Genel kurul salonunda iki kat malikinin itirazları uzayınca saatler geçti; gündemdeki tadilat maddesi ilk toplantıda karara bağlanamadı. Yönetici olarak ne yapacağınızı, yeni çağrı gerekip gerekmediğini, hazirun ve karar defteri kayıtlarını nasıl düzenleyeceğinizi mi merak ediyorsunuz? Bu rehber, Kat Mülkiyeti mevzuatı ve pratik uygulamalar ışığında adım adım yol gösterir.
1. "İlk toplantuda karar alınamaması" ne demektir?
Bir genel kurul gündem maddesi, toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamadığı veya toplantı tutanaklarında usul hatası olduğu için bağlanamaz. "Karar alınamamak" durumu iki şekilde ortaya çıkar:
- Toplantı yeter sayısı sağlanamadığı için gündemin maddesi oylamaya sunulamamış olması.
- Oylama yapıldı ancak Kat Mülkiyeti Kanunu veya yönetim planı gereği aranan arsa payı/sayı çoğunluğu sağlanmamış olması.
2. Hukuki dayanak: hangi kurallar geçerlidir?
Kat Mülkiyeti uygulamalarında genel kurul ve karar yeter sayıları yönetim planı ile Kat Mülkiyeti hükümlerine göre şekillenir. Somut maddeler için Kanun adı belirtilmelidir; uygulamada yönetim planı hükümleri bağlayıcıdır. Ayrıca toplantı çağrısı ve tutanak düzeni için örnek uygulamalar Yargıtay içtihatlarında yer alır; uygulama farklılıkları olabileceği için şüpheli durumlarda uzman hukuki görüş alınmalıdır.
3. İlk toplantuda karara bağlanamayan gündem için izlenecek adımlar (pratik yol haritası)
- Toplantı tutanağına "gündem maddesi karara bağlanamamıştır" şeklinde açık kayıt düştüğünden emin olun.
- Eğer toplantı sırasında ikinci bir toplantı çağrısı yapılmamışsa, yönetim kurulu/kat malikleri veya yönetici tarafından yeni toplantı tarihi ilan edilir; yönetim planı veya kat maliklerinin kararına göre yeni çağrı usulü takip edilir.
- Yeni çağrıda gündemin aynı biçimde ve süre kurallarına uygun olarak tekrarlanması gerekir; çağrı ve ilan şekli yönetim planına uygun olmalıdır.
- Tekrarlayan toplantıda karar yeter sayısı yönetim planında farklı öngörülmüşse o kurala göre oylama yapılır; aksi halde genel uygulama gereği ikinci toplantıda daha düşük bir yeter sayıyla karar alınabilir.
4. Çağrı usulü ve hazirun listesi: nelere dikkat edilmeli?
Tekrarlayan toplantı çağrısı yaparken yönetim planındaki usul ve sürelere uyulmalıdır. Çağrı şekli (ilan, tebligat, elden bildirim) yönetim planında belirlenmişse ona göre işlem yapılır. Hazirun listesi ilk toplantıdaki katılımcıları gösterir; tekrar yapılacak toplantıda yeni hazirun düzenlenir ve karar defterine işlenir.
- Hazirun listesinde kat maliklerinin isimleri, bağımsız bölüm numaraları, temsilci varsa vekâlet bilgileri olmalıdır.
- Eğer aynı gündem maddesi için aynı toplantı günü içinde 2. çağrı yapılacaksa yönetim planı bu usulü düzenlemiş olabilir; yoksa yeni çağrı yapın.
5. Karar defterine kayıt ve noter tasdiki: uygulama önerileri
Karar defterine kayıtlarda usul hatası, eksik bilgi veya imza problemleri sonrası kararların iptali gündeme gelebilir. Karar alınamayan gündem maddesi de kararlı şekilde deftere geçirilmelidir:
- Tutanakta toplantı tarihi, saat, gündem, karar alınamama nedeni ve hazirun bilgileri yer almalı.
- Noter tasdiki gereken haller (yönetim planı hükümleri/yerel uygulama) varsa tasdik zamanlamasına dikkat edin; noter onayı her sayfa için alınmalı.
6. İkinci toplantıda karar alınamazsa neler olur?
Eğer tekrarlayan toplantıda da karar alınamazsa, en pratik yol ilgili gündem maddesinin yeniden düzenlenip açık bir öneri metni ile bir sonraki olağan veya olağanüstü genel kurula bırakılmasıdır. Masraf, tadilat veya sözleşme gibi aciliyet gerektiren konularda yönetim kurulu veya yöneticinin geçici tedbir alma yetkisi yönetim planına ve hukuka göre sınırlıdır; somut durumlarda hukuk danışmanına başvurulmalıdır.
7. Uygulamada yönetici olarak pratik ipuçları
- Gündem metinlerini karar alınabilecek şekilde net, maliyet ve seçenekleri gösterir biçimde hazırlayın.
- Toplantı çağrısını ve belgeleri önceden paylaşarak maliklerin bilgilendirilmesini sağlayın; bu katılımı ve anlaşmayı artırır.
- Toplantı öncesi alternatif çözüm önerileri (kademeli onarım, teklif karşılaştırması) sunmak oylama şansını yükseltir.
Sıkça Sorulan Sorular
İlk toplantıda karar alınamazsa aynı gün içinde ikinci çağrı yapılabilir mi?
Yönetim planı veya toplantı çağrısında açık hüküm yoksa genelde yeni çağrı için ilan ve süre kurallarına uyulması gerekir; aynı gün ikinci çağrı ancak plan ve çağrı kurallarına göre mümkünse geçerlidir.
Hazirun listesi hangi toplantıda kullanılmalıdır?
Her genel kurul toplantısı için ayrı hazirun düzenlenir; ilk toplantıda düzenlenen liste yinelemede kullanılamaz, ikinci toplantıdaki katılımcılar yeni hazirunu oluşturur.
Karar defterine "karar alınamadı" yazmak yeterli mi?
Hayır. Tutanağın nedenini, katılımcı sayı/arsa payı bilgilerini ve varsa itirazları açıkça kaydetmek delil ve ilerleyen süreç açısından önemlidir.
Yönetici tek başına gündemi tekrar çağırabilir mi?
Çağrı yetkisi yönetim planına ve kat maliklerinin yetkilerine bağlıdır; çoğu uygulamada yönetici/yonetim kurulu çağrı yetkisine sahiptir ancak usule uygun ilan yapılmalıdır.
Tekrarlayan toplantıda hangi karar yeter sayısı uygulanır?
Karar yeter sayısı yönetim planında farklı belirlenmişse yönetim planı uygulanır; aksi halde genel uygulama olarak ikinci toplantıda nispi çoğunlukla karar alınabilmektedir. Somut durum farklılık gösterebileceği için gerektiğinde hukuk danışmanı ile görüşün.
