Sabah asansörde komşularla konuşurken yönetici, geçen ay kapıcıya ikinci kez yakacak yardımı verildiğini ve bazı maliklerin bunun aidata yansımasını istediğini söylüyor — yönetici hangi tutarı bordroya nasıl işler, SGK bildirimi gerekir mi ve ortak giderlere hangi yöntemle yansıtılır? Bu rehberde 2026 uygulamalarına yönelik somut adımlar, yasal temel ve muhasebe pratikleri yer alıyor.
1. Kapıcıya yapılan ek ödemelerin türleri ve hukuki niteliği
Kapıcıya yapılan ek ödemeler genelde üç başlıkta toplanır: nakdi ilave (ikramiye, yakacak parası), ayni yardım (yakacak odun, kömür, doğalgaz tüpü vb.) ve sosyal/konut dışında kalan menfaatler. Bu ödemelerin hukuki niteliği sözleşme ve uygulamaya göre değişir; iş sözleşmesi veya toplu alışkanlık kapsamında sürekli hale gelmişse süreklilik gösteren ücret olarak değerlendirilir.
2. Bordro ve SGK bildirimi: Ne zaman ücret kabul edilir?
Eğer ödemeler düzenli veya beklenen periyotlarla yapılıyorsa (aylık, yıllık ikramiye düzeni vb.), bunlar ücret kapsamında bordroya ve SGK bildirgesine eklenmelidir. Tek seferlik, münferit ayni yardım niteliğindeki ödemeler için bordroya brüt ücret kaydı yapılmayabilir ancak vergi ve SGK yönünden değerlendirme şartlara göre değişir.
- Eğer iş sözleşmesinde açıkça yer alıyorsa: bordroya dahil edilmelidir.
- Sürekli uygulama varsa (ör. her yıl ocak ayında ikramiye): ücret kabul edilip bordroya yansıtılır.
- Tek seferlik ayni yardımlar için muhasebe gider kaydı yapılır; SGK prim matrahı değerlendirilir.
3. İşveren maliyeti: apartman/site için pratik hesaplama
Kapıcıya brüt ücret dışında sürekli ek ödeme eklendiğinde yönetim bu ek tutarın SGK ve vergi etkisini dikkate almalıdır. İşveren maliyetine SGK işveren payı, işsizlik sigortası işveren payı ve varsa gelir vergisi stopajı eklenir.
4. Aidata yansıtma: KMK ve uygulanabilir yöntemler
Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında ortak giderlerin paylaşımı yönetim planı veya genel kurul kararına göre yapılır. Kapıcı giderleri genelde ortak gider sayılır; ancak ek ödemelerin aidata yansıtılması için uygulanabilecek yollar şunlardır:
- Genel kurul kararıyla ek ödemelerin yıllık bütçeye dahil edilmesi ve tahakkuk yöntemi kararlaştırılır.
- Geçici veya münferit ödemeler işletme hesabından gider yazılır; sonrasında aidata dağıtım yapılır.
- Eğer yönetim planı eşit veya arsa payına göre paylaşım belirtiyorsa, aidat tahakkuku bu oranlara göre yapılır (KMK hükümleri ve yönetim planı esas alınır).
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Sürekli ödemeler (aylık ikramiye) | ✅ Genel kurul kararıyla bütçeye ekleyin; bordroya yansıtın. |
| Tek seferlik ayni yardım | ✅ İşletme gideri yazıp aidata tek ekleme ile dağıtın (karar kaydı önerilir). |
5. Muhasebe kaydı ve şeffaflık: yönetici için kontrol listesi
Aşağıdaki adımlar yöneticilerin hem hukuki hem de hesap verebilirlik açısından izlemeleri gereken asgari uygulamaları gösterir.
- Genel kurulda ek ödemelerin niteliğini ve dağıtım şeklini karara bağlatın; karar defterine işleyin.
- Her ödeme için fatura veya gider belgesi oluşturun; ayni yardım varsa kayıt ve tutanak düzenleyin.
- Bordroda sürekli ek ödeme varsa SGK prim matrahı ve gelir vergisi stopajını muhasebeciyle hesaplatın.
- Yıllık bütçe ve hesap döneminde bu kalemi ayrı bir gider hesabında gösterin; maliklere dönemsellik raporu verin.
Birçok yönetim hâlâ kâğıt ve Excel ile uğraşıyor; bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi araçlar aidat tahakkuku, bordro modülü ve raporlama ile sürecin şeffaf şekilde yürütülmesine yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıya verilen kömür veya doğalgaz tüpü her zaman bordroya dahil edilir mi?
Net cevap: Hayır. Tek seferlik ayni yardımlar genelde bordroya dahil edilmez; ancak düzenli ve sıradan bir uygulama haline geldiyse ücret niteliği taşır ve bordroya/SGK matrahına dahil edilmelidir.
Genel kurul kararına gerek olmadan yönetici tek başına ikramiye verebilir mi?
Net cevap: Yönetim planı veya bütçe izin vermiyorsa aylık/önemli tutarlı harcamalar için genel kurul kararı önerilir; aksi halde hukuki itiraz riski doğar.
Bordroya eklenen ikramiye için işveren ne kadar fazla prim öder?
Net cevap: Ödenecek tutar brüte göre değişir; işveren SGK işveren payı ve işsizlik sigortası payını öder. Kesin oran için güncel bordro hesaplaması ve mali müşavir görüşü gereklidir.
Ayni yardımın değeri aidata nasıl dağıtılır; eşit mi arsa payı mı uygulanır?
Net cevap: Yönetim planı veya genel kurul kararı belirleyicidir. Belirtilmemişse ortak gider paylaşımı genel kurul kararına veya mevcut uygulamaya göre düzenlenmelidir.
Kapıcıya yapılan ödemeler denetlenirse en çok hangi evraklar sorulur?
Net cevap: İş sözleşmesi, genel kurul kararı, bordro kayıtları, SGK bildirgileri, gider faturaları veya ayni yardım tutanakları en önemli belgelerdir.
Bu rehber kanun metni doğrudan yorumlamaz; uygulama detayları iş sözleşmesi, yönetim planı, vergi mevzuatı ve SGK kurallarıyla değişir. Somut durumda karar öncesi mali müşavir veya iş hukuku uzmanına danışılması uygun olur.
