Siz yeni yöneticisiniz; kat malikleri genel kurulunda kapıcıya aylık 'yakacak ve prim' verilmesi kararlaştırıldı ama kapıcıyla yazılı iş sözleşmesi yapılmamış. Borç defterine yazılan elden ödemeler, banka dekontu olmadan nasıl ispatlanır; aidata bu ödemeleri hangi usulle yansıtırsınız ve vergi–SGK riski nasıl en aza indirilir? Bu rehber, yöneticinin pratik kayıt ve uyum adımlarını somutlaştırır.
Neden yazılı iş sözleşmesi önemli? Hukuki çerçeve
İş hukuku açısından işçinin statüsü ve hakları yazılı sözleşme ile değil fiili çalışma ilişkisi ile belirlenir. Ancak yazılı sözleşme, iş koşullarını, ücret kalemlerini, fazla mesai, yıllık izin ve tazminat hesaplamalarını açıkça gösterir; anlaşmazlıklarda delil gücü sağlar. İşveren yükümlülükleri ve prim/ek ödeme uygulamalarında uyum, hem 4857 sayılı İş Kanunu hem de Sosyal Güvenlik mevzuatı açısından önem taşır.
Kapıcıya yapılan ek ödemelerin (yakacak, prim, yardım) usulü
Kapıcıya yapılan düzenli veya dönemsel ek ödemeler, işçilik niteliği taşıyorsa ücret kabul edilir ve SGK/vergilendirme açısından bildirilmelidir. Yönetici olarak dikkat etmeniz gereken temel noktalar:
- Ödemenin düzenliliği: Aylık mı, dönemsel mi? Düzenli ödemeler ücret sayılır.
- Ödeme şekli: Banka transferi/maaşa ekleme en güvenli; nakit ödemede belge düzenleyin.
- Karar dayanağı: Kat Malikleri Kurulu kararı veya işletme projesinde açık yetki olmalı (KMK uyarınca ortak giderlerin tahsili için kurallar).
Yazılı belge yoksa hangi kayıtlar delil sayılır?
Yazılı iş sözleşmesi yoksa bile aşağıdaki kayıtlar yönetime ve gerektiğinde mahkemeye/isveren incelemesine delil sağlar:
- Kat Malikleri Kurulu kararı veya olağanüstü kurul tutanağı (ek ödeme onayı)
- Yöneticinin düzenlediği aylık ödeme makbuzları (banka transferi olmadıysa imzalı alın)
- Kapıcı imzası ile ödeme defteri veya elden imza karşılığı makbuz
- Çalışma fiilini gösteren nöbet çizelgesi, işe giriş-çıkış saatleri veya yönetici yazışmaları
Adım adım: Yönetici için güvenli kayıt ve bildirim süreci
- Genel kurulda ek ödeme kararı alın ve tutanağa yazdırın; kararda ödeme kalemi, miktarı ve hangi kaynaktan (ortak gider) karşılanacağı net olsun.
- Kapıcı ile yazılı iş sözleşmesi düzenleyin; ek ödeme kalemlerini ek protokolle yazılı hale getirin. Eğer doğrudan sözleşme yapamıyorsanız, en azından imzalı ödeme makbuzları oluşturun.
- Ödemeleri mümkünse bankadan maaş transferi ile yapın; işlem dekontunu muhasebe kaydına ekleyin.
- SGK işe bildirimini (işe giriş) kontrol edin veya yaptırın; düzenli ücret kalemleri bildirime dahil edilmeli (brüt tutar üzerinden prim hesaplanır).
- Yönetim defterine ve gelir-gider kayıtlarına net açıklama girin ("Kapıcı yakacak + prim — KMK m.20 uyarınca ortak giderden" gibi).
- Yıllık denetim ve hesap raporunda bu ödemeleri açıkça gösterin; denetçi onayı alın.
