Hafta sonu asansör bakımını organize etmeye çalışırken kapıcı size gelip yıl içinde kullanmadığı 10 gün izin talep etti. Yönetim kurulu ne yapmalı? Bu talep nasıl kayda geçirilir, izin ücreti nasıl hesaplanır ve SGK/aidat üzerinde ne değişir? Gerçekçi bir apartman senaryosuyla başlayalım: yönetici sorumlulukları, bordro kayıtları ve KMK çerçevesinde atılacak adımları netleştiriyoruz.
1. Kapıcının yıllık izin hakkı – hangi kurallar uygulanır?
Kapıcı hizmet ilişkisi iş hukuku kapsamında bir iş sözleşmesiyle yürütülüyorsa kapıcı işçi olarak değerlendirilir. Bu durumda yıllık ücretli izin hakkı 4857 sayılı İş Kanunu hükümlerine göre belirlenir. İş Kanunu’na göre işçinin hizmet süresine göre asgari izin süresi artar; örneğin bir yıldan fazla bir yıldan beş yıla kadar 14 iş günü, beş yıldan fazla 14 günden fazla olabilmektedir. Yönetici veya yönetim kurulu, kapıcıyla yapılan sözleşmede daha elverişli haklar öngörmüşse (daha uzun izin vb.) ona uyulmalıdır.
2. İzin talebi nasıl kayda geçirilir? (yönetici için somut adımlar)
İzin talepleri yazılı şekilde alınmalı ve karar defterine/kayıtlara geçirilmelidir. Aşağıdaki adımları izleyin:
- Kapıcının izin talebini yazılı olarak alın (e-posta, SMS veya el yazısı kabul edilir).
- Yönetim kurulu kararıyla izin onayını veya reddini karar defterine not edin; onay koşullarını (tarih, yerine vekâlet vb.) belirtin.
- Bordro döneminde izin günlerini ücret hesaplamasına işleyin ve SGK bildirgesini uygun şekilde düzenleyin.
3. İzin ücreti nasıl hesaplanır? (brüt/net karşılığı ve bordro kaydı)
İzin ücreti, işçinin normal ücretinin izinde geçen günlere isabet eden kısmıdır. Hesaplama şu şekilde özetlenebilir:
- Günlük ücret = aylık brüt ücret / aylık fiili çalışma gün sayısı (genelde 30 veya bordro pratiğine göre kullanılır).
- İzin ücreti = günlük ücret × izin günü sayısı. Bu ücret bordroya normal ücret gibi yansıtılır; SGK ve vergisel kesintiler aynen uygulanır.
- Eğer kapıcı ek ödeme, yakacak, konut vs. gibi olanaklar alıyorsa bu ödemelerin izinde nasıl korunacağı sözleşmeyle belirlenir.
Yönetici, bordro programında izin günlerini net olarak işleyerek ücret, SGK matrah ve işveren paylarını doğru hesaplamalıdır.
4. İzin süresince SGK ve işveren yükümlülükleri
İş sözleşmesi devam ettiği sürece işveren (yani yönetim/kat malikleri kurulu tarafından görevlendirilen yönetici) izindeki işçinin SGK primlerini ödemeye devam eder. İzin, işten ayrılma değil; dolayısıyla Aylık prim ve hizmet bildirgesi (Aylık GSS ve SGK bildirgeleri) düzenlenmeye devam eder.
5. İzin maliyeti aidata nasıl yansır? KMK 20 çerçevesi
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) ortak gider paylaşım esasları uyarınca kapıcı giderleri ortak gider niteliğindedir. KMK uyarınca (örneğin KMK kapsamında ortak giderler tanımı), kapıcı maaşı ve bordro ile ilgili işveren maliyetleri ortak gider hesabına dahil edilerek maliklerin arsa paylarına göre paylaştırılır.
Uygulamada dikkat edilecekler:
- Yıllık veya aylık bütçede kapıcı izin dönemine ait ücret ve işveren primleri öngörülmeli; izne bağlı ek ödeme (ör. vekil ücretleri) varsa bütçeye konulmalıdır.
- Genel Kurul’da onaylanan bütçe ve gider kalemleri doğrultusunda aidat tahakkuku yapılmalı; yönetim planında farklı bir düzenleme yoksa arsa payı esas alınır.
6. İzne ilişkin anlaşmazlıklar: sık görülen sorunlar ve çözüm yolları
Sık çıkan problemler: iznin izinsiz, kayıtsız kullanılması; ücret hesaplama itirazları; vekalet ücretinin kim tarafından ödeneceğine dair uyuşmazlıklar. Yönetici olarak şu çözümleri uygulayın:
- İzin politikasını yazılı hale getirin; hangi dönemlerde vekil tutulacağı, ücretinin nasıl ödeneceğini belirleyin.
- İtiraz durumunda bordro kayıtlarını, izin yazısını ve yönetim kararı belgelerini sunun; gerektiğinde bir iş hukuku uzmanına danışın (somut durum hukuki değerlendirme gerektirebilir).
Bu süreçleri dijitalleştirmek isterseniz, kapıcı izinleri, bordro kayıtları ve aidat yansıtmasını tek platformda toplamak yönetimi kolaylaştırır; hızlı kayıt ve denetim için bir adım atmak isterseniz BYönetim’in ücretsiz deneme kaydı sayfasından başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının yıllık izni kaç gündür?
İş Kanunu’na göre hizmet süresine bağlı olarak değişir; bir yıldan beş yıla kadar genelde 14 iş günü gibi asgari süreler öngörülür. Somut süre iş sözleşmesiyle farklı belirlenmişse ona bakılmalıdır.
İzin süresince SGK primini kim öder?
İş sözleşmesi devam ettiği için işveren (yönetim) SGK primlerini ödemeye devam eder; izne çıkış işten ayrılma anlamına gelmez.
Kapıcı izinde vekil tutmak zorunlu mudur ve maliyeti kim öder?
Vekil tutmak zorunlu değildir; ancak hizmetin aksaması durumunda yönetim kararıyla vekil tutulabilir. Maliyet genel gider kapsamında aidata yansıtılır; karar defterinde onaylanmalıdır.
İzin talebi yazılı olmazsa kabul edilmez mi?
Yazılı belgeler ispat için önemlidir; fiilen verilen izin de geçerli sayılabilir ancak sonradan uyuşmazlık çıkmaması için yazılı kayıt tavsiye edilir.
İzne ilişkin anlaşmazlık çıktığında yönetici ne yapmalı?
Öncelikle bordro ve izin kayıtlarını sunun, yönetim kurulu kararını gösterin; somut hukuki ihtilaflarda iş hukuku konusunda uzman avukata danışılması uygun olacaktır.
