Genel kurul sonrası site yöneticisi karar defterini incelediğinde ilk sayfanın koparılmış veya boş bırakılmış olduğunu fark ediyor. Kat maliklerinden biri itiraz edip "kararın hiç tutulmadığını" iddia ediyor; toplantı tutanakları var ama karar defterindeki eksik, gelecekteki uygulanabilirlik ve dava ihtimalini düşündürüyor. Böyle bir durumda hangi adımlar izlenir, delil nasıl toplanır, noter onayı ne zaman gereklidir?
Neden ilk sayfanın eksik olması sorun yaratır?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu ve iyi yönetişim açısından genel kurul kararlarının resmî kaydıdır. İlk sayfanın eksik veya tahrip olması aşağıdaki riskleri doğurur:
- Toplantı ve karar bütünlüğünün sorgulanması (kim, ne zaman yazdı?)
- Kararların üçüncü kişilere karşı ispatında zafiyet
- Mahkeme/uyuşmazlık halinde delil zayıflığı ve itirazlara açık olma
Hukuki dayanak ve noter rolü
Karar defterinin tutulmasına ilişkin açık bir tek kanun maddesi bulunmasa da Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamaları ve yargı içtihatları, defterin düzenli ve güvenilir tutulmasını bekler. Noter tasdikiyle ilgili olarak şunlar öne çıkar:
- Karar defterinin noter onayı genellikle sayfa düzeni veya başlangıç bitiş tarihleri için istenir; ancak her defter için zorunlu değildir—uygulama ve içtihat farklılık gösterebilir.
- Eksik veya değiştirilmiş sayfa iddiasında noter aracılığıyla tespit (örneğin sayfa bütünlüğü raporu) ve yeni sayfanın açılması için noter huzurunda işlem yapılması delil açısından faydalıdır.
Adım adım yapılacaklar (ilk tespitten itibaren)
- Olayı tutanak altına alın: Yönetici, eksik sayfayı fark ettiği tarih ve saati yazılı olarak kaydetmeli ve fotoğraflamalıdır.
- Fotoğraf ve dijital kopya alın: Eksik sayfanın bulunduğu yerin yüksek çözünürlüklü fotoğrafları ile defterin etrafının (cilt, dikiş, önceki/sonraki sayfalar) görüntüleri alınmalıdır.
- Hazirun ve toplantı belgelerini eşleştirin: Toplantı tutanağı, çağrı yazısı, hazirun listesi, imzalı karar metinleriyle defterdeki boşlukların uyuşup uyuşmadığını kontrol edin.
- Notere başvuru: Duruma göre noter huzurunda "sayfa bütünlüğü" tespiti veya yeni bir sayfa açtırma işlemi talep edin. Noter, var olan durumu resmî şekilde tespit eder.
- Genel kurulu bilgilendirin: Bir sonraki olağan/olağanüstü genel kurulda olay rapor edilip kayıt altına alınmalıdır; gerekiyorsa karar alınır (ör. defterin yeniden tasdiki, noter işlemleri için yetki verilmesi).
- Delilleri saklayın: Fotoğraflar, tutanaklar, çağrılar, hazirun listesi ve noter belgeleri dijital ve fiziki olarak arşivlenmelidir.
Noterle hangi işlemler yapılabilir?
Noter müdahalesi, varsa sayfa bütünlüğünü tespit etmek ve resmî tasdik sağlamak için en güvenli adımdır. Yapılabilecek işlemler şunlardır:
- Mevcut defterin görüldüğünü, eksik sayfanın tespit edildiğini yazılı olarak belgelemek.
- Gerekirse cilt/kapak ve mevcut sayfalar üzerinde uzman raporu alınması yönünde tavsiye veya tespit tutanağı düzenlemek.
- İlerideki genel kurul kararları için noter huzurunda yeni bir defter açılması ve bu işlemin sayfa numaralandırmasıyla birlikte tutulması için karar alınmasına aracılık etmek.
Yönetici sorumluluğu ve genel kurul kararları
Yönetici, defterin korunmasından ve usulüne uygun tutulmasından sorumludur. Ancak eksiklikler her zaman yargı veya kötü niyet göstergesi değildir; ihmal veya bilinçli tahrifat ayrımı esas alınır. Genel kurul aşağıdaki adımları kararlaştırabilir:
- Defterin noter tespiti ve/veya yeniden tasdiki için yöneticiye yetki verilmesi.
- İlgili dönem kararlarının toplantı tutanakları ve diğer belgeler esas alınarak deftere geçirilmesi (bu işlem kararlaştırılmalı ve tutanakla sabitlenmelidir).
- Gerekirse site yönetimi tarafından bir bilirkişi/uzman değerlendirmesi istenmesi.
Delil stratejileri: İhtilaflı durumlarda ne saklanmalı?
Olası iptal davaları veya itirazlar için yöneticinin saklaması gereken belgeler:
- Toplantı çağrı yazıları, gönderim kayıtları (e-posta, iadeli taahhütlü posta dekontu vb.)
- Hazirun listesi ve imzalı katılımcı beyanları
- Toplantı tutanakları ve toplantıda alınan kararların elektronik/kağıt kopyaları
- Defterin eksik sayfasına ilişkin fotoğraflar, tarih damgaları ve noter tutanakları
Örnek pratik çözüm (dijitalleştirme önerisi)
Eksik veya tahrip edilmiş defter riskini azaltmak için karar ve tutanakların eşzamanlı dijital arşivlenmesi pratik bir çözümdür. Bu süreçte kullanılan yazılımlar toplantı çağrısı, hazirun, karar metni ve dijital imza takibini kolaylaştırır; ayrıca ilerideki delil gereksinimlerinde hızlı erişim sağlar. Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir araçla kayıtları eşleştirmek ve yedeklemek işinizi kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterinin ilk sayfası eksikse alınan kararlar geçersiz mi?
Net cevap. Eksik sayfa tek başına kararların mutlaka geçersiz olduğu anlamına gelmez; kararların geçerliliği toplantı çağrısı, tutanak, hazirun listesi ve uygulama gibi diğer delillerle değerlendirilecektir.
Noter tasdiki eksik olan defter geçerli sayılır mı?
Net cevap. Noter tasdiki her zaman zorunlu değildir; ancak uyuşmazlık çıktığında noter tespiti delil değerini artırır. Mahkeme, bütün delilleri değerlendirir.
Eksik sayfayı ben elle doldurup ekleyebilir miyim?
Net cevap. Elle müdahale önerilmez; bu işlem delil niteliğini zayıflatır ve kötü niyet şüphesini artırır. Önce tespit, fotoğraf ve noter işlemi tercih edilmelidir.
Genel kurul defteri için yeni bir defter açmak gerekir mi?
Net cevap. Eksiklik ciddi ve geri dönüşü zor ise genel kurul kararıyla yeni bir defter açılması ve notere başvuru yapılması uygun olabilir. Karar genel kurulda kayıt altına alınmalıdır.
Yönetici eksiklikten sorumlu tutulur mu?
Net cevap. Sorumluluk olayı nasıl gerçekleştiğine göre değişir; ihmal veya kötü niyet varsa genel kurul hukuki yollara başvurabilir. Somut değerlendirme için uzman görüşü ve gerektiğinde avukat danışmanlığı önerilir.
