Akşam saatlerinde apartman yönetim odasında yöneticiyle konuşurken kapıcı, "Ayın sonunda işi bırakacağım, yıllık izin kullanmak istiyorum" diyor. Yönetici, aidat dengesi, devralan yeni personele devretme ve yasal yükümlülükler arasında ne yapılacağını hemen bilmek zorunda — çünkü yanlış adım hem iş hukuku hem de Kat Mülkiyeti Kanunu bakımından yönetime mali yük getirebilir.
1. Öncelikli kavramlar: yıllık izin, kıdem, ihbar ve KMK çerçevesi
Kapıcılar için iş ilişkisinin bir kısmı İş Kanunu kapsamında değerlendirilir; yıllık ücretli izin, kıdem ve ihbar süreleri İş Kanunu hükümlerine tabidir. Aynı zamanda kat malikleri ortak giderleri (KMK) kapsamında kapıcı giderini karşılamakla yükümlüdür. KMK madde 20 uyarınca ortak giderler arasında personel giderleri yer alır; bunun ne şekilde hesaplanacağı yönetim kararına ve bütçeye bağlıdır.
2. Kapıcı yıllık iznini kullanmak istediğinde yönetici için ilk kontrol listesi
- İş sözleşmesini ve varsa toplu sözleşme hükümlerini okuyun.
- Çalışanın hak kazandığı yıllık izin gün sayısını İŞ KANUNU hükümlerine göre hesaplayın.
- Kıdem/ihbar ve ücret hesaplarını (kullanılmayan izin ücreti dahil) brüt-net olarak çıkartın; bordro kayıtlarını kontrol edin.
- Ortak gider bütçesini gözden geçirip iznin aidata yansıtılma şekli hakkında karar alın.
- Gerekirse yönetim kurulunu/Genel Kurulu bilgilendirin; kararları karar defterine işleyin.
3. Yıllık izin kaç gün? Hesaplama ve kullanıma ilişkin temel kurallar
İş Kanunu'na göre yıllık izin süresi çalışanın kıdemine göre artar. İzin süresinin parça parça kullandırılması, işçinin talebi ve işin gerekleri gözetilerek düzenlenir. İşten ayrılmadan önce kullanılmayan izin hakları varsa bunların ücret karşılığı ödenmesi gerekir.
| Durum | Açıklama |
|---|---|
| İşten ayrılma öncesi izin kullanımı | İşçi talep ederse ve işin devamı uygunsa izin kullandırılabilir. |
| Kullanılmayan izinlerin ücreti | İşten ayrılmada bakiye izinler paraya çevrilir ve son ücretle ödenir. |
4. Pratik hesaplama: yıllık izin ücreti, kıdem ve ihbarın yönetim maliyeti
Yönetici, personel bordrosunu çıkarırken şu ögeleri dikkate almalıdır:
- Son 3 aylık ortalama brüt ücret (izin ücreti hesaplamasında referans alınır).
- Kıdem tazminatı (işten ayrılma sebebine göre ödenir; yönetimin sorumluluğu sözleşme ve uygulamaya göre değişir).
- İhbar tazminatı veya ihbar süresine uyulup uyulmadığı.
Bu hesapların doğruluğu için bordro ve SGK kayıtlarının kontrolü önemlidir; yanlış SGK bildirimi (ör. eksik gün, yanlış prime esas kazanç) yönetimi maddi sorumluluğa sokabilir.
5. Kapıcı izninin aidata yansıtılması: KMK m.20 uygulanışı ve karar mekanizması
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun ortak gider düzenlemeleri çerçevesinde kapıcı giderleri ortak gider sayılır. Ancak izne bağlı ödemenin aidata nasıl yansıtılacağı şu faktörlere bağlıdır:
- Yönetim bütçesi ve yıllık gider tahmini
- Genel Kurul'da daha önce belirlenmiş ödeme esasları
- Geçici veya ek gider niteliği (ör. toplu bir kıdem ödemesi) ve bunun kabulü
Genel Kurul kararı gerekiyorsa, yönetici konuyu gündeme almalı; karar defterine işletme hesabına ilişkin kayıtları düzgün şekilde işlemelidir.
6. Adım adım uygulama önerisi (yönetici için)
- Çalışanın yazılı talebini alın; izin tarihlerini netleştirin.
- Bordro verilerini kontrol ederek kullanılmamış izin gününü, kıdem ve ihbar tutarlarını hesaplayın.
- SGK işe/işten ayrılma bildirimlerini kontrol edin; eksik varsa düzeltme yapın.
- Ortak gider bütçesini ve Genel Kurul kararlarını kontrol ederek ödemeyi hangi hesap kaleminden yapacağınızı belirleyin.
- Gerekirse yönetim kurulunu veya Genel Kurulu bilgilendirin; kararı karar defterine kaydedin.
- Ödeme ve bordro kayıtlarını saklayın; gerektiğinde hesap raporunu kat maliklerine sunun.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, personel-bordro, izin takibi ve aidat dağılımını entegre eden çözümler süreci hızlandırır; örneğin BYönetim üzerinde binanızı kaydederek (https://byonetim.com.tr/create-building-step-1) otomatik tahakkuk ve bordro modüllerinden faydalanabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı iznini işten ayrılmadan kullanmak isterse zorunlu mudur?
Hayır. İşçinin talebi ve işin gerekleri birlikte değerlendirilir; taraflar anlaşırsa izin kullandırılabilir. Uygun değilse bakiye ücret ödenir.
Kullanılmayan yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır?
Genelde son ücretler ve prime esas kazanç dikkate alınarak kullanılmayan izin günleri için günlük ücretle çarpılarak hesaplanır; bordro kayıtları temel alınmalıdır.
Kapıcı kıdem tazminatını kim öder?
Kıdem tazminatı işverene (yani iş ilişkisini fiilen yürüten yönetim/temsilciye) ait bir sorumluluktur; ancak KMK kapsamında bu giderler ortak gider sayılacağından kat malikleri arasında paylaştırılır. Somut durumlar farklılık gösterebilir, gerektiğinde uzman görüşü alın.
İzin kullandırıldığında SGK bildirimi nasıl etkilenir?
İzin süreleri SGK primine esas çalışılan günleri etkileyebilir; işe giriş/işten ayrış bildirgeleri ve prime esas kazançların doğruluğu kontrol edilmelidir.
Genel Kurul izinsiz ödemeyi onaylamazsa yönetici ne yapmalı?
Yönetici, iş hukuku gereği çalışan haklarını yerine getirmekle yükümlüdür; Genel Kurul ile uzlaşma yolları aranmalı ve mümkünse ödemeler işletme hesabından yapılmalı, itiraz varsa hukuki danışmanlık alınmalıdır.
