Yeni taşınan dairenin kapıcısını çalıştırmaya karar verdiniz; anahtar teslimi sabahı kapıcı elinde kimlik ve sözleşme ile binaya geliyor ama SGK bildirimi yapılmamış. Yönetici olarak hatalı bildirim veya gecikme sonucu idari para cezası, geriye dönük prim ve tazminat riskleriyle karşılaşabilirsiniz. Bu rehber 2026 uygulaması çerçevesinde, kapıcı işe girişinde yönetici tarafından atılması gereken adımları, hangi belgelerin gerektiğini ve kayıt sürecinde sık yapılan hataları adım adım anlatır.
1. Kapıcı işe girişinde işveren kimdir? Sorumluluk nasıl paylaşılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca apartman ya da site ortaklığı, binanın işverenliğini yönetim kurulu veya kat malikleri kurulu kararıyla üstlenebilir. Pratikte iş sözleşmesi ve SGK bildirimi işveren sıfatını taşıyan tüzel/gerçek kişi tarafından yapılır. Birden çok malik varsa yönetim kurulu veya yetkili yönetici genelde idari sorumluluğu yürütür; fakat hukuki ve mali sorumluluk arsa paylarına göre kat maliklerine dönebilir.
2. SGK işe giriş bildirimi: zamanlama ve yasal zorunluluk
SGK’ya işe giriş bildirimi, 2026 uygulamasında çalışanın işe başladığı tarihten önce veya en geç aynı gün yapılmelidir. Elektronik ortamda (e-SGK/İşveren Bilgi Sistemi veya e-Devlet üzerinden) bildirimin zamanında yapılmaması halinde idari para cezası ve geriye dönük bildirimsiz geçen süreler için prime ilişkin yükümlülük doğar.
- Bildirimin zamanlaması: İşe başlama tarihinden önce veya işe başlama günü.
- E-Bildirge/İşyeri Sicil Numarası: Yönetici veya yetkilendirilen kişi tarafından kullanılır.
- Geç bildirim varsa: gecikme faizi ve eksik bildirilen dönem için prim borcu tahakkuk eder.
3. Gerekli belgeler ve sözleşme içeriği
SGK işe giriş için aşağıdaki belgeler gereklidir. Yönetici bunları işe başlamadan temin etmeli ve kayda geçirmelidir.
- Kimlik fotokopisi (T.C. kimlik numarası)
- İkametgah veya adres beyanı
- İş sözleşmesi (yazılı olması şiddetle tavsiye edilir)
- İmzalı banka hesap numarası (ücret ödemesi için)
- Varsa mesleki yeterlilik belgesi veya sağlık raporu (gerekliyse)
İş sözleşmesinde bulunması gereken asgari maddeler: işe başlama tarihi, ücret brüt/net tutarı, çalışma saatleri, haftalık izin düzeni, fazla mesai düzenlemesi, tatil ve yıllık izin hakları ile işten ayrılma halinde kıdem/ihbar esasları.
4. Ücret, prim ve bordro kaydı: yönetici nasıl hesaplamalı?
Kapıcı için brüt ücret üzerinden SGK primi, işsizlik sigortası primi ve gelir vergisi hesaplanır. Yönetici, işveren payı olan SGK sigorta primlerini ve işsizlik sigortası işveren payını düzenli ödemekle yükümlüdür. Ayrıca bordro düzenlenmesi ve ücretin kayıt altına alınması gerekir.
| Kalem | Açıklama |
|---|---|
| Brüt Ücret | Tarafların sözleşmesiyle belirlenir; bordro temelidir. |
| İşveren SGK Payı | Brüt üzerinden % (2026 oranlarına göre değişir); yönetici ödemekle yükümlü. |
| İşsizlik Primi | % işçi ve % işveren payı ayrılır, bordroda gösterilir. |
5. Kıdem, ihbar ve işten ayrılma: devredilebilir mi?
Kıdem tazminatı, işçinin hak ettiği döneme göre hesaplanır ve işveren tarafından ödenir. Bir daire satıldığında kapıcının iş sözleşmesinin devri veya feshi söz konusu olabilir; bu durumda kim işverense kıdem yükümlülüğü ona aittir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre birden fazla malik olduğunda yükümlülükler ortaklaşa değerlendirilebilir; uygulanacak yöntem olay bazında değişir.
6. Sık yapılan hatalar ve yönetici için pratik kontrol listesi
Aşağıdaki hatalar hem idari hem mali yükümlülük doğurur. Yönetici işe giriş sürecini bu liste ile kontrol etmelidir.
- İşe giriş bildiriminin gecikmesi veya hiç yapılmaması
- Yazılı iş sözleşmesi düzenlenmemesi
- Bordronun düzenli olarak tutulmaması ve ödemelerin nakit, belgesiz yapılması
- Kıdem/ihbar şartlarının sözleşmede net olmaması
7. Süreci dijitalleştirmek: bordro ve SGK bildiriminde pratik çözüm
İşe giriş, bordro, aidat ve kasa-banka kayıtlarının ayrı sistemlerde takip edilmesi hem zaman kaybettirir hem hata riski artırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi yönetim yazılımları işe girişten bordroya kadar kolaylaştıran modüller sunar; hızlı kayıt ve 6 aylık ücretsiz deneme ile süreci test edebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işe başlamadan önce SGK bildirimi mutlaka yapılmalı mı?
Net cevap. Evet; işe giriş bildirimi en geç işe başlama günü yapılmalıdır. Gecikme idari para cezası ve geriye dönük prim yükümlülüğü doğurabilir.
İşveren olarak yönetim kurulu mu sorumlu olur yoksa tek bir malik mi?
Net cevap. Hukuken işveren kimse sorumluluk ona aittir; pratikte yönetim kurulu veya yetkili yönetici işlemleri yürütür. Birden fazla malik varsa mali sorumluluk arsa paylarına göre dağıtılabilir.
Yazılı iş sözleşmesi zorunlu mu?
Net cevap. Yazılı sözleşme zorunlu olmasa da işçi ve işveren için hakların isbatı açısından şiddetle tavsiye edilir; bordro kayıtlarıyla birlikte kullanın.
Kapıcının kıdemi daire satılınca kim öder?
Net cevap. Kıdem yükümlülüğünü kim devraldıysa (yeni işveren) veya sözleşme nasıl düzenlendiğine göre sorumluluk o kişiye geçer; aksi durumda önceki işveren/kat malikleri yükümlü olabilir. Somut olaya göre değişir; uzman görüşü alın.
SGK işe giriş elektronik nasıl yapılır?
Net cevap. e-Devlet veya SGK e-bildirge/İşveren Bilgi Sistemi üzerinden yapılır; sistemde işyeri sicil numarası ve işçinin kimlik bilgileri girilir. Elektronik sertifika veya e-Devlet yetkisi gerektirir.
