Genel kurul toplantısından sonra bir yönetici elinizdeki karar defterine bakarken fark eder: hazirun cetvelindeki bazı imzalar eksik, sayı hatalı veya arsa payları yanlış yazılmış. Toplantıda alınan aidat artışı ve gider onayı varsa herkesin gözü korkar — kararlar iptal olur mu, ne yapmak gerekir?
Hazirun cetveli nedir; hangi bilgiler mutlaka olmalı?
Hazirun cetveli, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında kat malikleri veya vekillerinin toplantıya katılımını gösteren ve karar yeter sayısının (sayı ve arsa payı) tespitinde kullanılan temel belgedir. Temelde şu bilgiler olmalıdır:
- Kat maliki veya vekilinin açık adı-soyadı (veya firma adı),
- Bağımsız bölüm numarası,
- İmza veya noter/sanık huzurunda atılmış elektronik imza ifadesi,
- Arsa payı yazılı veya hesaplanabilir şekilde gösterilmiş olması.
Hangi hatalar kararları doğrudan etkiler?
Her hata kararın iptalini gerektirmez. Aşağıda etki derecesine göre yaygın hatalar sıralanmıştır:
- Ciddi hata (karar yeter sayısını doğrudan etkiler): Arsa paylarının yanlış yazılması veya katılımcı sayısının ciddi biçimde eksik gösterilmesi — bu hata alınan kararın sayısal/arsa payı çoğunluğunu değiştirebiliyorsa, kararın geçerliliği tartışmaya açık olur.
- Biçimsel hata: İmza eksikliği veya eksik unvan bilgisi gibi-ancak kimlerin katıldığı diğer belgelerle ispatlanabiliyorsa genelde düzeltilebilir.
- Tarih/yer uyumsuzluğu: Tutanağın tarihi ile hazirun cetveli arasında çelişki varsa bu durum şüphe doğurur; ancak somut delillerle (ör. fotoğraf, çağrı belgeleri) giderilebiliyorsa iptal gerekmez.
İlk yapılması gerekenler: idari düzeltme ve belge tamamlama
Yöneticinin hatayı fark etmesi durumunda öncelikle atacağı adımlar yönetimin sorumluluğunu yerine getirdiğini gösterir. Hızlı yapılması gerekenler:
- Hatanın türünü ve etkisini belgeleyin; cetvelin fotoğrafını, tutanak nüshasını saklayın.
- Genel kurulda hazır bulunanların imzalarını ve varsa toplantı fotoğraflarını, çağrı mektuplarını toplayın.
- Eğer eksik imza veya yazım hatası varsa, katılımcılardan durumu açıklayan kısa bir düzeltme beyanı (imzalı) alın.
- Kararın türüne göre (ör. idari onay vs. statüde değişiklik) yönetim kurulu veya kat malikleriyle acil bir ikinci toplantı düzenlemeyi planlayın.
Yönetici sorumluluğu ve KMK çerçevesi
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kanun adı belirtilerek) genel kurulla ilgili usul kurallarını doğrudan düzenler; hazirun cetveli özel olarak Kanun metninde tek tek yazılmasa da genel kurul usulüne ilişkin usul ve esaslar mahkemece incelenir. Yönetici, çağrı, tutanak ve hazirun cetvelinin düzenlenmesinde özen göstermekle yükümlüdür. Hatalı düzenleme durumunda kanunun öngördüğü yöneticinin görevleri kapsamında hareket ettiği belgelerle desteklenirse hukuki sorumluluğun sınırları değerlendirilir.
Düzeltme mümkün değilse ne olur? Mahkeme ve iptal süreçleri
Eğer hatanın düzeltilemeyecek şekilde karar yeter sayısını etkilediği iddia ediliyorsa kat maliklerinden biri kararı iptal ettirmek için dava açabilir. Bu süreçte mahkeme aşağıdakileri değerlendirir:
- Çağrı usulüne uygunluk (çağrı metni, ilan, gönderimler),
- Hazirun cetveli ile tutanak arasındaki çelişki ve somut deliller (fotoğraf, kayıt, tanık beyanı),
- Alınan kararın niteliği (ör. yönetim değişikliği, ağır mali kararlar daha sık denetlenir).
Mahkeme karar iptali kararı verirse, iptal edilen karar geriye dönük etkili olabilir; dolayısıyla önleyici adımlar (belge tamamlama, tutanak onayı) önemlidir. Somut olay değişir; bu sebeple gerektiğinde avukata danışılması uygun olacaktır.
Pratik önlemler: hataları önlemek ve düzeltmeyi kolaylaştırmak
Gelecekte benzer sorunları önlemek için yapılabilecek işlemler:
- Genel kurulu çağrı belgeleri (ilân, iadeli taahhütlü, e-posta) arşivleyin.
- Hazirun cetvelini toplantı başında elektronik ortamda (tablet vs.) doldurun ve toplantı fotoğrafı/video kaydı alın.
- Karar defteri ve hazirun cetvelini aynı anda sayfalandırıp kayıt numarası verin.
- Dijitalleşme seçeneklerini değerlendirin; bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi yazılımlar toplantı kaydı, hazirun cetveli ve karar defteri süreçlerini düzenler: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Hata Türü | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Arsa payı yanlış yazılmış | ✅ Karar yeter sayısını etkiliyorsa dava riski yüksek |
| İmza eksikliği ama katılım başka belgelerle kanıtlı | ✅ Genelde düzeltme ile giderilebilir |
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun cetvelindeki imza eksikliği bütün kararları geçersiz kılar mı?
Hayır. İmza eksikliği tek başına, katılımcının toplantıda bulunduğu başka delillerle (fotoğraf, tanık, çağrı kayıtları) kanıtlanabiliyorsa kararların tamamı geçersiz sayılmaz.
Arsa payı yanlış yazıldıysa ne kadar süre içinde düzeltme yapılmalı?
Ne kadar çabuk o kadar iyi; somut olarak kanuni bir düzeltme süresi yoktur; ancak dava açılmadan önce yönetimin belge toplayıp düzeltme yapması riski azaltır.
Karar yeter sayısını etkileyen hata fark edilirse yönetici sorumluluğa mı girer?
Yönetici hata nedeniyle zarar doğduğunu bilerek veya kasıtla hareket etmediyse, somut delillere göre sorumluluk değerlendirilir; belge toplamak ve hızlı düzeltme önemlidir. Somut hukuki değerlendirme için uzman görüşü alınmalıdır.
Hazirun cetveli elektronik kayıt olabilir mi?
Evet; fiziki imza imkânı yoksa elektronik imza veya güvenli dijital kayıtlar kullanılabilir. Bu kayıtların güvenilirliği mahkeme önünde gösterilebilmelidir.
Kararı iptal etmeden önce hangi idari adımlar atılmalı?
Öncelikle belge toplayın (çağrı, foto, kayıt), katılımcılardan yazılı düzeltme/ teyit alın ve gerekiyorsa yeniden toplantı planlayın. Bu adımlar yargı riskini azaltabilir.
