Kapıcı dairesinde kışın soba için yığılmış odunlar, yönetici masasında duran ay sonu market fişleri ve bazı maliklerin doğrudan kapıcıya verdiği gıda paketleri... Yönetim kurulunun elinde bu ayni yardımların bütçeye veya aidata nasıl yansıtılacağı, hangi kayıtlara alınacağı ve yönetim planına uyum konusundaki sorularla dolu bir zarf var.
Sorun: Ayni yardımlar neden tartışma yaratır?
Kapıcıya yapılan ayni yardımlar (yakacak, yiyecek, kıyafet gibi ayni nitelikli destekler) hem iş hukuku hem kat mülkiyeti/muhasebe açısından belirsizlik yaratır. Malikler katkı sağlarken kaydın şeffaf olmaması aidat dengesizliği, vergisel sorun ve genel kurul itirazlarına yol açabilir.
Hukuki çerçeve — KMK ve ilgili hükümler
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) uyarınca ortak giderlerin belirlenmesi ve tahakkuku genel kurul yetkisine ve yönetim planına bağlıdır. KMK’nın 20. maddesi (ortak giderlerin paylaşımı ilkesine ilişkin hükümler) uyarınca ortak gider tanımı ve paylaşım ölçütleri önem taşır. Kapıcıya sağlanan ayni yardımların aidata yansıtılabilmesi için genel kurula dayanan bir karar veya yönetim planında açık hüküm olması gerekir.
Uygulama seçenekleri — hangi yöntemler geçerli?
Pratikte farklı yaklaşımlar görülür. Aşağıda apartmanların kullandığı üç temel yöntem özetlenmiştir:
- Genel kurul kararıyla ortak gider olarak gösterme: Genel kurul, kapıcı için yapılan ayni yardımları ortak gider kapsamına alırsa (ör. yıllık yakacak gideri), bu tutarlar aidata yansıtılabilir.
- Maliklerin bireysel desteği olarak kaydetme: Bireysel maliklerin doğrudan verdiği ayni yardımlar malikin şahsi harcaması sayılır; işletme hesabına alınmaz.
- İdari kayıt ve mahsup: Yönetim, kapıcıya verilen ayni yardımları belgeleyip (fatura, makbuz, teslim tutanağı) yönetim hesabında gider kaydı yapar; bu giderin nasıl paylaşıldığı yönetim planı veya genel kurul kararıyla belirlenir.
Kayıt ve muhasebe: nasıl belgeleyip deftere geçirirsiniz?
Şeffaflık için izlenmesi gereken asgari adımlar:
- Her ayni yardım için teslim tutanağı hazırlayın — tarih, ne verildiği, miktar, alan kişi (kapıcı) ve iki tanık/ yönetimce onay.
- Satın alma varsa faturayı veya fişi ekleyin; ayni değeri hesaplanacaksa piyasa rayicine göre değer biçin ve yazılı kayda geçirin.
- Gider kaydını işletme defterine işleyin; ortak gider olarak paylaştırılacaksa genel kurul kararı veya yönetim planında bu kaynak belirtin.
| Durum | Uygulanabilirlik |
|---|---|
| Bireysel malikten doğrudan ayni yardım | ✅ Yönetim hesabına alınmaz (malikin şahsi desteği). |
| Genel kurul kararıyla ortak gider yazma | ✅ KMK uyumlu, aidata yansıtılabilir. |
Örnek hesaplama: yıllık yakacak giderinin aidata yansıtılması
Senaryo: 30 daireli apartmanda genel kurul yakacak gideri olarak yıllık 30.000 TL (piyasa değeri) belirledi. Paylaştırma arsa payına göre yapılacaksa her dairenin payı şöyledir:
- Toplam gider: 30.000 TL
- Daire sayısı: 30
- Basit eşit dağılım: 30.000 / 30 = 1.000 TL/daire yıllık (aylık ≈ 83,33 TL)
Bu karar yönetimce destekleyici belgelerle (tutanak, tutundurma) muhasebeye kaydedilir. İşçi ücretine ek olarak gösterilmeyecekse SGK/gelir vergisi açısından ücret niteliği taşımadığına dikkat edin; aksi halde bordro ve SGK bildirimi gerekecektir.
Kapıcı ödemelerinde SGK ve bordro açısından dikkat edilecekler
Eğer ayni yardımın ekonomik değeri ücret yerine geçecek şekilde düzenli ve zorunlu hale geldiyse, bu tutar işçilik unsuru sayılabilir ve SGK bildirimi ile gelir vergisi yükümlülükleri doğabilir. Bu durumda 4857 sayılı İş Kanunu ve SGK mevzuatı çerçevesinde hareket edilmeli, bordro ve prim yükümlülükleri göz önünde bulundurulmalıdır.
Pratik adımlar — yönetici için kontrol listesi
- Genel kurula konu varsa gündeme açık şekilde ekleyin ve karar alın.
- Tüm ayni yardımları belgeleyin: makbuz, teslim tutanağı, fotoğraf.
- Eğer gider ortak paylaşılıyorsa bu dağılımı tutanağa bağlayın ve işletme defterine kaydedin.
- Ücret yerine geçme ihtimali varsa mali müşavir veya avukatla SGK/vergisel sonuçları değerlendirin.
- Yönetime kolaylık sağlamak ve dijital kaydı sürtünmesiz yapmak isterseniz BYönetim üzerinden bina kaydı oluşturup (6 ay ücretsiz deneme) ayni giderleri, makbuz ve tutanakları dijital saklayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıya verilen odun veya kömür aidata alınabilir mi?
Genel kurul kararıyla ortak gider kabul edilirse ve yönetim planına uygun paylaştırma yapılırsa aidata yansıtılabilir. Aksi halde bireysel destek sayılır.
Malik doğrudan kapıcıya yiyecek verdi, bunu işletme defterine kaydedebilir miyim?
Bu tür bireysel yardımlar genellikle malikin şahsi harcaması sayılır; yönetim hesabına alınması için malikin yazılı isteği ve genel kurul kararı gerekir.
Ayni yardım ücret yerine sayılırsa ne olur?
Eğer ayni yardım düzenli, zorunlu ve ekonomik değer olarak ücret yerine geçiyorsa SGK ve vergi açısından bildirim ve prim yükümlülüğü doğabilir; mali müşavirle değerlendirin.
Belgelenmemiş ayni yardımları sonradan nasıl kayıt altına alırım?
İlgili maliklerden teslim tutanağı alın, piyasa değerine göre tarihli değer tespiti yapın ve genel kurul onayı ile işletme defterine kaydedin.
Yönetim planında bu konu yoksa ne yapılmalı?
Yönetim planını değiştirmek veya genel kurulda açık bir karar almak en sağlam yöntemdir; karar alınmadan sürekli aidata yansıtma uygulanmamalıdır. Somut durumlar için uzman (mali müşavir / avukat) görüşü alınması uygundur.
