Hafta sonu sitede bir dernek etkinliği düzenlenecek, organizatör yöneticiye gelip "birkaç günlüğüne ortak bahçeyi kullanabilir miyiz?" diyor. Yönetici ne yapmalı: izne yetkisi var mı, masraflar kimde kalır, itirazlar hızlıca nasıl çözülür? Bu rehberde pratik adımlar, kayıt ve hukuki çerçeve var.
Özet: Hangi durumda yönetici tek başına karar alabilir?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde genel kural, ortak alanların kullanımı ve gelir getiren tasarruflar hakkında kararın genel kurulda alınmasıdır. Yönetici, olağan işleri yürütmek, acil ve zaruret hallerinde karar vermekle yükümlüdür; ancak gelir getirecek, ortak yapıyı etkileyebilecek veya süreklilik arz edecek tasarruflar için genel kurul yetkisi öne çıkar.
1) Hızlı değerlendirme: Etkinliğin niteliğini sınıflandırın
İlk adım organizasyonun niteliğini netleştirmektir. Aşağıdaki kriterlere göre karar vermeniz gerekir:
- Kullanım süresi: birkaç saat/gün mü yoksa sürekli mi?
- Gelir yaratıyor mu? (bilet, stant kira vb.)
- Ortak alanın biçimini değiştiriyor mu? (kalıcı montaj, tadilat vs.)
- Güvenlik, gürültü, temizlik gibi üçüncü kişiye etkiler var mı?
Eğer etkinlik kısa süreli, gelir getirmeyen ve ortak yapıya zarar vermeyecekse yönetici sınırlı onay verebilir. Gelir veya yapı değişikliği varsa genel kurul kararı gereklidir.
2) Hukuki sınır ve dayanak — hangi durumlarda genel kurul şart?
KMK temelinde ortak alanların tasarrufu, gelir elde edilmesi ve kullanım şeklindeki değişiklikler genellikle genel kurulun yetkisindedir. Yönetici yalnızca yönetim ve bakım görevlerini yürütür; gelir sağlama veya ortak alanın kullanım biçiminde esaslı değişiklik kararları için genel kurul onayı aranmalıdır.
3) Yönetici için adım adım pratik süreç (acil durumlar dahil)
- Organizatörden yazılı başvuru isteyin: tarih, saat, beklenen kişi sayısı, teknik ihtiyaç, gelir/masraf öngörüsü.
- Risk değerlendirmesi yapın: güvenlik, sigorta, gürültü, temizlik maliyeti.
- Kısa süreli ve gelir getirmeyen etkinliklerde şartlı izin verin; teminat (depozito) ve şartlı kullanım sözleşmesi talep edin.
- Gelir elde edilecekse veya ortak alanda değişiklik yapılacaksa genel kurula ek gündem maddesi hazırlayın.
- Kayıt ve muhasebe: yapılan tüm harcamalar ile alınan gelirler işletme hesabına kaydedilmeli; sonraki genel kurula raporlanmalıdır.
4) Masraf ve gelir muhasebesi: Kimin hesabına ne yazılır?
Kısa süreli, misafir kullanımında ortaya çıkan geçici masraflar (temizlik, elektrik, güvenlik ek ücreti) organizatörden depozito veya ödemeyle karşılanmalıdır. Muhasebe işlemleri için uygulanacak temel prensipler:
- Organizatörden alınan depozito/ücret doğrudan işletme hesabına gelir olarak kaydedilir; harcamalar aynı hesaptan karşılanır.
