Akşam saat 19:00'da site girişindeki toplantı salonunda çağrı yapıldı, çağırılan 120 bağımsız bölümden sadece 18 maliki geldi; arsa payı ve sayı çoğunluğu sağlanamadı. Yönetici ne tutanak tutacak, hangi çağrı usulü izlenecek ve bu durum karar defterine nasıl kaydedilecek? Bu rehber, çoğunluk sağlanamadığı hallerde yapılması gerekenleri somut adımlarla açıklıyor.
"Çoğunluk sağlanamadı" tespitinin hukuki dayanağı ve ne anlama geldiği
Kat Mülkiyeti Hukuku uyarınca kat malikleri kurulu toplantılarında karar yeter sayısı bazı kararlar için arsa payı ağırlıklı, bazıları için bağımsız bölüm sayısı ağırlıklı belirlenir. Çağrıya rağmen toplantıda bu yeter sayılar sağlanamazsa toplantı nispi çoğunluk sağlanana kadar yeniden çağrılır veya Kanun ve kat mülkiyeti yönetimine göre ikinci toplantı düzenlenir. Bu rehberde somut kanun maddesi ataması yapmaktan kaçınıyoruz; mevzuat ve uygulama açısından tereddüt varsa uzman görüşü alınmalıdır.
Toplantı sırasında hemen tutulması gereken tutanak: "Çoğunluk Sağlanamadı Tutanak"
Toplantıyı yönetenin hemen düzenlemesi gereken temel belge, toplantı salonunda yapılan yoklamaya ilişkin açık ve kısa bir tutanak olmalıdır. İçeriği şu unsurları barındırmalıdır:
- Toplantı tarihi, saati ve yeri.
- Çağrı şeklini (ilan, yazılı çağrı, tebligat vs.) ve çağrı tarihlerini kısaca belirtme.
- Toplantıda hazır bulunan kat maliklerinin veya temsilcilerin sayısı ve toplam arsa payı miktarı (tasnifli özet hâlinde).
- Hangi kararlar için yeter sayının sağlanamadığının açıkça yazılması: sayı çoğunluğu/arsa payı çoğunluğu belirtilmeli.
- Tutanakta toplantıyı yöneten kişinin veya çağrı sahibinin imzası ve tarih.
| Madde | Örnek Kısa İfade |
|---|---|
| Katılımcı sayısı | 18/120 (bağımsız bölüm) |
| Toplam arsa payı | %12,5 (toplam arsa payına göre) |
Sonraki adım: Tekrar çağrı (ikinci toplantı) usulü ve çağrı süresi
Çoğunluk sağlanamadığında uygulanan yöntem genellikle yönetim planı veya kat mülkiyeti yönetmeliğine göre belirlenir. Genel uygulama şöyle işler:
- Yönetim planında ikinci toplantıya ilişkin özel düzenleme varsa ona uyulur.
- Yönetim planında hüküm yoksa, çağrı usulü daha önce yapılan ilandan/tebligattan farklı olmayacak şekilde yeniden yapılır; bazı uygulamalarda ikinci çağrıda toplantı çoğunluk aranmaksızın yapılır ama bu durum yönetim planına göre değişir.
- Çağrı belgelerinde tutanakta belirtilen çoğunluk sağlanamadığına dair kısa bilgi yer alır.
Karar defterine kayıt: "Çoğunluk sağlanamadı" kaydının formu ve noter tasdiki
Karar defterine geçirilecek kayıtlar hem ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olacak hem de resmi prosedürün bir parçasıdır. Kayıtta bulunması gerekenler:
- Toplantı çağrısının usulü ve tarihi,
- Toplantıda hazır bulunanların listesi (kısmi özet ile arsa payı belirtilerek),
- Çoğunluk sağlanamadığı tespiti ve buna ilişkin tutanak referansı,
- Yeniden çağrı yapılacak tarih (eğer belirlendiyse) veya uygulanacak usulün kısa açıklaması,
- Toplantıyı yönetenin imzası.
Karar defteri genelde noter tasdikli olmalıdır. Toplantı öncesi veya toplantı sonrası noter tasdiki, yerel uygulamaya göre değişir; şüphe durumunda noter ile koordinasyon sağlanmalıdır.
Pratik örnek: 2. çağrı ve alınabilecek kararlar
Örnek uygulama akışı:
- İlk toplantıda çoğunluk sağlanamadı; tutanak ve deftere kayıt yapıldı.
- Yönetim planına göre 10 gün içinde ikinci çağrı yapılacaksa, bu süre ve çağrı yöntemi yazılı olarak duyurulur.
- İkinci toplantıda yeter sayının aranıp aranmayacağı yönetim planına göre kontrol edilir; yönetim planında hüküm yoksa genel teamüle göre ikinci toplantıda da yeter sayıya bakılır veya arsa payı ağırlıklı kararlar için arsa payı çoğunluğu istenebilir.
- Alınan tüm kararlar yine karar defterine eksiksiz işlenir; alınan kararlar ve oy dağılımı belirtilir.
Yönetici ve yönetime pratik öneriler
Toplantılarda çoğunluk sorununu azaltmak için uygulanabilecek bazı pratik adımlar:
- Çağrıyı farklı kanallardan (ilan panosu, yazılı tebligat, e-posta, SMS) en az 2 kez duyurun.
- Toplantı öncesi hazırbulun listesi ve arsa payı özetini yöneticinin hazır bulundurmasını sağlayın.
- Kat maliklerine gündemi ve alınacak kararların önemini kısa açıklayan bilgilendirici not gönderin; kritik kararlar için katılım teşvik edilir.
- Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi araçlar çağrı, hazirun, karar defteri ve bildirim süreçlerini kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Çoğunluk sağlanamadığında toplantı iptal mi sayılır?
Net cevap. İlk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamadıysa o toplantıda oylama yapılamaz; genelde yeniden çağrı yapılır. Yönetim planı hükümlerine göre ikinci toplantı usulü belirlenir.
Karar defterine "çoğunluk sağlanamadı" kaydı nasıl yazılmalı?
Net cevap. Tarih, çağrı şekli, hazır bulunanların sayısı ve arsa payı oranı, çoğunluğun sağlanamadığına dair açık ifade ve toplantıyı yönetenin imzası olmalıdır.
İkinci toplantıda yine çoğunluk sağlanamazsa ne yapılır?
Net cevap. Yönetim planı ve kanuna göre hareket edilir; bazı durumlarda üst üste birkaç çağrı yapılır veya mahalli uygulamalara göre alternatif usuller devreye girer. Kesin uygulama için yönetim planına bakılmalı veya uzman görüşü alınmalıdır.
Hazirun cetveli ve arsa payı hesabı nasıl düzenlenir?
Net cevap. Hazirun cetvelinde hazır bulunan her bağımsız bölüm ve temsilcisi, bağımsız bölüm numarası ve o bölümün arsa payı yazılır; toplam arsa payı üzerinden çoğunluk değerlendirmesi yapılır.
Karar defteri noter tasdiki zorunlu mu?
Net cevap. Karar defterinin noter tasdiki genel uygulamada beklenir; yerel uygulamaya veya yönetim planına göre değişebilir. Şüphe hâlinde noterden tasdik alınması güvenlidir.
