Akşam üstü kapıcı dairesinden yöneticiye gelen telefon: “Kapıcı istifa etti, yıllık iznini kullanmadı, ne yapacağız?” 24 daireli bir apartmanda yöneticisiniz; bütçede beklenmedik bir kıdem/izin yükü belirdi. Bu rehber, kapıcının işten ayrılırken kalan yıllık izin ücreti (izin parası) hesabı, sorumlulukların tespiti, muhasebe kaydı ve aidata yansıtma yollarını adım adım anlatır.
1. Yasal çerçeve: Kapıcının yıllık izin hakkı ve ödenmesi
Kapıcılar, 4857 sayılı İş Kanunu'ndaki genel düzenlemelere tabi olarak yıllık ücretli izin hakkına sahiptir. İşçinin kullanmadığı izin süreleri iş sözleşmesinin sona ermesi halinde paraya çevrilir ve işçiye ödenir. Yönetim/idarî organ olarak apartman veya site bu ödemede fiilen işveren konumundadır; dolayısıyla bordro ve SGK işlemleri bu bakımdan önem taşır.
2. Hesaplama: Kalan yıllık izin ücreti nasıl bulunur?
Basit adımlar:
- Çalışanın yıllık izin hakkı (kaç gün) ve o yıl içinde ne kadar izin kullandığı tespit edilir.
- Kullanılmamış izin günü sayısı bulunur (hak edilen — kullanılan).
- Günlük ücret hesaplanır: brüt aylık ücret / çalışılan gün ortalaması (genelde 30) ya da iş sözleşmesi/kamu uygulamasına göre günlük hesaplama yapılır.
- Kullanılmamış izin ücreti = günlük ücret x kullanılmamış izin günü sayısı. Ücrete ait SGK/stopaj yükümlülükleri bordroda gösterilir.
Örnek: Brüt maaş 12.000 TL, aylık esaslı hesapta günlük brüt ≈ 12.000/30 = 400 TL. 10 günlük izni kullanılmadıysa ödenecek brüt izin ücreti = 4.000 TL. Vergi ve SGK kesintileri hesaplandıktan sonra net ödeme bulunur.
3. Kimin ödeyeceği: Malikin satışı, yeni malik ve eski malik sorumluluğu
İşveren sıfatıyla apartman yönetimi ya da yönetim kuruludur; pratikte ödeme yöneticinin yetkisiyle yapılır. Eğer bağımsız bölüm satışı veya devir sırasında kıdem/izin borcu gibi işçilik alacakları gündeme gelirse, alıcı ile satıcı arasındaki borç devri açıkça sözleşmede düzenlenebilir.
4. Aidata yansıtma: Yönetim muhasebesinde doğru yol
Kapıcı ücretleri ve benzeri personel giderleri, Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre ortak gider kapsamında değerlendirilir; KMK'da açık hüküm (ör. KMK 20 hükümleri ortak gider dağıtımına ilişkin çerçeveyi belirler) doğrultusunda genel kurul tarafından kabul edilen dağıtım esasına göre aidata yansıtılır.
Uygulama adımları:
- Önce yönetim gider makbuzu/bordro ile ödemenin belgelenmesi (brüt, SGK payları, vergi kesintileri, net ödeme).
- Genel kurulca kabul edilmiş muhasebe esasına göre (arsa payı veya eşit dağıtım) bu giderler işletme hesabına işlenir ve aidat tahakkukuna dahil edilir.
- Aidat bildirimi yapılırken gecikme faizleri, kısmi ödeme öncelikleri gibi uygulamalar da dikkate alınır.
5. Bordro, SGK ve belge düzeni: İşveren yükümlülükleri
Kapıcının ayrılışında yapılması gerekenler:
- İşten ayrılış bildirgesi (SGK’ya çıkış) zamanında yapılmalı.
- Kullanılmayan izin ücreti bordroda ayrıntılı gösterilmeli; SGK primleri ve gelir vergisi bildirimi eksiksiz yapılmalı.
- Buna bağlı olarak genel kurul veya hesap uzmanı tarafından denetimde kullanılmak üzere ödeme dekontları, bordro kayıtları ve hesap dökümleri saklanmalı.
6. Pratik örnek ve muhasebe kaydı
Basit örnek muhasebeleştirme (brüt izin ücreti 4.000 TL, işveren SGK işçi + işveren payları vs. ayrı kaydedilir):
| Açıklama | Tutar |
|---|---|
| Brüt izin ücreti | ✅ 4.000 TL |
| SGK işveren payı (örnek) | --- hesaplanır |
| Vergi ve kesintiler (işçi payı) | --- bordroda gösterilir |
Muhasebe kaydı işletme gideri hesabına (personel giderleri) yazılır; aidat tahakkukunda paylaştırma genel kurulun belirlediği yöntemle yapılır.
7. Süreci kolaylaştıracak dijital uygulama önerisi
Bu süreçte bordro, SGK bildirimleri, aidat tahakkuku ve bildirimi gibi işlemleri ayrı sistemlerde takip etmek hata riskini artırır. Süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi apartman/site yönetim yazılımları bordro, otomatik aidat tahakkuku ve borç bildirimi modülleriyle işleri kolaylaştırır; hızlı kayıt için: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işten ayrıldığında kullanılmamış izin ücreti nasıl belirlenir?
İşçinin o döneme ait toplam hak ettiği izin gününden kullandığı izin günleri çıkarılır; kalan gün sayısı günlük ücretle çarpılır.
Kapıcı iznini kullanmadan ayrıldıysa kim öder?
İşveren sıfatıyla yönetim/kat malikleri ortaklığı ödemeyi yapar; aidat yoluyla ortaklara paylaştırılır (genel kurul kararına göre).
İzin ücreti bordrosu nasıl düzenlenmeli?
İzin ücreti bordroda ayrı bir kalem olarak gösterilmeli; SGK ve vergi kesintileri hesaplanıp ödeme belgeleriyle birlikte saklanmalıdır.
Daire satışı sırasında kapıcının izin borcu varsa alıcı mı, satıcı mı öder?
Sorumluluk devir sözleşmesiyle düzenlenebilir; aksi halde işçilik alacaklarından dolayı fiilen işvereni muhatap alacakların talebi mümkündür. Somut durum için uzman görüşü alın.
Yönetim aidata nasıl yansıtır, genel kurul onayı gerekir mi?
Personel giderleri işletme gideri kapsamında aidata dahil edilir; dağıtım arsa payı veya eşit dağıtım esasına göre yapılır. Genel kurulda onaylı bütçe ve işletme hesabı usulü önemlidir.
