Hafta içi akşamüstü, apartman yöneticisi gelen yoğun mailler arasında duran bir e-postayı görüyor: bir malik, 10 gün önce yapılan genel kurul çağrısına yeni bir gündem maddesi eklenmesini talep ediyor. Toplantı 5 gün sonra. Yönetici ne yapmalı, hazirun listesindeki durum ne olur, alınacak kararlar geçerli sayılır mı? Bu yazıda adım adım süreçleri, dikkat edilmesi gereken kanuni noktaları ve yönetici olarak atmanız gereken işlemleri açıklayacağım.
1. Çağrı yapıldıktan sonra ilave gündem talebi: Öncelikle hangi kurallar geçerli?
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ile genel kurul düzeni doğrudan düzenlenmiştir; buna göre çağrı ve gündem ilanı kurallarına uyulması önem taşır. Çağrı usulü, ilan ve tebligat konusunda işletme projesi veya yönetim planında ek hükümler varsa onlara da bakılmalıdır. Genel uygulama: çağrı yapıldıktan sonra ek gündem talebi hukuki sonuç doğurabilir; geçerlilik, toplantı şekline, toplantıya katılanların rızasına ve kararın niteliğine göre değişir.
2. Toplantı tarihi gelmeden yapılacak ilk adımlar (yönetici için kısa kontrol listesi)
Toplantı tarihinden önce ilave gündem geldiğinde yönetici olarak şu adımları takip edin:
- Talebi yazılı olarak alın, tarih ve saat kaydını tutun.
- İşletme projesi/yönetim planı özel bir düzenleme öngörüyorsa ona uyun.
- Hazirun listesinin güncellenip güncellenemeyeceğini kontrol edin; katılımcıların bilgilendirilmesi gerekir.
- Ek gündem önemli acil bir konuysa (ör. can güvenliğini ilgilendiren arıza) olağanüstü genel kurul çağrısı değerlendirilmelidir.
3. Hazirun listesi (katılımcılar) ve sonradan eklenen oyların geçerliliği
Hazirun listesi toplantıda kimlerin oy kullanacağını gösterir. Toplantı öncesinde kapatılmış bir hazirun varsa sonradan eklenenlerin durumu şu şekilde değerlendirilir:
- Eğer toplantı henüz başlamamışsa ve toplantıya katılacağını bildiren malik/vekâlet getirmişse hazirun güncellenebilir.
- Toplantı başlamış, tutanak tutulmuşsa ve karar defteri sayfasına geçilmişse sonradan eklenenlerin oy kullanması itiraza açık olabilir; somut şartlara göre itiraz ve geçersizlik iddiası gündeme gelir.
4. Karar yeter sayısı ve ilave gündem: hangi kararlar hangi çoğunlukla alınır?
Kararın geçerliliği yalnızca gündeme eklenip eklenmemesine bağlı değildir; kararın türü (ör. yönetici seçimi, bütçe, ortak yerlerin değişimi) ve KMK'daki düzenlemeler belirleyicidir. Genel kuruldaki karar yeter sayıları arsa payı ve sayı esasına göre değişir. Özet olarak:
- İdari kararlar ve işletme giderleri genelde çoğunlukla alınır; ayrıntı için işletme projesine bakın.
- Ortak yerlerin kullanımı, ağır tadilat gibi temel konular daha yüksek çoğunluk veya arsa payı dikkati gerektirebilir.
| Konu | Genel Eğilim |
|---|---|
| Yönetici seçimi | ✅ Çoğunluk/çoklu tur gerekebilir |
| Bütçe, yıllık hesap | ✅ Basit çoğunluk |
5. İtiraz ve dava riski: ne zaman hangi yol izlenir?
Gündem sonradan eklenmiş ve bir malik karara itiraz ediyorsa öncelikle toplantı tutanağına şerh düşülmesi istenebilir. KMK kapsamında genel kurul kararlarına karşı iptal davası veya söz konusu kararın yok sayılması istenebilir; bu tür hukuki yollara başvurma hakkı vardır. Ancak somut öneri yerine genel kuralı söylemek gerekir: sürecin hukuka uygunluğu, çağrı ve bildirimlere uyulması ve toplantı tutanaklarının ayrıntılı ve doğru tutulması mahkeme nezdinde belirleyici olur.
6. Uygulamada yönetici için pratik adımlar (adım adım)
- Gündem talebini yazılı alıp kaydedin.
- Talebin aciliyeti ve niteliğine göre toplantıyı erteleyip ertelemeyeceğinizi değerlendirin.
- Erteleme yoksa ilave gündemi hem fiziken hem elektronik ortamda (varsa mail/mobil uygulama) tüm katılımcılara bildirin.
- Hazirun listesini toplantı başlangıcında güncelleyin; hangi malik/vekâletle katılıyor not edin.
- Tutanakta ilave gündemin neden eklendiğini, itiraz eden/etmeyenleri ve oy dağılımını açıkça yazın.
7. Dijital çözüm ve kayıt: süreci yönetirken dikkat edilmesi gerekenler
Çağrının, hazirun listesinin ve tutanakların doğru arşivlenmesi ileride çıkabilecek itirazlar için kritik önem taşır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, çağrı, hazirun, karar defteri ve oylama kayıtlarını düzenli tutan bir araç işinizi kolaylaştırır. BYönetim gibi platformlar çağrı ve hazirun yönetimi, karar defteri takibi ve dijital duyuru özellikleri sunar; hızlı kayıt için buradan başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrı yapıldıktan sonra gündem eklemek için tüm maliklerin onayı gerekli mi?
Net cevap. Tüm maliklerin onayı mutlak şart değildir; ancak toplantı başlamadan önce bilgilendirme ve itirazların azaltılması için geniş bilgilendirme yapılması ve mümkünse yazılı rıza alınması uygulamada önerilir.
Toplantı başladıktan sonra eklenen gündem maddesiyle alınan karar geçerli olur mu?
Net cevap. Toplantı başladıktan sonra eklenen maddelerle ilgili kararlar, katılımcıların rızası, hazirun kaydı ve toplantı tutanaklarında açıkça gösterilmesi koşuluyla geçerli olabilir; aksi halde itiraz ve iptal riski artar.
Çağrı usulüne uymayan bir gündem maddesi genel kurulu iptal ettirir mi?
Net cevap. Tek başına iptal sebebi olmayabilir; mahkeme somut ihlalin toplantı sonucunu etkileyip etmediğini değerlendirir. Ancak usul eksiklikleri dava yolunu güçlendirir.
Gündem değişikliğini hazirun listesine nasıl işlemeliyim?
Net cevap. Toplantı başlamadan önce hazirunu güncelleyin; başladıktan sonra değişiklikler tutanağa açıkça yazılmalı ve itiraz edenler kaydedilmelidir.
İtiraz eden malik kararın iptali için ne yapabilir?
Net cevap. Öncelikle toplantı tutanağına şerh düşülmesini talep edebilir; daha sonra genel kurul kararlarının iptali için yetkili mahkemeye başvurma hakkı vardır. Somut hukuki değerlendirme için avukat görüşü önerilir.
Hukuki dayanak nedir?
Net cevap. Kat Mülkiyeti Kanunu ve işletme projesi/yönetim planı düzenlemeleri genel kurulların çağrı, bildirim ve karar yeter sayısını belirler. Usule ilişkin eksiklikler mahkeme süreçlerinde önem kazanır.
