Genel kuruldan çıkıp karar defterini kontrol eden yönetici, bazı sayfaların atlandığını veya araya boş sayfa bırakıldığını fark ediyor; kimi malikler de imzaların eksik olduğunu söylüyor. Bu tür bir durum, kararların geçerliliğini, itiraz sürelerini ve noter tasdiki gerekliliklerini gündeme getirir. Aşağıda yönetici için hem hukuki hem de uygulama odaklı, adım adım bir yol haritası bulacaksınız.
1. Neden sayfa atlaması sorun olur?
Karar defteri apartman/sitenin yönetim ve karar sicilidir; usulüne uygun tutulmaması alınan kararların delil değerini zayıflatır. Eksik, atlanmış veya araya boş sayfa bırakılmış defter, kararların tarih/konu/oy durumu bakımından tartışmaya açık hale gelmesine yol açabilir.
2. Öncelikli kontrol listesi — ilk 24 saat
Durumu tespit eder etmez şu adımları atın:
- Defterin ilgili sayfalarının fotoğrafını veya yüksek çözünürlüklü taramasını alın; tarih ve sayfa numaralarını görünür kılın.
- Genel kurul tutanağı, hazirun listesi, çağrı yazıları ve toplantı daveti belgelerinin kopyalarını eşleştirerek karşılaştırın.
- Var ise toplantıda bulunan üç kişiden tutanak ve imza teyidi alın (kısa yazılı beyan).
3. Sayfa atlaması ile ilgili teknik tespit ve belgeleme
Eksik sayı, boş bırakılmış sayfa ya da sonradan ekleme iddiaları için kanıtları düzenleyin:
- Defterin tüm ilgili sayfalarının fotoğrafları (ön ve arka yüz) — tarih damgası mümkünse.
- Hazirun listesi ile defterde yazılı katılımcı adlarının kıyasen uyuşup uyuşmadığını gösteren tablo.
- Eğer sayfa numaraları defterde yoksa, sayfa geçişlerini gösteren görsel sıralama.
4. Noter tasdiki ve sonraki adımlar
Karar defterinin noter tasdiki durumu önemlidir. Noter tasdiki yapılmış defterlerde bile yanlış yazım veya sayfa atlaması olabilir; yapılabilecekler:
- Henüz tasdik yapılmamışsa: defteri noter tasdikine götürün; tasdik öncesi ekleme/çıkarma iddiaları varsa noterle durumu sözlü olarak da kaydedin.
- Tasdikli defterde sonradan müdahale şüphesi varsa: noter aracılığıyla sayfa numaralarının ve tasdik tarihinin teyidi istenebilir.
5. Kararların geçerliliği ve itiraz süreci
Kararların hukuki geçerliliği, usul hatasının önemine (yani hatanın kararın özüne etkisine) göre değerlendirilir. Bazı küçük yazım hataları kararı etkilemezken; imzasız imza sayfaları, eksik gündem yazımı veya şeffaf olmayan oy işlemleri sonucu tartışmalı hale getirebilir.
Uygulamada atılacak adımlar şunlardır:
- Karardan zarar gördüğünü iddia eden maliklerin itirazı mahkemeye taşınabilir — bunun somut olayın koşullarına göre değişeceğini unutmayın.
- Yönetici olarak amacınız önce iç çözüm: eksik imzaların toparlanması, toplantı katılımcılarının yazılı beyanlarının alınması, varsa mazbata ve karar metninin revize edilmesi.
6. Yönetici için pratik çözüm önerileri
Hukuki süreç uzun ve maliyetli olabileceğinden, yöneticilerin tercih edebileceği pratik adımlar:
- Eksik imzaları tamamlamak için toplantıdan katılanlardan kısa imzalı beyan alın; beyanlarda tarih ve toplantı konusu belirtin.
- Kararın aynısını içeren düzeltme tutanağı düzenleyip genel kurula sunun; onaylattırarak yeni karar kaydı yapın.
- Gelecek genel kurullarda benzer sorunları engellemek için karar defteri kontrollerini sabit bir prosedür haline getirin (hazirun vs defter uyumu, sayfa numaraları, tasdik zamanı).
7. Dijital alternatif ve kayıt güvenliği
Tekrar etmemek için karar kayıt süreçlerinizi dijitalleştirmeyi düşünebilirsiniz. Defterin fiziksel saklama riskleri ve usul hatalarına karşı, karar tutanakları, hazirun listeleri, fotoğraf ve dijital imza çözümleri birleştirildiğinde delil gücü artar.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi site yönetimi yazılımları toplantı dokümanlarını, hazirun listelerini ve karar metinlerini sistemde kayıtlı tutarak süreci kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
| Sorun | Pratik Çözüm |
|---|---|
| Sayfa atlaması / boş sayfa | ✅ Fotoğrafla belgeleme + katılımcı beyanı |
| Eksik imza | ✅ İmzaların tamamlanması veya düzeltme tutanağı |
| Noter tasdiki şüphesi | ✅ Noterden tasdik teyidi talebi |
Sıkça Sorulan Sorular
Sayfa atlaması olan karar defteri kararları geçersiz kılar mı?
Her zaman değil; geçerlilik hatanın kararın özüne etkisine bağlıdır. Usul ihlali ciddi ise itiraz ve dava riski doğar. Somut değerlendirme için uzman görüşü alın.
Noter tasdiki yapılmamış defterde atlama tespit edilirse ne yapılmalı?
Derhal defteri noter tasdikine götürün ve aradaki eksikliği belgeleyin; ayrıca katılımcılardan yazılı beyan alın.
Eksik imzaları sonradan toplamak delil olarak yeterli mi?
Toplanan imzalar önemli olmakla birlikte, tarihleme ve özgünlük itiraz konusu olabilir; fotoğraf, çağrı ve hazirun belgeleri ile desteklenmelidir.
Karar defterine sonradan yazılan maddeler görülürse ne yapılmalı?
Durumu belgeleyin, katılımcı beyanlarını alın ve gerekirse noter aracılığıyla tasdik/inceleme talep edin; uzlaşı sağlanamazsa hukuki yola başvurma ihtiyacı doğabilir.
Yönetici bu tür olayları önlemek için ne yapmalı?
Toplantı sonunda defteri kontrol etme prosedürü oluşturun, sayfa numaralarını takip edin, hazirun listesiyle birebir eşleştirin ve toplantı belgelerini dijital olarak arşivleyin.
Hukuki kaynak ve içtihat notu: Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde karar defteriyle ilgili özel bir madde olmamakla birlikte, uygulamada noter tasdikli kayıtların delil değeri ve Yargıtay içtihatları usul hatalarının kararların iptali yönünde etkisini göstermektedir. Somut hukuki yol haritası olay koşullarına göre değişir; ihtiyacınız varsa bir avukata danışın.