Aidatlara yansıtma: KMK m.20 çerçevesinde pratik uygulama
Kapıcı giderleri ortak gider kapsamında değerlendirilir ve Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca aidata yansıtılır. Yönetici kararlarına dayalı olarak giderin hangi kriterle paylaştırılacağı (arsa payı veya eşit) açıkça belirtilmelidir. Uygulamada şu adımlar izlenir:
- Genel kurul kararıyla ödeme kalemlerinin işletme projesine eklenmesi;
- Ayırma: sabit maaş ve ek ödemelerin aylık bütçeye dahil edilmesi;
- Aidat bildiriminin açıklama kısmında 'kapıcı maaşı (brüt): X, yakacak/prim: Y' gibi şeffaf gösterim.
| Ödeme Türü | Uygulama |
|---|---|
| Sürekli yakacak/prim | ✅ SGK/vergide ücret kabul edilebilir — bildirim ve brüt hesaplama gerektirir |
| Tek seferlik yardım | ✅ İstisnai, belgeleyin; sürekli olmadığını gösterin |
Vergi ve SGK riski: Yönetici ne kadar sorumlu?
Yönetici, malikler adına hareket eden organ olarak ödemelerin usulüne uygun kaydedilmesini ve SGK bildiriminin yapılmasını sağlamakla yükümlüdür. SGK ve vergi idaresi işin niteliğine göre eksik bildirim veya kayıtsız ödemelerde tespit yaparsa banka hesapları, muhasebe kayıtları ve genel kurul kararlarını inceler. Bu durumda sorumluluk genel kurul kararının içeriğine ve yöneticinin iyi niyetine göre değerlendirilir; somut durumlara göre hukuki sonuç değişir. Bu nedenle kayıtları eksiksiz tutmak ve bildirimleri zamanında yapmak en güvenli yoldur.
Pratik belge şablonları (yönetici için)
- Ödeme makbuzu: tarih, tutar, ödeme nedeni, kapıcı imzası, yönetici imzası.
- Genel kurul karar özeti: maddede hangi ek ödemenin verileceği, kaynak hesabı ve yürürlük tarihi.
- Ek protokol: iş sözleşmesine ek, ödeme tipi ve dönemleri yazılı olarak.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, aidat, personel ve bordro kayıtlarını düzenli tutan bir yönetim aracı kullanmak işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim ile hızlı kayıt ve denetim uyumu sağlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Yapılan Hatalar ve Nasıl Önlenir
- Nakit ve imzasız ödemeler: her ödemede makbuz alınarak kayıt altına alınmalı.
- Genel kurul onayı olmadan sürekli ödeme taahhütleri: maliyet artınca tartışma çıkar.
- SGK bildiriminin eksik yapılması: düzeltilip prim farkı ve gecikme zammı oluşabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıya nakit olarak verilen aylık yakacak ücreti SGK'ya bildirilmeli mi?
Genel kural: düzenli yapılan ödemeler ücret sayılabilir; SGK ve vergi açısından bildirim gerektirebilir. Duruma göre değişir; kayıt tutup gerekirse uzman görüşü alın.
Yazılı iş sözleşmesi yoksa kapıcı kıdem tazminatı talep edebilir mi?
Evet; çalışma süresi fiili olarak kabul edilir. Yazılı sözleşme yokluğu kıdem hakkını ortadan kaldırmaz. Kıdemin hesaplanması somut şartlara bağlıdır.
Genel kurul ek ödeme kararı yoksa yönetici tek başına ödeme yapabilir mi?
Hayır; sürekli ortak gider niteliğindeki ödemeler için genel kurul yetkisi veya yönetim planı çerçevesi gerekir. Acil durumlarda geçici ödeme yapılabilir ama sonrasında onay gereklidir.
Nakit makbuzu kapıcının imzası yoksa delil olur mu?
İmzalanmamış makbuz, delil değerini azaltır. En güvenlisi kapıcının imzasının bulunduğu belge veya banka dekontudur.
Tek seferlik yardımın vergisel durumu nedir?
Tek seferlik ve iyi niyet amaçlı yardımların vergisel değerlendirmesi farklı olabilir; sürekli hale geliyorsa ücret sayılır. Duruma göre vergi/SGK uzmanına danışın.
