Genel kurul salonunda toplantı bitmiş, kararlar alınmış; birkaç gün sonra birkaç malik hazirun listesinde gösterilen arsa paylarının gerçeği yansıtmadığını, toplamın tapu kayıtlarından farklı olduğunu fark ediyor. Bu durumda hangi kararlar geçersiz sayılır, düzeltme nasıl yapılır ve yönetici ne yapmalıdır?
Hazirun listesinde arsa payı fazlası nedir, neden oluşur?
Hazirun listesi, genel kurul toplantısına katılan malikler ile arsa paylarını gösterir. "Arsa payı fazlası" dediğimiz durum, hazirun toplam arsa paylarının binanın toplam arsa payından daha yüksek gözükmesidir. Bu genellikle şu sebeplerle olur:
- Eskimiş veya yanlış tapu verilerinin kopyalanması.
- Hazirun listesinin sayı esaslı hazırlanıp arsa paylarının elle toplanırken hata yapılması.
- Bağımsız bölümün hisseli tapu kayıtlarıyla uyumsuz belge kullanımı.
- Yönetim planı veya son tapu düzeltmesinin göz ardı edilmesi.
Hangi kararlar tehlikede? İptal riski nasıl belirlenir?
Arsa payı fazlası tespitinin doğrudan sonucu, "arsa payına dayanan" çoğunluk hesaplarına dayanan kararların meşruiyetidir. Aşağıdaki kararlar özellikle risk altındadır:
- Arsa payı ile karar alınmış yönetici seçimi, bütçe, aidat oranı gibi kararlar.
- Yönetim planı değişikliği veya ortak gider dağılımına ilişkin kararlar.
Kararın iptali için, kararın arsa payı çoğunluğuna göre alınıp alınmadığı tespit edilir. Eğer karar arsa payı esasına göre alınmışsa ve hazirundaki arsa payı toplamı somut olarak hatalıysa, etkilenen malik(ler) iptal davası veya kararın düzeltilmesi talebi yönünde hareket edebilir. Somut hukuki tavsiye gerekirse bir avukata danışılmalıdır.
Adım adım tespit ve düzeltme süreci (yönetici için uygulama rehberi)
- Hemen orijinal hazirun listesinin, imzalı katılımcı kayıtlarının ve karar defterinin kopyasını saklayın.
- Tapu kütüğünden bağımsız bölümlere ait arsa payı bilgilerini resmi kayıt (e-Devlet/TAK) üzerinden doğrulayın.
- Hata tespit edilirse, genel kurula katılan malikler arasında tutarsızlığı açıklayan yazılı bildirim gönderin.
- Genel kurul kararlarının hangilerinin arsa payı hesaplarına bağlı olduğunu belirleyin.
- Gerekirse karar düzeltmesi için yeni genel kurul çağrısı yapın veya kat maliklerine itiraz seçenekleri hakkında bilgi verin.
Yeni genel kurul mu, yoksa düzeltme mi? Hangi yol seçilmeli?
Seçilecek yol, kararın türüne ve hatanın büyüklüğüne bağlıdır:
- Karar yalnız sayı çoğunluğuna dayanıyorsa ve arsa payı hatası toplamda küçük etki yapıyorsa, düzeltme tutanağı ve imza ile sorun giderilebilir.
- Karar arsa payı çoğunluğu temelinde alınmış ve hatanın düzeltilmesi karar sonucunu değiştirecekse, yeni genel kurul yapılarak kararın yeniden alınması en güvenli yöntemdir.
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca genel kurulun usulüne uygun toplanması, karar yeter sayıları ve kayıtların doğru tutulması önemlidir; somut durumlar farklılık gösterir, bu nedenle gerektiğinde hukuki danışmanlık alınmalıdır.
Karar defterine yansıtma ve noter tasdiki
Karar defterinin doğruluğu ve değişikliklerin izlenebilirliği taraflar için önemlidir. Eğer hazirun hatası sebebiyle kararın yeniden alınması gerekiyorsa yeni genel kurul kararları karar defterine eksiksiz geçirilmelidir. Noter tasdiki genel olarak karar defterinin suretleri veya gerektiğinde belgelendirme için başvurulur; kesin gereklilik duruma göre değişir.
Pratik kontrol listesi (yönetici ve kurul üyeleri için)
| Kontrol | Nasıl yapılır |
|---|---|
| Tapu karşılama | ✅ Tapu kayıtlarıyla e-Devlet/TAK kontrolü |
| Hazirun toplamı | ✅ Toplam arsa payını iki kişi karşılıklı sayıp imzalasın |
| Karar türü analizi | ✅ Kararın arsa payına mı yoksa sayı esasına mı bağlı olduğunu not edin |
Dijitalleştirme: Hata riskini nasıl azaltırsınız?
Hazirun listesi ve arsa payı hesaplarında insan hatasını azaltmak için dijital araçlar yardımcı olur. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi bulut tabanlı çözümler, bağımsız bölüm verilerinin saklanması, otomatik aidat hesaplama ve hazirun listesi oluşturma gibi modüllerle hataları azaltır. Denemek isterseniz kayıt süreci sürtünmesizdir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesinde arsa payı fazlası tespit edilirse genel kurul kararları otomatikman iptal olur mu?
Hayır. Kararın iptali için arsa payı hatasının kararın alınmasında belirleyici olduğunun gösterilmesi gerekir. Somut durumlara göre değişir, gerektiğinde hukuki danışma alınmalıdır.
Yönetici hatayı fark ederse ne yapmalı?
Öncelikle resmi tapu kayıtları ile karşılaştırma yapıp kat maliklerini bilgilendirmeli, gerekiyorsa düzeltme için yeni genel kurul çağrısı veya karar düzeltmesi sürecini başlatmalıdır.
Hazirun listesi hatası kimden kaynaklanırsa yönetici sorumlu olur?
Hata kaynağına göre değişir. Yönetici karışıklıktan sorumlu bulunabilir; belge saklama ve dikkat yükümlülüğü vardır. Belirli bir sorumluluk değerlendirmesi için uzman görüşü gereklidir.
Hazirun düzeltmesi için yeni genel kurul yapılması şart mı?
Her durumda değil. Eğer mevcut karar arsa payı esasına göre alınmamışsa veya hata kararın sonucunu değiştirmeyecek nitelikteyse düzeltme tutanağıyla çözüm mümkün olabilir. Ancak arsa payı çoğunluğuna dayanan kararların yeniden yapılması sık tercih edilen güvenli çözümdür.
Karar defterine düzeltilmiş hazirun kaydı nasıl geçirilir?
Yeni genel kurul kararları düzenlenip karar defterine eksiksiz yazılmalı; gerekiyorsa eski kararın iptali ve yeni kararın alındığına dair açık ibare bulunmalı; noter tasdiki duruma göre değerlendirilebilir.
