Genel kurul salonunda, çoğunlukla tartışma biter bitmez bir grup malik aceleyle karar alır; ama karar defterine yazma işi ertesi güne kalır. Ertesi gün dekontrollerde fark edildiğinde ise herkes "deftere geçmedi" diyerek tartışmaya başlar. Bu senaryo sık görülür: kararın yazılmaması veya noter tasdikinin atlanması kararın hükmünü nasıl etkiler, yönetici ne yapmalı?
Karar defterinin ve noter tasdikinin hukuki yeri
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) çerçevesinde kat malikleri kurulu kararlarının tutulduğu defter, sitenin idari belgesi niteliğindedir. KMK ve uygulama esasları kararların usulüne uygun biçimde kayıt altına alınmasını gerektirir. Kararların yazılı hale getirilmesi ve bazı durumlarda noter onayı, delil değeri ve üçüncü kişilere karşı güvenilirlik sağlar.
Noter tasdiki yapılmadan alınan kararların geçerliliği
Noter tasdiki eksikse karar otomatik olarak hükümsüz olmaz. Kararın hukuki geçerliliği aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilir:
- Genel kurulun toplantı usulüne uygun çağrılıp çağrılmadığı,
- Hazirun cetvelinin doğru tutulup tutulmadığı (isim, arsa payı, imzalar),
- Kararın toplantıda yeterli çoğunlukla alınıp alınmadığı (sayı ve arsa payı),
- Kararın karar defterine eksiksiz ve gerçeğe uygun kaydedilip kaydedilmediği.
Eğer bu unsurlar sağlam ise noter tasdiki eksikliği tek başına iptal sebebi olmayabilir; fakat üçüncü kişiler nezdinde ispat güçlüğü oluşturur.
Hatalı veya eksik kayıt: düzeltme yolları
Karar defterinde hata veya eksik kayda rastlandığında izlenecek adımlar:
- Hatanın tespiti ve tarih ile birlikte yönetici tarafından kayıt altına alınması.
- Bir sonraki olağan/olağanüstü genel kurulda durumun gündeme alınarak tutanakla düzeltilmesi veya onaylanması.
- Gerekli görülürse kararın aynen veya düzeltilmiş haliyle yeniden karara bağlanması.
Karar iptali ve dava seçenekleri
Kararın hukuka aykırı olduğu iddiasıyla iptal davası açılabilir. İptal talebi genelde şu hallerde gündeme gelir:
- Çağrı usulüne uyulmamışsa,
- Hazirun cetvelinde eksiklik ya da yanlışlık varsa (imzalar, arsa payı eksikliği),
- Karar alınırken salt sayı veya arsa payı çoğunluğunun sağlanmadığı sabitse,
- Kararın içeriği kanuna, yönetim planına veya ortak yarara aykırıysa.
İptal davaları somut olaya göre değişir; bu nedenle hukuki değerlendirme ve sürelerin (genelde kararın tebliği/öğrenilmesinden itibaren) dikkate alınması gerekir. Somut tavsiye yerine, bu durumda bir avukata danışılması uygun olur.
Yönetici için uygulanabilir pratik adımlar (acil ve orta vadeli)
Yönetici, hem yöneticilik sorumluluğunu korumak hem de malikler arasındaki ihtilafı azaltmak için şu adımları izlemelidir:
- Hatanın tespit edildiği günü ve saati kayıt altına alın; varsa toplantı tutanakları, ses/görüntü kayıtlarını saklayın.
- Hazirun cetveli, imza örnekleri ve oy dağılımını belgeleyin; eksik imza varsa imzalatmaya çalışın.
- En yakın olağan/olağanüstü genel kurulu toplantı çağrısı ile düzeltme gündemi koyun.
- Karar defterini doğru şekilde yazıp, noter tasdiki gerekiyorsa noter onayını sağlayın.
Pratik örnek tablo: Eksik tasdik durumunda olası sonuçlar
| Durum | Muhtemel Sonuç |
|---|---|
| Çağrı usulüne uygun, hazirun doğru, karar defterine geçiş eksik | ✅ Karar mahkeme önünde ispat yükü artar; düzeltme mümkün. |
| Çağrı eksik, hazirun hatalı, defter kaydı yok | ❗Karar iptal ihtimali yüksek. |
Noter tasdiki gerektiğinde hangi haller öne çıkar?
Özellikle vekaletle geniş yetkili temsilciyle yapılan oylamalarda veya kararın üçüncü kişilere (banka, idare, mahkeme) ibraz edileceği durumlarda noter tasdiki talep edilir. Ayrıca, ihtilaflı konuların resmi kanıtı olarak noter onayı başvurulan güvenli bir yoldur.
Eğer dijital süreçlerle kayıt, çağrı ve hazirun cetveli yönetimini sadeleştirmek isterseniz, bu süreci dijitalleştiren bir araç kullanmak pratik sorunları azaltır; örneğin BYönetim gibi platformlar çevrimiçi hazirun, dijital tutanak ve karar defteri süreçlerini destekler: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Noter tasdiki olmadan alınan kararlar kesinlikle geçersiz midir?
Noter tasdiki eksikliği tek başına kararın kesin hükümle geçersiz olduğunu göstermez; kararın geçerliliği diğer usul ve çoğunluk şartlarına göre değerlendirilir.
Karar defterine yanlış tarih yazıldıysa nasıl düzeltilir?
Yanlış tarih bir sonraki genel kurulda tespit edilip düzeltilebilir; düzeltme kararı aynı çoğunluk kurallarına tabidir ve tutanağa geçirilmelidir.
Hazirun cetvelinde arsa payı eksik yazıldıysa karar iptal olur mu?
Arsa payı eksikliği kararın niteliğine göre iptal sebebi olabilir; özellikle arsa payına bağlı çoğunluk gerektiren kararlarda bu eksiklik hayati önemdedir.
Yönetici noter tasdikini unuttuysa hukuki sorumluluğu nedir?
Yönetici, özen yükümlülüğüne aykırı hareket etmiş sayılabilir; zarar doğmuşsa malikler tazminat talebinde bulunabilir. Somut durumlara göre farklılık gösterir, hukuki danışma önerilir.
Eksik kaydı düzeltmek için mutlaka olağanüstü genel kurul mu gerekir?
Her durumda değil; eğer konunun düzeltilebilmesi aynı çoğunlukla ve gündeme alınarak yapılabiliyorsa olağan genel kurulda da düzeltme mümkündür. Ancak acil ve ihtilaflı durumlarda olağanüstü çağrı daha hızlı çözüm sağlar.
