Yaz başında 20–30 daireli bir apartmanda kapıcı işten ayrılacağını bildiriyor ve ‘‘kalan iznimi hemen kullanmak istiyorum’’ diyor — yönetici ne yapmalı? Hem iş hukukuna uyup hem ortakların hizmet üretimini aksamadan nasıl kayıt tutulur ve maliyet nasıl hesaplanır? Bu rehber yöneticilere pratik, hukuki dayanaklı adımlar sunar.
1. Önce hangi hukuki çerçeve işleyecek?
Kapıcı iş ilişkisi emredici iş hukuku kurallarına tabidir; ayrıca sözleşme, toplu düzenleme yoksa 4857 sayılı İş Kanunu temel alınır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nda (KMK) kapıcıya ilişkin özel istisna yoktur; ancak apartman yönetiminin işçi istihdamındaki mali ve idari sorumluluğu genel kurula ve hesaplara yansır. Somut hukuki tavsiye için bir iş hukuku uzmanına danışılması önerilir.
2. Kapıcının yıllık izin hakkı ve işten ayrılma ile bağlantısı
İş Kanunu uyarınca işçinin kullanılmamış yıllık izin hakkı varsa, iş ilişkisinin sona ermesi durumunda kullanılmamış izin süreleri ücret olarak ödenir. İşten ayrılmadan önce izni kullanmak istemesi mümkündür; tarafların anlaşması gerekir. Yönetici, işçinin talebini yazılı almalı ve kararı kayıt altına almalıdır.
3. Yönetici için adım adım işlem planı
- İzin talebini yazılı alın: İşçinin dilekçesini veya elektronik onayını belgeleyin.
- Genel kurul/denetim kuruluna bilgi verin: Büyük değişikliklerde şeffaf olun; kararı yönetim defterine kaydedin.
- İzin süresince iş organizasyonunu planlayın: Geçici personel, ek görev dağılımı veya dış hizmet alımı gerekip gerekmediğini değerlendirin.
- Bordro ve SGK bildirimlerini güncelleyin: İşe giriş/çıkış veya izin süresi ile ilgili prime esas günlerin doğru yansıması için bordro kaydı yapın.
- Kullanılmamış izinlerin ücretine ilişkin hesaplamayı yapın: gün başına düşen brüt ücret çarpı kullanılmamış gün sayısı.
4. İzin ücreti ve kıdem tazminatı hesabı — pratik örnek
Hesaplamalarda yanlışlık en sık yapılan hatadır. Aşağıdaki basit adımlar doğrudur (örnek amaçlı; kesin hesap için bordro yazılımı veya bir mali müşavirle kontrol edin):
- Brüt aylık ücret bulunur.
- Yıllık izin gün sayısı (çalışma süresine göre İş Kanunu düzenlemesi) belirlenir.
- Günlük brüt ücret = brüt aylık / aylık çalışma gün sayısı (çoğu uygulama 30 üzerinden veya bordro sistemine göre hesaplanır).
- Kullanılmamış izin ücreti = günlük brüt × kullanılmayan izin günü.
| Açıklama | Örnek |
|---|---|
| Brüt maaş | 15.000 TL |
| Kullanılmamış izin günü | 10 gün |
| Günlük brüt (30’a bölünmüş) | 500 TL |
| İzin ücreti | ✅ 5.000 TL |
5. SGK, bordro ve bildirge işlemleri
İzin kullanımında veya işten ayrılmada SGK bildirimleri ve bordro değişiklikleri zamanında yapılmalıdır. İşten ayrılma gerçekleşirse işten ayrılış bildirgesi verilir; iznin ücret karşılığının ödenmesi prime esas kazanca etkileyebilir. Eksik bildirimler halinde geriye dönük ceza ve prim farkı riski bulunur.
Bu süreçte bordro kayıtlarını, prime esas kazançları ve ödemeleri düzenli tutmak önemli. Süreci dijitale taşıyarak kayıt, tahakkuk ve ödeme takibini kolaylaştırmak isterseniz BYönetim'in kayıt ve bordro modüllerini kullanarak (https://byonetim.com.tr/create-building-step-1) kayda başlayabilirsiniz.
6. Hesap kaydı ve aidata yansıtma — yöneticinin muhasebe notu
Kullanılmamış izin ücretleri ve kıdem tazminatı apartmanın gideridir; ortak giderlere uygun şekilde muhasebeleştirilir. KMK uyarınca ortak giderlerin dağılımı işletme projesine göre yapılır; belgeler ve ödeme dekontları muhafaza edilmelidir. Yönetici, genel kurula bilgiyi sunmak ve hesaplarda şeffaf olmakla yükümlüdür.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işten ayrılmadan önce izin kullanmak isterse yönetici reddedebilir mi?
İşin gereklilikleri ve iş organizasyonu nedeniyle reddedebilir, ancak bunun yazılı gerekçesi olmalı ve işçi ile makul bir çözüm aranmalıdır; aksi hâlde işçi zararını talep edebilir.
Kullanılmayan izinler işten ayrıldığında otomatik olarak kıdeme dahil mi edilir?
Evet; İş Kanunu uygulamasında kullanılmamış izinler ücret olarak ödenir ve kıdem tazminatı hesaplamasında ayrıca dikkate alınır.
İzin ücreti hesaplamasında net mi brüt mü baz alınır?
İzin ücreti hesaplamasında brüt ücret esas alınır; ödemede vergi ve prim kesintileri uygulanır.
Kapıcı izinde olduğu sürede SGK primi eksik bildirilirse ne olur?
Eksik bildirim SGK cezası ve geriye dönük prim farkı doğurabilir; düzeltme bildirgeleri ile hemen güncelleme yapılmalıdır.
İznin paraya çevrilmesi aidata nasıl yansır?
Kapıcı giderleri ortak gider olarak muhasebeleştirilir; işletme projesine göre dağıtım yapılır ve genel kurul bilgisiyle kayıt altına alınmalıdır. Kesin uygulama site/apartmana göre değişir; detay için mali müşavir veya avukatla görüşün.
