Genel kurul toplantısı bitti; kararlar alındı ama yönetici karar defterine toplantı tutanağını el yazısıyla özet geçerken bazı maddeleri atladı. Birkaç gün sonra bir malik eksik kayıt nedeniyle itiraz ediyor—hem kararların uygulanması hem de icra/tapu işlemleri riske girebilir. Bu yazıda, el yazısıyla eksik tutulan karar defterinin hukuki etkisini, düzeltme yöntemlerini ve uygulamada izlenecek pratik adımları; Kat Mülkiyeti uygulaması ve dijital süreçlerle nasıl daha güvenli hâle getirilebileceğinizi anlatıyorum.
Karar defteri ve hukuki dayanak: ne yazmalı, nasıl saklanmalı?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti uygulamasında alınan kararların resmi kaydıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde açık hüküm bulunmasa da; uygulamada deftere geçirilen kararların içeriği, kimlerin hazır bulunduğu (hazirun), oylama sonuçları ve karar metni esas alınır. Defterin içeriğinin belirsiz veya eksik olması, kararın ispatını güçleştirir ve uygulamada uyuşmazlık yaratır.
El yazısıyla eksik kayıt ne tür sorunlara yol açar?
Kısa cevap: hukuki ihtilaf, icra/haciz sürecinde delil zayıflığı ve tapu/üzerinde işlem yapılırken gecikme. Detay:
- Kararın metni eksikse kararın uygulanabilirliği tartışılır; örneğin aidat artışı miktarı veya ödeme şekli açık değilse uygulama güçleşir.
- Hazirun cetveli veya oy sayısı eksikse karar yeter sayısı tartışılır; bu da kararların iptali riskini artırır.
- İcra takibinde yönetimin delil sunma kabiliyeti azalır; borçlu malik itiraz edebilir.
Düzeltme yolları: hangi adımlar izlenir?
Somut durum ve eksikliğin niteliğine göre izlenecek adımlar değişir. Genel hatlarıyla uygulanabilecek sıra:
- Toplantı tutanağı ve orijinal belgeleri toplayın (çağrı yazıları, hazirun, vekaletler, oylama cetvelleri).
- Eksik kayıt yönetici tarafından yazılı şekilde tamamlanabilir; ancak bu tamamlamanın onaylanması gerekir.
- Genel kurulun olağanüstü veya düzeltme toplantısında eksiklikler tespit edilip karara bağlanabilir.
- Düzeltme veya tamamlamanın noter huzurunda yapılması, ihtilaf ihtimalini azaltır.
- Hâlen uyuşmazlık sürerse kararın iptali için dava açılabileceğini unutmayın; somut öneri için avukata danışın.
Noter tasdiki ve tasdik sonrası durum
Karar defteri genellikle yönetici tarafından düzenlendikten sonra notere götürülür. Noter, sayfaların bütünlüğünü ve kayıt tarihlerini resmîleştirir. Ancak noter, içeriğin doğruluğunu ve maddi gerçekliği denetlemez; usul bakımından sayfa ve imzaların korunmasını sağlar.
Pratik örnek: Aidat artışı kararı eksik yazıldıysa ne yapılır?
Örnek senaryo: Genel kurulda aidat artışı aylık 50 TL olarak kararlaştırıldı ama karar defterine "aidat artışı" olarak kısa bir ifadeyle geçildi, miktar yazılmadı. İzlenecek yol:
- Toplantı tutanağı, hazirun ve çağrı belgelerini kontrol edin; miktar kararda açıkça yazılı mı bakın.
- Genel kurul tutanak metnini tutan üye veya başkandan imzalı bir ek açıklama alınması istenebilir.
- Gerekirse kısa süreli bir onay toplantısı ya da yazılı onay (tüm malikler izin veriyorsa) ile eksiklik tamamlanır.
- Tamamlanmış metin noter huzurunda onaylanır ve karar defterine işlenir.
Uyulması gereken iyi uygulamalar ve dijitalleştirme önerisi
İlk kez yönetici olanlar veya yeniden düzenlemek isteyenler için pratik kurallar:
- Her kararın açık, tarihli ve miktarlı yazılması; hazirun cetvelinin eksiksiz tutulması.
- Oyların "sayı" ve "arsa payı" bazında kaydedilmesi; karar yeter sayısının hesaplama usulü not edilmeli.
- Karar taslaklarını toplantı öncesi paylaşıp mutabakat sağlanması karışıklıkları azaltır.
- Kağıt defter yanında dijital arşiv (fotokopi, pdf) tutulması daha sonra delil sunmayı kolaylaştırır.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, toplantı tutanakları, hazirun cetvelleri ve karar defteri kayıtlarını düzenlemek için BYönetim gibi araçlar süreçleri hızlandırır ve kayıt hatalarını azaltır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Eksik karar metni | ✅ Düzeltme için genel kurul onayı veya noter onayı gereklidir |
| Hazirun eksik | ✅ Karar yeter sayısı itirazlarında risk oluşturur |
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine eksik yazılan bir karar otomatik olarak geçersiz midir?
Net cevap. Eksik kayıt doğrudan otomatik geçersizlik anlamına gelmez; fakat eksikliğin türüne göre karara itiraz edilmesi ve mahkeme yolunun açılması mümkündür. Uygulamada eksiklikler genellikle düzeltme veya onay yoluyla giderilir.
Yönetici sonradan el yazısıyla ekleme yaparsa bu geçerli olur mu?
Net cevap. Yönetici tek taraflı ekleme yapmamalıdır; ekleme ancak genel kurul tarafından onaylanır ya da noter huzurunda yapılacak düzeltilme ile güçlendirilebilir.
Noter tasdiki eksik yazıyı kesin olarak düzeltir mi?
Net cevap. Noter tasdiki sayfa bütünlüğünü ve tarihleri tescil eder; içeriğin doğruluğunu incelemez. İçerik hataları hâlâ ihtilaf konusu olabilir.
Hazirun cetvelinde eksik isim varsa kararlar tehlikeye girer mi?
Net cevap. Hazirun cetvelindeki eksiklikler karar yeter sayısını etkileyebilir; arsa payı ve sayı hesabı eksik veya hatalıysa kararların iptali riski artar.
Eksik kayıt nedeniyle ihtilaf çıkarsa ilk adım ne olmalı?
Net cevap. Önce mevcut belgeleri (çağrı, hazirun, tutanak, varsa ses/kayıt) toplayın ve yönetim kurulu/kat malikleriyle düzeltme kararı alınmasını deneyin. Somut hukuki öneri gerekir ise avukata başvurun.
