Genel kurulu yeni yöneticisi olarak ilk toplantı sonrası karar defterini açtığınızda, sararmış kağıtlardan daha karmaşık bir sorunla karşılaştınız: tutanağın yazımı, hazirun cetveli ve noter tasdiki eksikse alınan kararlar uygulanır mı? Bir apartman yöneticisinin ilk genel kurul sonrası en çok kafa yorduğu konu budur—hem yasal zorunluluklar hem de uygulamada sık yapılan hata riski yüksek.
Karar defteri neden önemli? (Kısa cevap)
Karar defteri; Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında genel kurul kararlarının yazılı, tarihli ve imzalı kaydıdır. Yönetimin yetki kullanımı, aidat tahakkuku, görevlendirmeler ve taşınmazla ilgili ekonomik kararlar tümüyle bu defterde izlenir. Eksik veya usule aykırı tutulmuş defter yöneticiyi, kurul kararlarını ve üçüncü kişiye karşı yönetimin iddialarını zayıflatır.
Hukuki dayanak ve genel kurallar
Karar defri ve genel kurul belgelerinin tutulmasına ilişkin açık tek maddelik bir düzenleme yoktur; uygulama Kat Mülkiyeti Kanunu genel ilkeleri ve yargı içtihatları çerçevesinde yürütülür. Bu nedenle aşağıdaki uygulamalar hem pratik hem de Yargıtay kararları ışığında kabul görmüştür:
- Genel kurul tutanakları yazılı ve tarihli olmalıdır.
- Hazirun cetveli (kimlerin toplantıda bulunduğu, arsa payı bilgileri) tutanağa eklenmelidir.
- Toplantı başkanı ve varsa katip tarafından imza edilmelidir.
- Noter onayı bazı hallerde ispat değeri için gereklidir (ör. itirazlarda delil olarak sunma, bankalar veya resmi kurumlar için yetki ispatı).
Toplantı sonrası karar defteri kaydı: adım adım
- Genel kurul tutanağını eksiksiz düzenleyin: toplantı günü, saati, yeri, çağrı şekli, gündem, karar metinleri.
- Hazirun cetvelini hazırlayın: kat maliklerinin ad-soyad, bağımsız bölüm numarası ve toplantıda hazır olanların arsa payı bilgileri. Arsa payı hesapları tapu kayıtlarından alınmalıdır.
- Tutanak ve hazirun cetvelini toplantı başkanı ve katip imzalasın. İmzalar yoksa kararlarda yetki ispatı zayıflar.
- Kararların uygulanması için yönetici tarafından tarih sırasına göre deftere geçirilmesi ve gerekli eklerin iliştirilmesi.
- Gerekli görülen sayfalarda noter tasdiki yaptırın (aşağıdaki bölümde hangi hallerde gerekli olduğu açıklanır).
Noter tasdiki ne zaman gereklidir? (Pratik kriterler)
Her genel kurul kararı için zorunlu bir noter tasdiki kanunda açıkça yazmıyor; uygulamada aşağıdaki durumlarda noter onayı tavsiye edilir:
- Yönetici yetkisi devri, görev kabul-devir belgeleri veya banka hesaplarında değişiklik gibi üçüncü kişilere sunulacak işlemlerde.
- Kat mülkiyetinde ortak alanların satışı, kira verilmesi veya uzun süreli kiraya verme gibi mali sonuç doğuran kararlar alındığında.
- İtiraz ihtimali yüksek, hukuki uyuşmazlık öngörülen kararlarda ispat yükünü güçlendirmek için.
Hazirun cetveli ve karar yeter sayısı: uygulamada sık hata
Hazirun cetvelinde hem malik/temsilcinin sayısal adedi hem de arsa payı toplamının doğru yazılması gerekir. Özellikle temsilciyle gelenler için temsil yetki belgeleri (vekaletname) tutanağa eklenmelidir. Aksi halde karar yeter sayısı hesaplanamaz ve kararlar ileri soruşturmaya konu olur.
| Risk | Çözüm |
|---|---|
| Temsilci vekaletnamesi eksik veya usulsüz | ✅ Tutanağa ekleyin; noter onaylı vekalet tavsiye edilir. |
| Arsa payı yanlış toplamı | ✅ Tapu kayıtlarından kontrol edin, tutanağı düzeltin. |
Karar defterinde dijitalleşme ve pratik çözüm
Manuel defter tutmak hem hata hem de zaman maliyeti getirir. Karar metinlerinin şablonlanması, hazirun cetveli üretimi ve kararların saklanması süreçlerini kolaylaştırmak için dijital araçlar kullanılabilir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site/apartman yönetimi yazılımları genel kurul belgelerini düzenleme, hazirun cetveli oluşturma ve kararların saklanmasında büyük kolaylık sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
En sık yapılan hatalar ve nasıl önlersiniz
- Eksik gündem: Karar alınacak konuyu çağrıda belirtmeyip sonra karar almak — itiraza açıktır.
- Hazirun cetvelini tutmamak veya yanlış arsa payı yazmak — karar yeter sayısını belirsiz kılar.
- İmzaların tam olmadığını varsaymak — tutanaklar her zaman başkan ve katip tarafından imzalanmalıdır.
- Noter tasdikinin her şeyi çözeceğini sanmak — usul eksikliklerini düzeltmez, yalnızca ispat gücünü artırır.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defteri her genel kurul için ayrı mı olmalı?
Tek defter içinde toplantılar tarih sırasına göre kaydedilebilir; önemli olan tutarlılık, sayfa numaraları ve imza düzenidir.
Noter tasdiki, tutanağın tamamı için mi yoksa sadece imzalar için mi geçerlidir?
Noter tasdiki genelde imzaların ve tarih bilgisinin onaylanması niteliğindedir; noter metnin içeriği yerine imzaların varlığını tasdikler.
Hazirun cetveli nasıl hazırlanır, arsa payı nereden alınır?
Arsa payı bilgileri tapu kayıtlarından alınmalı; tapu fotokopisi veya sorgulama çıktılarını cetvele eklemek ispat açısından faydalıdır.
Karar defterine eklenen belgelerin saklama süresi ne olmalı?
Resmi bir tek düzenlenmiş süre yok; ancak taşınmazla ilgili uyuşmazlıklarda delil olabileceği için imkan varsa süresiz saklama, en azından yönetim süresi boyunca arşivleme tavsiye edilir.
Eksik çağrı ile alınan karar noter onayı ile geçer mi?
Noter onayı çağrının usulüne uygunluğunu sağlamaz; çağrı usulüne uyulmamışsa kararın geçerliliği tartışmalı olabilir. Somut durumlar için hukuki danışmanlık alınmalıdır.
