Siz yönetici olarak genel kurul toplantısı bittikten sonra akşam saatlerinde bazı maliklerin gelip “hazirun listesine adım sonradan yazıldı, oylama usulsüz” dediğini hayal edin: toplantı tutanağına itiraz edenlerle yüz yüzesiniz, çoğu delil toplamanın nasıl yapılacağını bilmiyor. Bu rehber, hazirun listesine sonradan eklenen oylar iddiasına karşı yöneticilerin ve itiraz eden kat malikleri/vekillerin izleyebileceği somut, kanıta dayalı adımları anlatır.
Neden önemli? Hazirun listesi ve kararların bağlayıcılığı
Kat Mülkiyeti uygulamalarında hazirun listesi (katılanların listesi) toplantının kimlerin katıldığını gösteren temel belgedir. Kararlar, usulüne uygun çağrı ve yeter sayı sağlanarak alınmışsa bağlayıcıdır; yoksa iptal edilebilir. Hazirun listesinin sonradan değiştirilmesi, toplantı usulünü ve kararların yasallığını doğrudan etkileyebilir.
Öncelikle hangi belgeleri hemen korumalısınız?
İddia doğar doğmaz yönetici olarak şu belgeleri koruyun ve kopyalayın; bunlar hem yönetimin hem de itiraz edenin lehine delil sağlar:
- Toplantı çağrı yazısı ve ekleri (ilan panosu, ilan tarihleri, tebliğ belgesi varsa).
- Toplantı tutanağı (başlangıç, kararlar, saatler, imzalar) ve hazirun listesi ilk nüshası.
- Karar defteri sayfası (varsa noter tasdik tarihleri ile birlikte).
- Güvenlik kamerası kayıtları (giriş/çıkış saatleri), bina kart/turnike logları.
- Oy verenlerin kimlik fotokopileri, temsil belgeleri, vekaletnameler.
Adım adım itiraz ve delil toplama süreci
- İddiayı yazılı hale getirin: İtiraz eden malikin/vekilin imzalı yazılı beyanını alın ve tarihleyin.
- Toplantı tutanağı ve hazirun listesinin orijinallerini güvenceye alın; aslına zarar gelmeyecek şekilde kopya alın.
- Kamera/turnike kayıtlarını talep edin; mümkünse 3. şahıs huzurunda imzalı tutanakla kopya alın.
- Oy kullanma anına ait diğer delilleri toplayın: imza karşılaştırmaları, yazılı temsil belgeleri, çağrı kayıtları (e-posta/SMS).
- Karar defterine ilişkin usule aykırılık varsa noter tasdik kayıtlarını kontrol edin. Noter tasdiki yoksa bu eksiklik önemlidir.
- Toplanan delilleri tarihlendirip klasörleyin; gerektiğinde yargıya sunulmak üzere avukatla paylaşın.
Hangi durumlar somut iptal nedeni oluşturur?
Her sonradan ekleme otomatik iptal nedeni değildir. Aşağıdaki durumlar güçlü iptal gerekçesidir:
- Hazirun listesine fiziksel olarak sonradan ekleme ve bu eklemenin toplantı sırasında yapılmış olduğunun belgelenememesi.
- Çağrı usulüne (çağrı süresi, ilan şekli) uyulmadığı ve sonradan katılanların bu usulsüzlükten faydalandığının gösterilmesi.
- Oy kullanan kişilerin temsil yetkisinin (vekaletname) sonradan uydurulduğunun ortaya çıkması.
- Karar defterinin usulüne uygun tutulmaması veya noter tasdik şartlarının göz ardı edilmesi (örneğin 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında toplantı kayıtlarının düzenliliği önem taşır).
Pratik kanıt kaynakları ve nasıl elde edilir?
Genelde şu kanıtlar en etkili olur:
- Kamera kayıtları: toplantıya katılım saatleri, oy kullanma anı.
- Giriş-kart/turnike logları: kim ne zaman binaya girdi/çıkış yaptı.
- E-posta/SMS çağrı kayıtları: çağrıların ilan tarihleri ve içerikleri.
- Bağımsız tanıkların yazılı beyanları.
Bu verileri elde ederken KVKK ve özel hayatın gizliliği kurallarına dikkat edin; gerekirse hukuki destek alın.
Yargı yolu: dava türleri ve süreç işleyişi
Usulsüzlük iddiası genelde iki yoldan giderilebilir: kararın iptali veya tespit/düzeltme talepli dava. Somut olayın şartlarına göre kararın iptali için iddialar mahkemede değerlendirilir. Yönetim ve kat malikleri, delilleriyle birlikte Sulh Hukuk Mahkemesi veya Asliye Hukuk Mahkemesi nezdinde dava açabilirler. Somut hukuki sonuçlar olayın ayrıntısına göre değişir; bu nedenle usul ve strateji için avukatla görüşülmesi önerilir.
Yöneticiler için pratik önlemler (toplantı öncesi ve sırasında)
- Toplantı başlangıcında hazirun listesini ayrı sayfada, kimlik fotokopileriyle eşleştirip imzalatın.
- Varsa toplantı salonunda kamera kaydı olduğunu ilan edin ve kayıtların saklanma süresini belirtin.
- Karar defteri sayfalarını düzenli ve tarihli tutun; noter tasdiklerini zamanında yaptırın.
- Toplantı tutanağını hemen çoğaltıp yöneticiler/denetçilerce imzalanmasını sağlayın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz
Delil yönetimi ve toplantı kayıtlarının düzenli saklanması için dijital araçlar işleri kolaylaştırır. Örneğin, hazirun, çağrı gönderimleri ve katılım kayıtlarını dijitalleştirmek, kamera ve imza verilerini merkezileştirmek süreçte şeffaflık sağlar. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim’in kayıt ve toplantı modülleriyle 6 ay ücretsiz denemeyi değerlendirebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesine sonradan eklenen bir imza tek başına kararı geçersiz kılar mı?
Tek başına genelde yeterli değildir; iptal için ek usulsüzlük veya oy veren kişinin temsil yetkisizliği gibi destekleyici deliller gerekir.
Toplantıda kamera kaydı yoksa itiraz kazanılmaz mı?
Hayır; kamera yoksa giriş-çıkış kayıtları, tanık beyanları, temsil belgeleri gibi diğer delillerle iddialar desteklenebilir.
Karar defterinin noter tasdiki yoksa her karar iptal edilir mi?
Noter tasdiki bazı durumlarda eksiklik oluşturur ama her eksiklik iptal anlamına gelmez; somut usul ihlali ve kararın alınış şekli hakim tarafından değerlendirilir.
İtiraz için ne kadar süre var?
Genel kurul kararlarına karşı dava süreleri somut olaya ve dava türüne göre değişir; belge toplama ve hukuki değerlendirme için zaman kaybetmeden avukata başvurun.
Yönetici delil toplarken nelere dikkat etmeli?
Belgelere müdahale etmeyin, orijinalleri koruyun, kopyalama/tarihleme yaparken şeffaf olun ve kişisel veriler konusunda KVKK kurallarına uyun. Somut adımlar için bir uzmana danışın.
