağlanır, denetimde sorun çıkar.
Pratik düzeltme:
- İşyeri kaydı için tapu bilgileri ve bina adresini net bir belgeye (yönetim kararı veya tapu fotokopisi) ekleyin.
- SGK işyeri numarası (işyeri sicil no) doğru mu kontrol edin; gerekirse SGK müdürlüğünden işyeri düzeltme talep edin.
3. Hata: Ücretin veya çalışma kapsamının yanlış bildirilmesi (kısmi/ek ödeme kaydı eksik)
Sık hata: Kapıcıya yapılan düzenli ek ödemeler (yakacak, yakacak yardımı, prim, yemek) bordroya/işe girişe yansıtılmaz; net-brüt uyuşmazlığı olur. Bu, eksik prim, vergi ve ileride tazminat hesaplamasında hataya yol açar.
Pratik düzeltme:
- Kapıcı ile yapılan tüm ödemeleri (net, brüt karşılığı) yazılı sözleşmeye veya ek protokole geçirin.
- Bordro ve SGK bildirgesinde brüt ücret tutarını gerçek ödemeye göre güncelleyin.
4. Hata: Sigorta hizmet sınıfının veya çalışma süresinin yanlış girilmesi
Sık hata: Kapıcı için yanlış hizmet sınıfı (ör. işyeri türü, risk kodu) veya haftalık çalışma süresi eksik girilir; fazla mesai tespiti ve iş kazası primleri etkilenir.
Pratik düzeltme:
- Çalışma saatlerini (haftalık) yazılı belge ile belirleyin; fazla mesai uygulanacaksa kayıt altına alın.
- SGK bildiriminde iş kolu ve hizmet sınıfının apartman/konut hizmetleri ile uyumlu olduğunu kontrol edin.
5. Hata: İş sözleşmesi veya görev tanımının eksikliği (sigortalı işte fiili durum uyuşmazlığı)
Sık hata: Yazılı iş akdi yok veya iş tanımı belirsiz; kapıcı evrakında bakım-onarım, güvenlik, bina içi hizmetler gibi görevler açıkça tanımlanmamıştır. Bu, hem işçi hakları hem de işveren sorumluluğu açısından risk taşır.
Pratik düzeltme:
- Basit bir iş sözleşmesi hazırlayın; görev, ücret, çalışma saatleri, yan haklar ve yıllık izin uygulaması net olsun.
- Kayıtları yöneticiler kurulunda veya karar defterinde belgelendirin; KMK uyarınca ortak giderlere yansıtmadan önce genel kurul kararı gerekebilir.
6. Hata: Kıdem tazminatı muamelesinin yanlış hesaplanması (dairenin satışı durumları)
Sık hata: Daire satıldığında kapıcının kıdem tazminatı devri konusunda hem satıcı hem alıcı net bilgiye sahip olmayabilir; SGK bildirgeleri ve icraat çakışır. KMK çerçevesinde bu tür durumlarda dikkat gereklidir çünkü tarafların mükerrer sorumluluğu doğabilir.
Pratik düzeltme:
- Daire satışı öncesi kapıcının hizmet süresi, bordroları ve SGK kayıtlarını kontrol edin.
- Satış sözleşmesine kıdem tazminatı sorumluluğuna ilişkin açık hüküm konulmuşsa, bu belgeyi yönetim kayıtlarına ekleyin.
7. Hata: İşe giriş bildirgesinin ve bordronun fiziki/dijital arşivlenmemesi
Sık hata: Belgeler ya sadece yöneticinin telefonunda ya da fiziksel bir çekmecede kalır; denetim veya ihtilaf halinde belgelenemez. 2026'da e-Devlet/SGK entegrasyonları var ama yöneticiler tam kullanmıyor.
Pratik düzeltme:
- Tüm belgeleri tarayıp şifreli bir klasörde saklayın.
- Yönetim karar defterine işçi ile ilgili önemli kararların özetini not edin.
| Hata | Hızlı düzeltme |
|---|---|
| Geç işe başlama bildirimi | ✅ Tutanağı gün içinde düzenleyip SGK'ya doğru tarih ile tescil |
| Bordroya yansımayan ek ödemeler | ✅ Sözleşme/protokol + bordro güncellemesi |
BYönetim ile pratik iş akışı önerisi
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, işe girişten bordro takibine kadar belgeleri merkezi olarak saklayan ve otomatik hatırlatmalar oluşturan çözümler süreci kolaylaştırır. Örneğin BYönetim platformu ile bina kayıtları, personel-bordro modülü ve bildirim otomasyonlarını kullanarak işe giriş doğrulamalarını ve belge arşivlemeyi tek yerden yönetebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
SGK işe giriş bildirgesi kaç gün içinde yapılmalı?
Genel uygulama olarak işe başlama tarihinden itibaren en geç 1 iş günü içinde yapılması gerekir; gecikme idari para cezasına neden olabilir.
Kapıcının yan haklarını sözlü verdiğimizde SGK bildirgesine yansıtmalı mıyız?
Evet. Düzenli veya sürekli verilen yan ödemeler brüt ücretin parçası sayılabilir; SGK bildirgesinde ve bordroda gösterilmesi hem işçi hakları hem vergi/prim uyumu için gereklidir.
İşyeri bilgisi yanlış girildiyse nasıl düzeltilir?
SGK portalinden veya bağlı bulunduğunuz SGK müdürlüğüne başvurarak işyeri düzeltme talebi yapılır; varsa hatalı bildirim iptali ve yeniden tescil gerekir.
Daire satılırken kapıcının kıdem tazminatı sorumluluğu alıcıya geçer mi?
Bu husus somut olaya göre değişir; sözleşme ve devir belgelerine bakılır. Genel kural olarak tarafların anlaştığı veya tapu/itham belgelerinde belirtilen hükümlere göre sorumluluk belirlenir; ayrıntılı durumlar için bir uzmana danışın.
İşe giriş belgelerini ne kadar süre saklamalıyız?
İşveren açısından bordro ve işe giriş belgeleri için tavsiye edilen saklama süresi en az 10 yıldır; denetim ve ihtilaflarda delil teşkil etmesi için dijital yedek alın.
Yazılı iş sözleşmesi yoksa ne yapmalıyız?
İlk adım yazılı bir basit hizmet sözleşmesi hazırlayıp imzalatmaktır. Ayrıca SGK işe giriş ve bordro kayıtlarını mevcut fiili duruma uygun hale getirin; somut hukuki sonuçlar için hukuk veya iş hukuku uzmanına danışın.
Kaynaklar: SGK uygulama rehberleri, Kat Mülkiyeti Kanunu, Türkiye iş hukuku uygulamaları ve SGK mevzuatı çerçevesinde özetlenmiştir. Somut hukuki sorular için yetkili bir avukata danışmanız önerilir.
