Sabah toplantısında yöneticinin elinde duran bir not: “Kapıcı yıllık iznini devretmek istiyor; sezon yoğunluğundan dolayı şimdi kullanamayacağını söylüyor — yönetici ne yapmalı?” Site toplantısında herkes haklı; kapıcı izin kullanmazsa işverene yükümlülük kalır, fakat uygulama hatalı yapılırsa hem çalışanın hakları hem de apartman bütçesi zarar görebilir. Bu rehber, 2026 iş ve kat mülkiyeti pratiğinde yöneticilerin ve genel kurulun izlemesi gereken adımları, yasal sınırları ve kayıt prosedürlerini somut örneklerle açıklıyor.
1. Önce hangi hukuk kuralları uygulanır?
Kapıcılar bakımından yıllık izin düzenlemesi esas olarak 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında değerlendirilir. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) apartman/site yönetiminin işveren olarak sorumluluğunu belirlerken, çalışma koşullarına ilişkin detaylar İş Kanunu ve ilgili mevzuatta yer alır. İş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi veya yazılı işyeri uygulamaları varsa onlar da bağlayıcıdır.
2. Yıllık iznin devri hukuken hangi hallerde mümkündür?
İş Kanunu çerçevesinde yıllık izin, çalışanın talebiyle ve tarafların anlaşmasıyla kısmî olarak başka bir döneme bırakılabilir; ancak temel ilke izinlerin çalışanın dinlenme hakkı olarak kullandırılmasıdır. Uzun süreli devretmeler veya iznin ücret karşılığı nakde çevrilmesi (istisnai haller dışında) sınırlıdır.
- Hekimler, analık veya askerlik gibi kanunda öngörülen haklarda farklı düzenlemeler olabilir; kapıcı özelinde genel uygulama İş Kanunu’na göre değerlendirilmelidir.
- İşverenin izni kullandırmama iddiası varsa, somut gerekçe (iş organizasyonu, yerini doldurmama vb.) belgelenmeli.
3. Apartman yöneticisinin (işverenin) pratik kontrol listesi
Yönetici olarak yapılması gereken adımlar net ve kayıtlı olmalıdır. Aksi halde ileride kıdem/tazminat hesaplamalarında veya işçi şikayetlerinde sorun çıkar.
- Çalışanın yazılı talebini alın; hangi iznin hangi döneme devredileceği açık olsun.
- İş sözleşmesi ve önceki uygulamalarla tutarlılığı kontrol edin.
- Genel Kurul veya yetkili organ onayı gerektiriyorsa bunu karara bağlayın ve karar defterine işleyin.
- SGK ve bordro kayıtlarını izin devrine göre düzenleyin; ücret ödemeleri ve varsa fazla mesai/ikramiyeler etkileniyorsa bordroda gösterin.
- İzin kullanılmadığında hangi tarihte kullanılacağı veya ödeneceği konusunda kesin tarih/süre koyun.
4. Muhasebe ve aidata yansıtma: uygulama adımları
Kapıcıya ilişkin ücret, SGK primleri ve izin ücretlerinin kaydı işletme hesabında açık ve izlenebilir olmalıdır. İznin devri ve sonucunda ortaya çıkan ödemeler nasıl kaydedilir:
- İzin ücreti normal maaş gibidir; bordro üzerinden ödenir ve SGK matrahına dahildir.
- İzin kullanımının ertelenmesi sonucunda ileride toplu ödeme yapılacaksa, bu ödemeler zamanı geldiğinde bordroda gösterilmeli ve işletme hesabına gider olarak kaydedilmelidir.
- Eğer izin kullanılmadığı için tazminat hesabı gerekiyorsa (işten ayrılma vb.), kıdem hesabında kullanılmamış izin günleri dikkate alınır.
| Durum | Muhasebe/Kayıt |
|---|---|
| İzin kullanıldı | ✅ Bordro üzerinden normal maaş kaydı |
| İzin ertelendi (yazılı) | ✅ Erteleme anlaşması saklanır; ileride ödemede bordro |
5. Kıdem ve işten ayrılma durumunda yıllık izin etkisi
Çalışanın ayrılması halinde, kullanılmamış yıllık izinler ücret karşılığı ödenir. Bu hesaplama kıdem tazminatını ve işletme yükünü etkileyebilir. Kıdem tazminatının ne şekilde hesaplanacağı somut koşullara göre değişir; bu nedenle hesaplama yapılırken bordro kayıtları ve izin kayıtları esas alınmalıdır.
6. Uygulamada sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir?
Sık karşılaşılan sorunlar: izin taleplerinin sözlü bırakılması, genel kurul kararı gerekmesine rağmen karar alınmaması, bordronun doğru düzenlenmemesi, SGK bildirim hataları. Bunların önüne geçmek için somut adımlar öneriyoruz.
- Sözleşme ve uygulamaları merkezi dosyada saklayın; her izin talebi yazılı olsun.
- Bordro ve SGK işlemlerini zamanında yapın; eksik primler ileride apartmana maliyeti artırır.
- Genel Kurul’un karar yetkisi olan hususlarda prosedürü takip edin; karar defteri ve tutanakları eksiksiz tutun.
Eğer bu süreci dijitalleştirip izin, bordro ve ödeme takibini tek bir yerde güvenli şekilde yönetmek isterseniz, BYönetim gibi bir çözümle (deneme bağlantısı: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1) dosya, bordro ve karar takibini kolaylaştırabilirsiniz. Bu tür araçlar yazılı onay saklama, bordro entegrasyonu ve raporlama ile yönetici iş yükünü azaltır.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı yıllık iznini tamamen devredebilir mi?
Genel ilke çalışanın dinlenme hakkıdır; tam devretme olağan değildir. Yazılı anlaşma ile sınırlı erteleme mümkün olabilir ancak her somut durumda değerlendirme gerekir.
Yazılı anlaşma yoksa yönetici izni daha sonra ödeyebilir mi?
Yönetici ödeyebilir ancak anlaşmazlık riskine karşı yazılı delil bulundurmak önemlidir; aksi halde işçi iddiası ön planda olur.
Kullanılmamış izinlerin ücret karşılığı ödemesi nasıl hesaplanır?
Kullanılmamış gün sayısı, günlük ücret üzerinden hesaplanır; bordro kayıtları ve varsa toplu uygulamalar dikkate alınır. Somut hesaplama değişir; gerektiğinde uzman mali müşavir veya avukata danışın.
Genel Kurul iznin ertelenmesine karar vermeli mi?
Genel Kurul normalde iş ilişkilerini doğrudan düzenlemez; fakat yönetim yetkisi ve bütçe etkileri açısından önemli hususlarda karara bağlanması tavsiye edilir. Karar alınması gerekiyorsa karar defterine işlenmelidir.
SGK bildirimi ve bordro hatası olursa ne olur?
Eksik veya yanlış SGK bildirimi, sonradan prim borcu ve idari ceza riskini doğurur. Bu tür durumlarda oluşabilecek maliyetler apartman bütçesini etkiler; kayıtların düzgün tutulması gerekir.
