Hafta sonu yönetici, eski bir malik ile kiracı arasındaki aidat mahsup talebi üzerine yönetim hesabını kontrol ederken düşündü: "Bu ödeme gerçekten mahsup edilebilir mi, kayıt nasıl tutulmalı, ileride itiraz gelirse ne kanıt sunacağız?" Bu yazı o belirsizlikleri netleştirip yöneticilere ve kat malikleri kuruluna uygulamalı bir yol haritası sunar.
Mahsup (Temlik) nedir, aidat bağlamında neden gündeme gelir?
Mahsup, borç ve alacakların birbirine karşılaştırılması ve netleştirilmesidir. Apartman/site yönetiminde sık görülen durumlar:
- Kat malikinin yönetim kasasına olan bir alacağının (ör. depozito iadesi, fazla ödeme) bulunduğu hallerde bu tutarın aidat borcuyla karşılaştırılması,
- Kiracı tarafından yapılan aidat ödemesinin malikin borcunu kapatıp kapatmadığı hususundaki uyuşmazlık,
- Geçici mahsup uygulaması: olağanüstü harcamalarda acil nakit gerektiğinde sınırlı süreyle mahsup yapılması.
Hukuki dayanak ve sınırlar
Kat Mülkiyeti Kanunu hükmü doğrudan mahsup kelimesini kullanmasa da kanun, kat maliklerinin ortak gider yükümlülüğünü ve yönetime ilişkin hesap, defter tutma yükümlülüğünü düzenler. Yöneticinin hesapları ve makbuz düzeni yönetimin şeffaflığı için önemlidir (Kat Mülkiyeti Kanunu).
Ayrıca, mahsup işlemlerinde genel borçlar hukuku ilkeleri (kıyasla Türk Borçlar Hukuku) ve iyi niyet kuralları bağlayıcıdır. Somut ihtilâflarda Yargıtay içtihadı; mahsubun ancak kesin, hukuken geçerli alacak-borç ilişkisi halinde mümkün olduğunu vurgular. Yönetici keyfi mahsup yapmaktan kaçınmalı, maliklerin haklarını zedeleyecek uygulamalardan uzak durmalıdır.
Ne zaman mahsup yapılabilir? Uygun ve uygunsuz örnekler
Uygun örnekler:
- Yönetimin malik adına tuttuğu depozito, garantör ödemesi veya hatalı tahsil edilen fazla aidatın açık belgelerle tespit edilmesi ve malik talebiyle aidat borcunun kapatılması.
- Hukuken kesinleşmiş bir alacak (mahkeme, icra takibi sonucu veya yazılı mutabakat) varsa mahsup yapılabilir.
Uygunsuz/tehlikeli örnekler:
- Malikin itiraz ettiği bir alıp-verme ilişkisi hâlâ tartışmalıysa tek taraflı mahsup yapmak,
- Kiracının ödediği aidatı malikin başka borçları için otomatik saymak; kiracı genelde aidat tahsilatına ilişkin belgelere dayanır ve malikin rızası olmadan tahsil edilen bedelin mahsup edilmesi uyuşmazlık çıkarabilir.
Adım adım uygulama rehberi (yönetici için)
- Alacak ve borcun belgeyle tespiti: makbuzlar, banka dekontları, depozito sözleşmeleri, yazılı mutabakat.
- Genel Kurul veya malik onayı gerekip gerekmediğini değerlendirin: büyük tutarlar veya içtihat gerektiren hallerde karar alınması daha güvenlidir.
- Hesaplama yapın: mahsup edilecek toplam tutar, gecikme faizi, varsa masrafları ayrı gösterin.
- Yazılı bildirim düzenleyin: malike/kişiye mahsup uygulandığını, hangi kalemlerden mahsup edildiğini açıkça gösteren belge gönderin (makbuz ve hesap ekstresi ekleyin).
- Kayıt ve muhasebe: defterlere ve gelir-gider cetveline mahsup işlemini açıklayıcı notla işleyin. Vergi veya başka idari yükümlülük doğuyorsa mali müşavirle görüşün.
Mahsup ve kiracı ödemeleri: Özel durumlar
Kiracı aidatı ödediğini iddia ediyorsa yönetimin talep edeceği belgeler ve prosedür şunlardır:
- Ödeme dekontu veya banka/havale kanıtı,
- Kiracı-malik arası yazılı kira sözleşmesindeki hüküm ("aidatı kiracı öder" ifadesi),
- Malik tarafından ödendiğine dair itiraz yoksa mahsuba imkan verilebilir; aksi hâlde malik ile aradaki ilişki resolve edilene kadar yönetim, muhasebe kayıtlarını malikin sorumluluğunda gösterir.
Kat Mülkiyeti Kanunu'nda kiracının aidat ödemesine dair açık hüküm yer almasa da uygulamada yönetim, ödemenin kim tarafından yapıldığını belgelendirmeye önem verir. Yönetim, kiracı ödemesiyle malikin borcunu otomatik kapatırsa sonrasında malik itiraz edebilir; bu yüzden belgeler saklanmalı ve bildirim yapılmalıdır.
Uygulamada pratik araçlar ve dijital kayıt
Mahsup süreci şeffaf kayıt, zaman damgalı belgeler ve kolay erişilebilir hesap özetleri gerektirir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz; örneğin BYönetim gibi platformlar aracılığıyla aidat tahakkuku, makbuz düzeni, ödeme dekontu kaydı ve hesap ekstresi oluşturma işlemlerini güvenli şekilde yapabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Dijital kayıt, ileride doğacak ihtilaflarda delil sunmayı kolaylaştırır.
| Durum | Mahsup Yapılabilir mi? |
|---|---|
| Kesinleşmiş mahkeme kararıyla tespit edilen alacak | ✅ Evet — belge ile |
| Taraflar arasında yazılı anlaşma varsa | ✅ Evet — şartlara göre |
| Kiracı ödeme yaptığını iddia edip belge sunmuyorsa | ❌ Hayır — belge istenmeli |
Sıkça Sorulan Sorular
Mahsup için mutlaka genel kurul kararı gerekir mi?
Hayır. Küçük ve açık alacak-borç durumlarında malik onayı veya net belge varsa genel kurul kararı zorunlu değildir; ancak büyük tutarlar veya ihtilaflı hallerde genel kurul kararı alınması güvenlidir.
Kiracı aidatı ödediyse malikin borcu otomatik kapanır mı?
Pratikte ödeme delillendirildiyse yönetim borcu kapatabilir; fakat malik ile kiracı arasında farklı anlaşma varsa veya malik itiraz ederse sorun çıkabilir. Belgeleri saklayın ve malik/müşteriye yazılı bildirim gönderin.
Yönetici keyfi mahsup yaparsa ne olur?
Yöneticinin keyfi mahsupu hukuki sorumluluk doğurur; hesap ve defterlerden sorumlu olduğu için malikler dava veya hesap isteme hakkını kullanabilir. Bu yüzden belge ve onay esastır.
Mahsup yapılırken gecikme faizi hesaplanır mı?
Eğer mahsup edilecek alacak belli bir zamana ilişkin gecikme faizi taşıyorsa, mahsup işlemi öncesi faiz hesaplanmalı ve taraflara bildirilmelidir. Net faiz hesaplaması somut duruma göre değişir; gerekirse mali/sözleşmesel uzmana danışın.
Mahsup kaydı nasıl muhasebeleştirilir?
Gelir-gider defterinde mahsup edilen kalemler ayrı satırlarda gösterilmeli, makbuz ve ek belgeler dosyalanmalı; vergi veya diğer yükümlülükler için mali müşavir görüşü alınması tavsiye edilir.
