Gece 22:00'de yönetici telefonunda yine mesaj yağıyor: "Aidat yatmadı" şikayetleri, bankaya gönderilen dekontlar, eksik bilgiler; site yönetimi hem tahsilatta gecikiyor hem sakinler sürekli arıyor. 24–60 daire arası büyüklükteki sitelerde bu yoğunluk, yanlış yazılım seçimiyle aylarca sürebilir. Peki hangi soruları sormalısınız ki yazılım gerçekten işinizi hafifletsin?
1) Tahsilat yöntemleri ve banka entegrasyonu nasıl çalışıyor?
Online tahsilat sadece kredi kartı almak demek değildir. Banka entegrasyonunun; havale/eft, kartlı ödemeler, taksit seçenekleri ve otomatik mutabakat destekleyip desteklemediğini sorun.
- Mutabakat: Banka dekontlarını otomatik eşleştiriyor mu?
- Komisyon: Hangi ödeme kanallarında komisyon kime ait gösteriliyor?
- Teknik: 3D Secure, PCI-DSS uyumluluğu var mı?
2) Aidat tahakkuku ve dağıtım logiği esnek mi?
Siteye göre aidat dağıtımı arsa payına veya eşit/özel oranlara göre olabilir. Yazılımın birden fazla tahakkuk kuralını aynı anda desteklemesi gerekir.
- Arsa payına göre otomatik tahakkuk
- Eşit pay ya da blok/bağımsız bölüm bazlı özel oranlar
- Ortak gelir ve mahsup kuralları
3) Kısmi ödeme, mahsup önceliği ve gecikme faizi otomasyonu nasıl uygulanıyor?
Kısmi ödemelerde mahsup sırası ve gecikme faizi uygulanması yönetim planına / genel kurul kararına göre farklılık gösterir. Yazılımın bu kuralları yönetim planınıza uygun şekilde esnek tanımlamasına dikkat edin.
4) SMS ve push bildirimleri, KVKK ve açık rıza yönetimini nasıl sağlıyor?
Kişisel veriler (cep telefonu, mail) KVKK kapsamındadır. Yazılımın açık rıza, verinin saklanma süresi, silme/erişim taleplerini destekleyip desteklemediğini sorun.
- Mesaj metinleri merkezi yönetimden onaylanabilir mi?
- İletişim listeleri blok/bağımsız bölüm bazında ayrılabiliyor mu?
5) Raporlama, hesap verebilirlik ve denetim için hangi belgeler üretiliyor?
Gelir-gider tablosu, kasa-banka mutabakatı, aidat tahsilat raporları ve karar defteri entegrasyonu yöneticinin iş yükünü azaltır. Yazılımın kolay indirilebilir ve yazıcıya uygun raporları olup olmadığını kontrol edin.
| Gerekli Rapor | Olması İyi |
|---|---|
| Aidat tahakkuk ve tahsilat listesi | ✅ Kolay PDF/Excel dışa aktarma |
| Kasa-banka mutabakatı | ✅ Otomatik mutabakat |
6) Personel, bordro ve SGK süreçlerini yazılım yönetebiliyor mu?
24–60 daireli sitelerde kapıcı/temizlik/garson gibi personel olabilir. Bordro, net-brüt hesabı, SGK prim hesaplama ve personel giderlerinin aidata doğru yansıtılması kritik özelliklerdir.
Yazılım bu modülleri sunmuyorsa bordro için ayrı bir sistem ve çift veri girişi gerekebilir; bu zaman ve hata maliyetini artırır.
7) Kullanıcı rolleri, karar defteri ve dijital oylama desteği var mı?
Genel kurul tutanakları, karar defteri kayıtları ve dijital oylama/duyuru süreçleri hukuki açıdan önem taşır. Yazılımın yetki seviyelerini, karar defteri entegrasyonunu ve dijital oylama/îmza akışını destekleyip desteklemediğini öğrenin.
8) Geçiş maliyeti, eğitim ve destek nasıl sağlanıyor?
