Akşam yağmurunda sitenizin giriş çatısında beklenmedik bir çökme oldu; asansör bozuldu ve binanın bir bölümü güvenlik şeridiyle kapatıldı. Genel kurul birkaç hafta sonra toplanacak, ama o güne kadar risk devam ediyor. Yönetici olarak acil tamirat için derhal para sağlamanız gerekiyor—peki aidat artışı alınmamışsa, hangi yasal ve idari yollar var, riskler neler ve işlemi nasıl şeffaf şekilde yürütürsünüz?
Acil masraflar için genel hukuki çerçeve
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) uyarınca ortak giderlerin karşılanması kat maliklerinin ortak sorumluluğundadır. Acil tamiratlar (can ve mal güvenliğini tehdit eden durumlar) hakkında kanun açıkça özel bir madde belirtmese de yönetimin, ortak zararın büyümesini önlemek için müdahale etmesi gerektiği anlaşılır.
Yönetici hangi yetkiye dayanarak harcama yapabilir?
Yönetici yetkisi yönetim planı ve genel kurul kararlarıyla düzenlenir. Yönetim planında özel bir hüküm yoksa bile; acil müdahale gerekçesiyle yapılan harcamalar, sonraki genel kurulda maliklerce tartışılır ve karara bağlanır. Yönetimin yapacağı harcamayı belgelendirme yükümlülüğü vardır.
Acil onarım için uygulanabilecek 4 pratik finansman yolu
Genel kuruldan aidat artışı çıkmamışsa uygulanabilecek yöntemler şunlardır:
- Yönetimin kasadaki mevcut rezervi kullanması (kasa-banka denkleştirmesi).
- Geçici borçlanma: geçici kısa vadeli kredi veya tedarikçi kredi anlaşması (tedarikçiyle yazılı sözleşme, ödeme takvimi).
- Makul ölçüde ve süreliğini belirterek maliklerden geçici katkı talebi (yazılı çağrı, makbuz ve hesabın paylaşılması).
- Ödemelerin kademeli tahsili: acil iş için ön ödeme alınıp genel kurulda mahsup/karar alınması.
| Yöntem | Avantaj / Dezavantaj |
|---|---|
| Kasa rezervi | ✅ Hızlı ama sınırlı miktar |
| Geçici kredi | ✅ Anında nakit, maliyet (faiz) getirir |
Adım adım yönetici prosedürü (şeffaf ve hukuka uygun)
- Acil durum raporu hazırlayın: hasar, risk, aciliyet ve yaklaşık maliyet. Fotoğraf ve keşif raporu ekleyin.
- En az bir yazılı teklif alın; mümkünse üç teklif alınarak piyasa fiyatı gösterilsin.
- Geçici finansman kararını yönetim kurulu (varsa) ile tutanakla onaylayın; yoksa yöneticinin acil müdahale gerekçesini yazılı hale getirin.
- Malikleri yazılı/elektronik olarak bilgilendirin; gider kalemlerini ve ödeme planını paylaşın.
- İş tamamlandığında tüm faturaları, bankamatik/muhasebe kaydını genel kurula sunun ve kesin hesabı yaptırın.
Maliklerden geçici tahsilat yapılacaksa dikkat edilmesi gerekenler
Geçici katkı isteniyorsa şu kuralları uygulayın:
- Talep yazılı olsun; hangi iş için, ne kadar ve geri ödeme/mahsup yöntemi açıklansın.
- Paylaştırma yöntemi: Yönetim planı varsa işletme projesine göre (arsa payı vs). Yoksa uygulama genel kurulda netleştirilmelidir.
- Tahsilat belgelenmeli: makbuz/muhasebe kaydı verilmeli ve sonraki genel kurulda hesap ibraz edilmelidir.
Gecikme-faiz ve borç takibi: sonrasında ne olur?
Geçici katkı tahsil edildiği halde malik ödeme yapmazsa normal aidat borcunda uygulanan prosedür izlenebilir. Gecikme faizi hesaplanmasında sözleşme veya işletme projesi kuralları dikkate alınır; aksi hâlde Türk Borçlar Kanunu hükümlerine göre (kararlaştırılmış oran veya kanuni faiz). Yönetim, belgeli alacaklar için icra takibi başlatabilir; somut tavsiye gerekirse avukata danışılması uygundur.
Dijital tahsilatla süreci hızlandırma ve izlenebilirlik
Acil tahsilatlarda yanlış dağılım, makbuz eksikliği ve takip zorlukları sık görülür. Süreci dijitalleştirirseniz hem hız hem denetlenebilirlik artar; örneğin online aidat tahsilatı, makbuz otomasyonu ve ödeme hatırlatmaları kullanabilirsiniz.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir platformla hızlıca binanızı kaydederek (6 ay ücretsiz deneme) aidat tahsilatını, makbuz kesimini ve kasa-banka takibini düzenleyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. BYönetim ayrıca gecikme faizi otomasyonu ve SMS bildirimleriyle şeffaf takip sağlar.
Raporlama ve genel kurulda onay süreci
İş bittikten sonra yönetimin yapacağı en önemli işlerden biri kapsamlı bir hesap raporu sunmaktır. Raporun içeriği şunları kapsamalıdır:
- Harcamaların faturaları ve keşif raporları.
- Tahsil edilen tutarlar ve eksik kalan borçluların listesi.
- Geri ödeme/mahsup önerisi ve süreleri.
Genel kurulda bu harcamaların onaylanması, yapılacak mahsupların ve varsa kredi geri ödeme planının kabulü sağlanır. Onaylanmayan harcamalarda hukuki belirsizlik doğabileceği için işlem öncesi kayıtların sağlam tutulması önemlidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Acil tamirat için yönetici tek başına ödeme yapabilir mi?
Tek başına ödeme yapabilir; ancak yaptığı harcamaları belgeleyip sonraki genel kurulda mutlaka hesap vermelidir. Yönetim planı veya genel kurul kararı bu yetkiyi sınırlıyorsa ona uyulmalıdır.
Malikler aidat artışı reddetti; yine de yönetim borçlanabilir mi?
Genel prensipte yönetim geçici kredi veya tedarikçi kredisi alabilir; bu borcun sonrasında genel kurulda onaylanması veya mahsup yoluyla giderilmesi gerekir.
Geçici katkı talep edilirken pay nasıl belirlenir?
Varsa işletme projesine göre (arsa payı veya özel paylaştırma). İşletme projesi yoksa ve genel kurul karar vermediyse olası anlaşmazlık riskleri nedeniyle genel kurul onayı önerilir.
Malik ödeme yapmazsa ne olacak?
Yönetim belgeli alacak için normal aidat tahsil prosedürünü uygular; gecikme faizi işletme projesi veya sözleşmeye göre hesaplanır, gerekirse icra süreci başlatılabilir—somut hukuki yol için avukatla görüşün.
Acil harcamalarda hangi belgeler muhakkak saklanmalı?
Keşif raporu, en az bir yazılı teklif (tercihen üç), faturalar, banka kayıtları, yönetim kurulu onay tutanakları ve malik bilgilendirme yazıları mutlaka saklanmalıdır.
