Genel kurul salonunda başkanlık eden yönetici adayın elini çekip yerine aday kalmadığını açıklıyor; salon karışıyor, bazı malikler hemen çekimser olurken bazıları toplantının iptalini istiyor. Bu senaryo, özellikle küçük apartman ve sitelerde sık karşılaşılan ve yönetimin istikrarını riske atan bir durumdur. Peki yasa ve uygulama ne diyor, hangi adımlar izlenmeli, toplantı nasıl kayda geçirilmelidir?
Önce temel kavram: Çoğunluk türleri ve karar yeter sayısı
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca genel kurul kararları için iki temel çoğunluk vardır: toplantı yeter sayısı (hazirun/net çoğunluk) ve karar nisabı (arsa payı veya sayı üzerinden farklılıklar olabilir). Toplantı çağrısı şekline göre ilk toplantı ile ikinci/toplantı tekrarındaki yeter sayı farklılıkları olabilir. Bu nedenle aday çekildiğinde hangi çoğunluğun gerektiği ve toplantının hangi aşamada olduğu belirleyicidir.
1. Aday çekilmesi toplantıyı iptal eder mi?
Kural olarak aday çekilmesi tek başına genel kurulun iptali anlamına gelmez. Toplantının devamı için gerekli toplantı yeter sayısı (hazirun) sağlanıyor ise gündemdeki diğer hususlar görüşülüp karara bağlanabilir. Eğer toplantı yeter sayısı sağlanamamışsa kanun veya yönetim planında öngörülen ikinci çağrı usulüne göre toplantı tekrarına geçilmelidir.
2. Eksik çoğunlukta karar nasıl alınır? (Çağrı ve tekrar kuralları)
Genel kurul çağrısında belirtilen usule uygun olarak yapılmış bir ilk toplantıda hazirun sağlanamazsa; Kanun ve yönetim planı hükümlerine göre genellikle ikinci toplantı için ilan/çağrı yapılır. İkinci toplantıda toplantı yeter sayısı esnek olabilir; örneğin sadece kat maliklerinin belirli bir kısmı veya arsa payı bakımından alt sınır aranmayabilir. Yönetim planında farklı bir düzenleme yoksa ikinci toplantı gerçekçilikle uygulanır.
- Toplantının hangi çağrı ile yapıldığı teyit edilir (yazılı çağrı, ilan, ilan mercii).
- Eğer ilk toplantıda hazirun eksikse, yönetim planı/çağrı metni uyarınca ikinci toplantı tarihi ilan edilir.
- İkinci toplantıda da çoğunluk sağlanamazsa Kanun veya yönetim planı hükmü devreye girer (bazı hallerde nispi karar alma yolları vardır).
3. Toplantı tutanağı, hazirun ve karar defteri kaydı nasıl olmalı?
Adayın son dakika çekilmesi gibi önemli bir olay toplantı tutanağına ve karar defterine açıkça geçirilmelidir. Hazirun listesinde mevcut imzalar/vekaletler doğru sırada gösterilmelidir. Kararın dayandığı çoğunluk (sayı mı arsa payı mı) ayrıca belirtilmelidir. Karar defterine geçirilmeyen ya da eksik kaydedilen hususlar ileride iptal sebepleri doğurabilir.
4. Oy kullanma yöntemleri: Gizli/sözlü/elektronik seçenekleri
Aday çekilmesi sonrası yönetim seçimi yapılacaksa oy yöntemini açıkça ilan edin. Geleneksel sözlü veya açık oylama yanında, yönetim planı veya genel kurul kararı ile elektronik oylama yöntemleri kullanılabilir. Elektronik yöntem kullanımı için önceden hukuki altyapı ve güvenlik sağlanmalı; aksi halde itiraz riski artar.
| Durum | Uygun yöntem |
|---|---|
| Küçük apartman, hızlı seçim | ✅ Açık/elle oy |
| İtiraz riski yüksek, delil gerekliyse | ✅ Gizli oy veya yazılı oy pusulası |
5. Pratik adımlar: İdari süreç ve iletişim
Aşağıdaki adımlar yöneticinin veya toplantı başkanının izlemesi gereken asgari uygulamadır:
- Olayı tutanağa açıkça yazın: adayın çekilme beyanı, saat ve ifadeler.
- Hazirun listesini güncelleyin, varsa vekaletleri kontrol edin.
- Toplantı yeter sayısı yoksa ikinci çağrı tarihini ilan edin ve gerekçeyi belirtin.
- Karar alma sürecinde hangi nisabın uygulanacağı (sayı/arsa payı) karar defterine not edin.
- Gerekirse oy kullanım yöntemini (gizli/açık) oylayın ve sonuçları kaydedin.
Yasal kaynaklar ve içtihat notları
Genel kurul usulü ve çoğunluklarla ilgili temel çerçeve Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında değerlendirilir. Yönetim planı ve çağrı metni toplantı usulünü somut şekilde belirler. Ayrıca tutanak, hazirun ve karar defterine ilişkin uygulamada Yargıtay içtihatları delil değerlendirmesinde belirleyici olmuştur; somut uyuşmazlıkta hukuki sonuçlar olayın gerçeklerine göre değişir.
Eğer bu süreci dijitalleştirip hazirun, çağrı, duyuru ve online oy/borç takibini daha düzenli yapmak isterseniz BYönetim gibi bir çözüm süreci hızlandırır ve kayıt bütünlüğünü artırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Aday son dakika çekilirse toplantı otomatik olarak iptal edilir mi?
Hayır. Aday çekilmesi toplantının kendisini iptal etmez; toplantı yeter sayısı sağlanıyorsa diğer gündem maddeleri görüşülüp karara bağlanır.
Hazirun listesi güncel değilse toplantı geçersiz olur mu?
Eksik veya yanlış hazirun listesi itiraz sebebi olabilir; usule aykırılığın sonuçları somut durumda değerlendirilir, bu nedenle doğru kayıt önemlidir.
Yönetici seçilemiyorsa ne yapılmalı?
Yönetim planı/kanun hükümlerine göre tekrar çağrı yapılır; geçici yönetim veya kayyum tayini gibi adımlar ancak hukuki koşullara göre mümkündür ve uzman görüşü gerekebilir.
Toplantı defterine aday çekilmesi kaydedilmezse ne olur?
Kararın veya önemli olayların karar defterine kaydedilmemesi, sonradan yapılacak itirazlarda yönetimin elini zayıflatır. Bu tür eksikliklerden kaçının.
Gizli oy gerekir mi?
Gizli oy zorunlu değildir; seçim usulü genel kurulca belirlenir. Ancak itiraz riskini azaltmak için özel durumlarda gizli oy tercih edilebilir.