- Eğer yönetim kendi bütçesinden ödeme yaptıysa, genel kurulda onay alınmadan bütçeden düzenli gelir elde eden faaliyet başlatılmamalıdır.
| Durum | Muhasebe/Yetki |
|---|---|
| Kısa süreli, gelir yok | ✅ Yönetici onayı; gideri organizatör öder |
| Gelir getiriyorsa | ✅ Genel kurul kararı ve gelir kaydı |
5) Şablon sözleşme maddeleri ve teminat — yönetici için örnek koşullar
Yönetici kısa süreli izin verecekse aşağıdaki koşulları yazılı hale getirin:
- Kullanım süresi ve saatleri, maksimum kişi sayısı
- Gürültü, temizlik, çöp yönetimi kuralları
- Zarar tespiti halinde tazminat yükümlülüğü ve depozito
- Sigorta talebi (katılımcı sayısı ve risk oranına göre asgari üçüncü şahıs sorumluluk sigortası)
Eğer süreci dijitalleştirmek isterseniz, organizasyon başvurularını, depozito takibini ve muhasebe kayıtlarını kolaylaştırmak için https://byonetim.com.tr/ üzerinden platform kullanımı süreci hızlandırır ve denetimi kolaylaştırır.
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici ortak alanı kısa süreli kullanıma verirken hangi kanuna bakmalı?
Net cevap: Öncelikle 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde genel kurulun yetkileri dikkate alınmalı; yönetici rutin bakım ve acil işler için yetkilidir, gelir getiren tasarruflar için genel kurul gereklidir.
Etkinlik gelir getiriyorsa hemen genel kurul mu gerekir?
Net cevap: Evet; gelir elde etmeye yönelik sürekli veya düzenli tasarruflar genel kurul kararı gerektirir. Kısa, tek seferlik küçük ücretler için bile risk varsa genel kurul kararı almak en güvenli yoldur.
Organizatörden depozito talep edebilir miyiz?
Net cevap: Evet; hasar riskini ve temizlik masraflarını güvence altına almak için yazılı sözleşmeyle depozito talep edilmesi uygundur.
Yönetici izinsiz izin verirse ne olur?
Net cevap: Yönetici yetkisini aşmış sayılabilir; bu durumda alınan kararlar ve harcamalar itiraz konusu olabilir. Sonuçlar sözleşme, genel kurul ve gerekirse yargı sürecine bağlıdır; somut durum için uzman görüşü alınmalıdır.
Kısa süreli etkinlik için sigorta zorunlu mu?
Net cevap: Kanuni zorunluluk yoksa da üçüncü şahıs sorumluluk riski yüksekse yönetici sigorta şartı koymalıdır; bu uygulama hem malike hem yöneticiye hukuki koruma sağlar.
Etkinlik sonrası gelir/gider kayıtlarını nasıl raporlarım?
Net cevap: Tüm gelir ve giderleri işletme hesabına kayıt yapın, dekont ve sözleşmeyi dosyalayın; bir sonraki genel kurulda gelir-gider raporu ile sunun.
Genel kurul acilen toplanamazsa yönetici ne yapmalı?
Net cevap: Acil ve zaruri haller dışında gelir getiren düzenlemeler ertelenmelidir. Eğer etkinlik güvenlik/sağlık açısından acilse, yönetici şartlı izin verip durumu bir sonraki genel kurula taşımalıdır.
Karşı komşu itiraz ederse hangi kayıtlar işimize yarar?
Net cevap: Yazılı başvuru, kullanım sözleşmesi, depozito makbuzları, sigorta poliçesi, görevli personel ve kamera/görevli tutanakları itiraz halinde yönetimin savunmasını güçlendirir.
Bu rehber hukuki tavsiye yerine geçer mi?
Net cevap: Hayır. Kanun ve uygulama bilgisini aktarır; somut uyuşmazlıkta bir avukata danışmanız önerilir.
Hangi durumlarda genel kurulda ek gündem açmalıyız?
Net cevap: Etkinlik gelir getiriyorsa, ortak alan kullanımında kalıcı değişiklik öngörülüyorsa veya düzenleme süreklilik kazanacaksa genel kurulda karar alınması gerekir.
Kaynak olarak hangi düzenlemeler dikkate alınmalı?
Net cevap: Öncelikli kaynak 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu; ayrıca uygulamada yönetim planı hükümleri, ilgili Yargıtay içtihatları ile muhasebe kayıt örnekleri değerlendirilmeli. Somut değerlendirme için uzman görüşü alın.
