Akşamüstü yöneticisiniz; genel kurul çağrısı bildirimi bir hafta önce asıldı, ancak toplantıdan iki gün önce bir kat maliki binanın yıkılma riski taşıyan çatısının acil tamiri için gündeme madde eklenmesini istiyor. Ne yapacaksınız? Hem çağrı kurallarına uymak hem de kararların hukuki geçerliliğini korumak gerekir.
Geçici gündem maddesi nedir ve hangi durumlarda gündeme eklenebilir?
Geçici gündem maddesi, genel kurul çağrısından sonra ortaya çıkan ve toplantı sırasında ele alınması gereken acil veya sonradan belirlenmiş konulardır. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) tarafından açık hüküm bulunmamakla birlikte; uygulamada aciliyet, bilgilendirme ve karar alınmasının zorunlu olduğu haller öne çıkar.
1) Çağrı yapıldıktan sonra gelen talep: Yönetici ne yapmalı?
Çağrı yapıldıktan sonra gelen bir talep üzerine yönetici şu adımları izlemelidir:
- Talebin yazılı ve gerekçeli olarak alınması (aciliyet gerekçesi, belge/rapor varsa eklenmeli).
- Talebi kayda geçirme ve toplantıdaki kat maliklerine anında duyurma planı hazırlama.
- Eğer çağrı süresi içinde ilave bilgilendirme yapılabiliyorsa bu bilgiyi toplantı öncesinde mümkünsə gönderme.
Bu işlemler, sonradan yapılacak itirazları önlemek için önemlidir.
2) Toplantı sırasında gündeme ekleme: Usul ve oy çoğunluğu
Toplantı açıldıktan sonra gündeme yeni madde eklenmesi mümkündür, ancak uygulanacak yöntem aşağıdaki gibi olmalıdır:
- Toplantıyı yöneten başkan (genellikle yönetici veya toplantı başkanı) önce gündem değişikliğini önerir.
- Gündem değişikliğinin kabulü için genel kurulda karar alınır; bu karar çoğunlukla toplantıya katılan kat malikleri çoğunluğu ile alınır. Kararın türüne göre arsa payı ağırlığı da etkili olabilir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Basit yönetim işlerine ilişkin madde | ✅ Katılanların basit çoğunluğu (sayı) genelde yeterli |
| Ortak mülkiyete etkisi büyük, maliyet yaratan karar | ✅ Arsa payına göre değerlendirme ve daha yüksek çoğunluk gerekebilir |
3) Karar defteri ve tutanak kaydı: Ne yazılmalı?
Gündeme sonradan eklenen madde varsa tutanakta aşağıdaki bilgiler açıkça yer almalıdır:
- İlave talebin kim tarafından ve hangi gerekçeyle yapıldığı.
- Gündem değişikliğinin nasıl teklif edildiği ve oylama sonucu (sayı ve arsa payı olarak belirtilmesi iyidir).
- Alınan kararın tam metni, varsa ek maliyet tahminleri ve uygulanma süresi.
Kararın delil niteliği olması ve sonradan itirazları azaltmak için karar defterine eksiksiz kayıt şarttır. Karar defteri noter tasdiki veya son haliyle usule göre saklanmalıdır.
4) İtiraz riski: Geçici gündem nedeniyle karar iptali olur mu?
Genel kurul kararına itiraz etmek mümkündür; özellikle çağrı usulüne aykırılık, bilgilendirme eksikliği veya hukuka aykırılık iddiaları varsa dava konusu olabilir. Aşağıdaki durumlar itiraz riskini artırır:
- Gündem değişikliğinin açıkça acil olmadığı hallerde önceden bilgilendirme yapılmaması.
- Kararın önemli mali yükümlülük getirmesi ama arsa payı çoğunluğunun sağlanmaması.
5) Pratik örnek: Çatıda acil onarım talebi — ne yapılmalı?
Örnek senaryo: Üç gün önce çatıdan düşen kiremitler tehlike yaratıyor; bir kat malikinin yazılı talebi geldi. Yapılacaklar:
- Talebi yazılı kayda al, foto/rapor ekle.
- Toplantı açıldığında gündeme ekleme önerisini sun ve aciliyeti anlatarak oylamaya çağır.
- Oylama sonuçlarını sayı ve arsa payı olarak karar defterine geçir; alınan kararda acil tamir için tahmini bütçeyi belirt.
- Eğer mutabakat varsa yönetim acilen uygulamaya koyar; harcama yetkisi kapsamını tutanağa yaz.
6) Dijitalleşme ve pratik araçlar
Gündem değişikliği, çağrı ekleri ve karar defteri kayıtlarının düzenli tutulması için dijital araçlar zaman kazandırır ve itirazları azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site/apartman yönetimi yazılımları; çağrı, hazirun, karar defteri kayıtları ve iletişim kanallarını merkezi şekilde tutarak işlemleri kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrı yapıldıktan sonra gündem değişikliği bildirimde bulunmak zorunlu mu?
Net cevap. KMK açık hüküm vermese de iyi uygulama, çağrıdan sonra eklenen maddelerin yazılı veya e-posta/SMS ile toplantı öncesi bildirilmesidir; aksi takdirde itiraz riski artar.
Genel kurulda gündem değişikliğini kaç çoğunlukla kabul ederiz?
Net cevap. Basit yönetim kararları için toplantıya katılanların çoğunluğu genelde yeterlidir; maliyet yaratan veya yönetim planını etkileyen hallerde arsa payı ağırlığı dikkate alınır.
Gündem son anda eklendi, karar defterine sadece karar yazıldı — yeterli mi?
Net cevap. Yetersiz; itirazları azaltmak için gündem önerisini, oylama sonuçlarını (sayı ve arsa payı) ve gerekçeyi kararda açıkça belirtin.
Toplantıda gündeme eklenen karar ihtiyaci hukuka aykırıysa ne olur?
Net cevap. Hukuka aykırı kararlar geçersizdir; kat malikleri veya ilgililer KMK uyarınca iptal davası açabilirler. Somut inceleme gerekir; hukuki görüş alınması tavsiye edilir.
Aciliyet nedeniyle olağanüstü harcama yapıldıktan sonra genel kuruldan onay alınmazsa yönetici sorumlu mu?
Net cevap. Yönetici acil müdahale yaptığı için sonradan genel kurul onayı almalıdır; onay çıkmazsa hukuki ve mali sorumluluk doğabilir. Duruma göre değişir, bir uzmana danışın.