Başlangıç ücreti, eğitim saati, veri import hizmeti ve teknik destek SLA'sı (cevap süresi) toplam maliyeti belirler. Ücretsiz deneme ve sürtünmesiz kurulum seçenekleri işinizi kolaylaştırır.
BYönetim, 6 ay ücretsiz deneme ve sürtünmesiz kayıt imkanı sunar; hemen denemek isterseniz şu adresten kayıt oluşturabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
9) Fiyatlandırma modeli mesken sayısına göre nasıl hesaplanıyor?
Yıllık ya da aylık sabit fiyat, kullanıcı başına veya bağımsız bölüm başına fiyatlama olabilir. Özellikle 24–60 daire arası ölçeklerde mesken sayısına göre kademeli fiyatlama daha makul olur; kurulum ve ek modüller (bordro, online tahsilat komisyonu entegrasyonu vb.) ayrı mı faturalandırılıyor öğrenin.
BYönetim fiyatlandırması mesken sayısına göre düzenlenir; paketleri ve fiyat detaylarını görmek için şu sayfayı inceleyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/fiyatlar.
Yasal uyum ve sorumluluklar
Yazılımın işlem süreçleri yönetim planı ve Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun olmalıdır. Örneğin aidat dağılımı ve mahsup kuralları Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ile yönetim planına göre uygulanır; somut durumlara göre değişir. KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili şirket uygulamalarını sormaktan çekinmeyin.
Uygulama: 6 aylık pilot, eğitim ve test planı
Seçiminizi yaptıktan sonra küçük bir pilot ve test süreci önerilir. Pilot sırasında:
- 30–60 günlük gerçek tahakkukları sisteme aktarın ve mutabakat yapın
- Kısmi ödeme ve mahsup senaryolarını test edin
- SMS/push metinlerini KVKK uyumlu hale getirin
- Bir aylık gerçek bordro sürecini çalıştırın (varsa)
Sıkça Sorulan Sorular
Online tahsilat için kredi kartı komisyonu kim öder?
Genellikle komisyon sözleşmeye bağlıdır; bazı paketlerde site, bazı durumlarda ücret ödeyen malik/ödeyen taraf tarafından karşılanır. Detaylar yazılım ve banka sözleşmesinde belirtilir.
KVKK açısından SMS ve push bildirimleri için ayrı onay gerekir mi?
Evet. İletişim için açık rıza veya sözleşmenin gereği gibi işleme şartı aranır; yazılımın rıza kayıtlarını tutması önemlidir.
Kısmi ödeme durumunda mahsup sırası nasıl belirlenir?
Mahsup sırası yönetim planı veya genel kurul kararına göre belirlenir; yazılımın bu kuralları esnek desteklemesi gerekir. Somut ihtiyaca göre bir uzmana danışın.
Yazılımın veri ihracı (veri taşınabilirliği) nasıl yapılır?
İyi bir çözüm tüm mali ve cari kayıtları Excel/CSV/PDF olarak dışa aktarabilmeli; ayrıca hesap planı ve geçmiş mutabakat dosyalarını sağlamalıdır.
Personel bordrosu modülü olmayan yazılımla devam edebilir miyiz?
Mümkün ama verinin iki yerde tutulması ek iş yükü ve hata riski yaratır. Büyük sitelerde bordro modülü uzun vadede zaman ve uyum tasarrufu sağlar.
Sonuç olarak, 24–60 daire arası sitelerde doğru yazılım seçimi; online aidat tahsilatı, SMS/push uyarıları, bordro ve mutabakat otomasyonunu birlikte düşünmeyi gerektirir. BYönetim, bu alanlarda kapsamlı modüller sunarak 6 ay ücretsiz deneme imkanı verir — BYönetim'i 6 ay ücretsiz deneyin: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Not: Buradaki genel bilgi niteliğindedir. Somut hukuki bir sorun için bir hukukçudan veya uzman danışmandan görüş alınız.
