Genel kurul bitmiş, karar defteri tutulmuş; sonra bir malik geliyor ve hazirun listesinde adı yokken 'ben oy kullandım' diyor. Yönetici toplantı tutanağına ve karar defterine dayanmak istiyor ama komşular itiraz ediyor. Bu senaryoda hazirun listesinin sonradan düzeltilmesi kararların geçerliliğini nasıl etkiler, hangi deliller bağlayıcıdır ve yönetici hangi adımları izlemelidir?
Hazirun listesi nedir, neden önemlidir?
Hazirun listesi (kat malikleri listesi), genel kurul toplantısına katılan malik ve temsilcilerin ad-soyad, bağımsız bölüm numarası, arsa payı veya temsil hakkı bilgilerini içerir. Kararların kimin katılımı ve oyuyla alındığını gösterdiği için toplantı tutanağı ve karar defteriyle birlikte usul ve esastan geçerlilik kontrolünde temel delildir.
Sonradan düzeltme hangi hallerde kararı etkiler?
Hazirun listesinin sonradan düzeltilmesi tek başına kararın geçersizliğini doğurmaz. Etkileyen ana faktörler:
- Eklenen kişinin gerçekte toplantıya katılıp katılmadığına dair somut deliller.
- Düzeltmenin zamanlaması ve kim tarafından yapıldığı (yönetici mi, kat maliki mi, tutanak mı?).
- Kararın niteliği: çoğunluk, arsa payı gerektiren kararlar ise usul hatası daha kritik.
Hangi deliller 'sonradan ekleme' iddiasını çürütür ya da doğrular?
Genel olarak mahkeme ve icra mercileri, somut ve zaman damgalı delillere değer verir. Aşağıdaki deliller güçlü kabul edilir:
- Kamera kayıtları veya site turnike-kart kayıtları (varsa saatli ve tarihli).
- Toplantı girişinde toplanan imzalı belgeler veya kimlik fotokopileri.
- Oturum tutanağında belirtilen konuşma/talep kayıtları ve tanık beyanları.
- Oy kullanma esnasında kullanılan elektronik/harekete dayalı sistem kayıtları.
Yönetici için adım adım uygulanabilir süreç
- Toplantı sonrası hazirun listesinin orijinal kopyasını ve karar defterini güvenli yerde saklayın.
- İddia geldiğinde iddia sahibinden yazılı açıklama isteyin; varsa imzalı belgeyi talep edin.
- Kamera/turnike/site giriş kayıtlarını en az 6 ay saklayın ve ilgili dönemi inceleyin.
- Tanık beyanlarını, toplantı tutanağını ve varsa elektronik oy kayıtlarını belgeleyin.
- Usul hatası ciddi ve kararın özünü etkiliyorsa genel kurulu tekrar toplama (yeniden toplantı veya itiraz süreci) hazırlığı yapın; hukuki bir değerlendirme için avukat önerin.
Genel kurul kararı iptali için hangi hukuki yol açık?
Kararın iptali veya yok sayılması talepleri için kat maliklerinden biri sulh hukuk mahkemesine veya yetkili idari/yargı yoluna başvurabilir; burada usul ve esastaki hatalar incelenir. Kat Mülkiyeti Kanunu ve içtihat, toplantı usulüne ilişkin kusurların kararların tamamını etkileyip etkilemediğini somut olaya göre değerlendirir. Bu noktada yönetici somut hukuki tavsiye veremez; gerektiğinde avukat yönlendirilmelidir.
Pratik önlemler: Sonradan düzeltme riskini azaltmak için
Yöneticiler toplantı öncesi, sırasında ve sonrasında şu önlemleri alabilir:
- Toplantı girişinde imzalı hazirun listesi hazırlama ve her imzaya tarih-saat notu düşme.
- Toplantı salonuna giriş-çıkış kayıtlarını tutma; mümkünse basit bir kamera ile kayıt alma (KVKK’ya uyumlu bilgilendirme yapılmalı).
- Hazirun listesinin toplantı sonunda katılımcılara okunarak onaylatılması ve imzalatılması.
- Karar defterine hazirun listesinin eklenmesi veya listeyi karar defteriyle ilişkilendiren referans notu düşülmesi.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, hazirun, tutanak, oy sonuçları ve duyuruları güvenli şekilde saklayan platformlar işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim ile sürtünmesiz kayıt yaratmak için https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 adresinden 6 ay ücretsiz deneme başlatabilirsiniz.
| Risk | Pratik Önlem |
|---|---|
| Hazirun listesinin sonradan değiştirilmesi | ✅ Orijinal imzalı liste + kamera/turnike kayıtları |
| İmza veya vekâlet sahteciliği | ✅ Kimlik kontrolleri ve vekâletname asılları ile eşleştirme |
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesine sonradan eklenen bir kişi kararı iptal ettirebilir mi?
Tek başına ekleme iddiası genellikle kararı iptal ettirmez; kararın esasını etkileyen usul hatası ve somut deliller gerekir.
Toplantı salonunda kamera kaydı almak kanunen sorun olur mu?
Kamera kaydı alınabilir ancak KVKK kapsamında katılımcılara önceden bilgilendirme yapılmalı ve kayıtların saklama süresi belirlenmelidir.
Hazirun listesinin noterde onaylı olması gerekiyor mu?
Genel olarak hazirun listesinin noter tasdiki zorunlu değildir; ancak şüphe varsa noter onayı ilave delil sağlar. Karar defteri ve tutanaklar önemlidir.
Vekâletle katılan kişinin sonradan listeye eklenmesi nasıl değerlendirilir?
Vekâletnamenin tarihi, içeriği ve temsil yetkisinin açıkça belgelenmesi gerekir; sonradan ekleme durumunda vekâletnamenin aslı veya onaylı sureti önem taşır.
Yönetici bu tür uyuşmazlıkta ne zaman avukata yönlendirmeli?
Somut usul kusuru varsa, itirazlar karara etki ediyorsa veya dava tehdidi bulunuyorsa yöneticinin maliklerce atanacak bir avukata veya bina/site hukuku konusunda uzman avukata danışılması uygun olur; yönetici somut hukuki tavsiye veremez.
