Genel kurulda gündem maddesi için oy kullandınız, karar alındı fakat karar defterine yazılmadı — yönetici ‘unutuldu’ dedi veya tutanakta eksik bırakıldı. Ciddi bir ortaklık hakkının kayıt altına alınmaması satış, tahsilat veya kiralama gibi sonraki işlemleri doğrudan etkileyebilir; bu yazıda hangi delillerle ispat yapılır, hangi idari/adalet yolları açıktır ve yönetici ne yapmalıdır anlatacağım.
Durumun kısa tanımı: sorun nasıl ortaya çıkar?
Karar defterine geçirilmeyen yazılı karar genellikle üç senaryoda görülür: (1) Genel kurul sözlü kararla kararlaştırılır ama karar defterine yazılmaz; (2) yazılı karar alınmış ama yönetici veya katip hatasıyla geçirilmemiş; (3) kasıtlı olarak kayıt tutulmamış (ör. uygunsuz bir kararın gizlenmesi). Her durumda kanıt ve sürecin doğru yürütülmesi önemlidir.
Hangi deliller bağlayıcı olabilir?
Delil çeşidi önemlidir. Aşağıdaki öğeler somut ispatta en sık işe yarayanlardır:
- Genel kurul çağrısı, gündem ve davetiye (önceden gönderilmişse elektronik/doküman kopyaları)
- Hazirun listesi ve toplantı tutanağı nüshaları (varsa imzalı kopyalar)
- Toplantıda tutulan ses/görüntü kayıtları veya elektronik oylama çıktıları
- Katılımcıların yazılı beyanları ve imzalı noterli ifadeler
- E-posta, WhatsApp/Telegram grup yazışmaları veya yönetim yazılımı bildirimleri (ör. BYönetim duyuru/oylama kayıtları)
İspat için pratik adımlar
- İlk olarak mevcut belgelerin kopyalarını toplayın: çağrı, gündem, hazirun, tutanak taslakları.
- Toplantıya katılanlardan tarihli imzalı beyan isteyin; mümkünse noter onaylı ifade alın.
- Eğer toplantıda elektronik oy/anket kullanıldıysa platform kayıtlarını (oy sayıları, zaman damgaları) talep edin.
- Yöneticiye yazılı resmi talep gönderin: kararın deftere geçirilmesi veya sebebin yazılı bildirilmesi için süre verin (örneğin 15 gün).
- Yanıt yoksa veya tatmin edici değilse hukuki yola başvurmadan önce uzlaşma/düzeltme teklifi için yazılı çağrı yapın.
Yasal dayanak ve yönetici sorumluluğu
Kat Mülkiyeti Kanunu (634 sayılı Kanun) ve ilgili uygulamalar, genel kurul kararlarının usulüne uygun şekilde kayda geçirilmesini gerektirir. Yönetici, karar defterini tutmak ve kararları işlemekle yükümlüdür; bu yükümlülük yerine getirilmezse kat maliklerinin idari başvuru veya dava hakkı doğar. Somut mevzuatın özetlenmesi aşağıdaki gibidir:
- Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri uyarınca genel kurul kararları, karar defterine geçirilmeli ve tutanak tutulmalıdır.
- Yönetici kayıt yükümlülüğünü ihmal ederse kat malikleri, öncelikle toplantıda alınan kararın icrası veya kayda geçirilmesi için talepte bulunabilir; bunun sağlanamaması hâlinde yargı yoluna başvurabilirler.
İdari ve hukuki seçenekler: hangi yolu tercih etmelisiniz?
Seçim yapılırken amaç belirlenmelidir: deftere geçirme, kararın yerine getirilmesi, kararın iptali veya yöneticinin sorumluluğunun tespiti gibi farklı hedefler olabilir.
- İdari çözüm: Yöneticiye kısa süreli yazılı ihtar, düzeltme talebi, gerekiyorsa denetçi veya denetim kurulu devreye sokulması.
- İcra/emredici çözüm: Kararın icrası gerekiyorsa icra takibi veya ihtiyati tedbir talepleri gündeme gelebilir (somut duruma göre değişir).
- Hukuki çözüm: Kararın tescili, yönetici kusurunun tespiti veya karar iptali/tenkisi için asliye hukuk veya tüketici mahkemesi yerine yetkili mahkemeler tercih edilir; dava stratejisi somut olay ve delillere göre belirlenir.
Pratik önlemler: yöneticiler ve kat malikleri için kontrol listesi
- Genel kurul sonrasında karar defterini 7 iş günü içinde kontrol edin.
- Toplantı ses kaydı veya dijital kayıt tutma konusunda kurul kararı alın; itirazlara karşı faydalıdır.
- Yönetim yazılımı kullanıyorsanız genel kurul çağrıları, oylama sonuçları ve duyuruların tarihli-log kayıtlarını saklayın.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, çağrı, hazirun takibi ve elektronik oylama/doküman arşivi gibi işlemleri sağlayan bir yönetim yazılımı yardımcı olur; örneğin BYönetim ile toplantı dokümanlarını ve oylama kayıtlarını topluca arşivleyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/.
Sıkça Sorulan Sorular
Kararın deftere geçirilmemesi tek başına iptal sebebi midir?
Net cevap. Tek başına her zaman doğrudan iptal sebebi olmayabilir; mahkeme somut delillere, kararın niteliğine ve yönetici kusuruna bakar. İptal için genelde delillerin eksikliği ve usul ihlali birlikte değerlendirilir.
Yönetici karar defterine yazmazsa ne kadar süre içinde itiraz etmeliyim?
Net cevap. Öncelikle derhal yazılı ihtar yapılması uygundur; hukuki yollara başvuruda zaman aşımı iddiaları olabileceğinden, gecikmeden (tercihen 1–3 ay içinde) avukatla değerlendirme önerilir.
Elektronik toplantı kaydı mahkemede delil olarak kabul edilir mi?
Net cevap. Evet, orijinalliği ve bütünlüğü korunuyorsa elektronik ses/görüntü kayıtları delil olarak kabul edilir; ancak ilave delillerle desteklemek daha güçlüdür.
Genel kurul kararını sonradan yazdırmak mümkün mü?
Net cevap. Evet, kat malikleri veya denetçi yönetime yazılı talep yaparak kararın deftere geçirilmesini isteyebilir; yöneticinin direnmesi hâlinde dava yolu açılabilir.
Yönetici kasıtlı kayıt sakladıysa hangi yaptırımlar uygulanır?
Net cevap. Kayıt saklama yöneticinin görev kusuru sayılabilir; kat malikleri tazminat veya görevden azil gibi yolları, ayrıca idari soruşturma ve cezai sorumluluk ihtimallerini gündeme getirebilir. Somut tavsiye için hukuk uzmanına danışın.
