Genel kurul sonrası karar defterinin açıkça eksik olduğunu fark eden bir yönetici ya da malik; toplantıdan saatler sonra defter sayfalarının boş bırakıldığını, sadece tutanağın var olduğunu gördüğünde ne yapacağını bilemez. Bu yazıda "karar defterine geçirilmemiş yazılı karar" iddiasını somut delillerle nasıl ispat edeceğinizi, yöneticinin ve kat maliklerinin hangi adımları atacağını, hangi kanun ve uygulamaların dayanak teşkil ettiğini örneklerle anlatıyorum.
Neden sorun olur? Karar defteri ile tutanak arasındaki fark
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında genel kurul kararlarının resmi kaydıdır; tutanak ise toplantı sürecini özetleyen belge. Kararların deftere geçirilmeyip yalnızca tutanağa yazılması itiraz ve iptal davalarında delil değerini düşürebilir.
Hangi hukuki dayanaklar dikkate alınmalı?
Kat Mülkiyeti Kanunu'nda (KMK) karar defterinin tutulmasına ilişkin açık bir madde numerasyonu belirtilmemiş olmakla birlikte, genel kurul usul ve kararlarının kayıt altına alınması uygulama açısından zorunludur. Ayrıca, kararların alınması ve uygulanmasıyla ilgili olarak Borçlar Kanunu hükümleri ve genel dava usulü çerçevesinde delil kuralları uygulanır. Somut ihtilaflarda Yargıtay içtihadı, karar defterine geçirilmiş kayıtların ispat gücünü vurgular.
Hangi delillerle "karar defterine geçirilmedi" iddiasını ispat edebilirsiniz?
Aşağıdaki delillerin kombinasyonu, mahkeme veya icra süreçlerinde iddianızı güçlendirir:
- Toplantı tutanağı (imzalı hâli) ve hazırun listesi: Toplantıda hangi kararların alındığını gösterir.
- Karar defterinin ilgili sayfasının fotoğrafı/çoğaltılmış hali: Boş bırakılmış sayfa veya boşluk göstergesi.
- Toplantı sırasında hazır bulunanların e-posta veya WhatsApp bildirimleri: Kararın alındığını teyit eden anlık mesajlar.
- Ses/kayıt varsa toplantı kaydı veya çağrı çağrı kayıtları: Kararın açıkça konuşulduğunu kanıtlar (kayyum veya taraf izni gerekebilir).
- Tutanak ile defter arasındaki tarihler: Defter notu sonrası usulsüz müdahaleyi gösterir.
- Bağımsız tanık beyanları: Özellikle toplantıya katılan bağımsız maliklerin yazılı ifadeleri.
- Yönetici veya denetçi raporları, e-postalar: İlgili kararın uygulanmadığını gösteren yazışmalar.
Somut adımlar: Yönetici için 7 aşamalı takip listesi
- Toplantı sonunda hazırun listesinin ve tutanağın eksiksiz imzalanmasını sağlayın; imzalanmadıysa imza çağrısı yapın.
- Kararın deftere geçirilmediğini fark ederseniz aynı gün defter sayfasının fotoğrafını çekin ve tarihleyin.
- Genel kurula katılanlara kısa bir e-posta/SMS ile kararın alındığını ve deftere geçirilmediğini bildirip yazılı teyit isteyin. (İletişim kayıtları delildir.)
- Denetçi veya kurul üyelerinden birinin (varsa) kararı deftere geçirmesini resmî olarak talep edin; talebi yazılı şekilde saklayın.
- 30 gün içinde durum düzeltilmezse, kararın uygulanmadığına dair belge/fatura veya işlem yokluğunu gösteren yazışmaları dosyalayın.
- İhtilaf büyürse, delil listesiyle birlikte bir avukata danışın; gerektiğinde ihtiyati tedbir veya kararın tescili talepleri değerlendirilebilir (somut hukuki tavsiye için avukat yönlendirmesi önemlidir).
- Gelecek toplantılarda benzer sorunları önlemek için karar defteri kullanım prosedürü belirleyin ve uygulamaya koyun.
Pratik kanıt hazırlama: Örnek kanıt tablosu
| Kanıt Türü | Ne Sağlar? |
|---|---|
| İmzalı hazırun listesi | ✅ Toplantıya katılım ve oy kullananların tespiti |
| Defter sayfa fotoğrafı (boş) | ✅ Kararın deftere geçirilmediğini gösterir |
| E-postalar / SMS | ✅ Kararın alındığı ve uygulanmadığına dair yazılı kayıt |
Yöneticinin hukuki sorumluluğu ve uygulanabilir önlemler
KMK kapsamında yönetici, genel kurul kararlarını uygulamak ve kayıtları tutmakla yükümlüdür. Kararın deftere geçirilmemesi durumunda yöneticinin; iyi niyetle hareket ettiğini belgeleyebilmesi önemlidir. Yönetici, yapılacak hataların yargıya taşınması yerine öncelikle idarî ve idari-dışı yollarla (bildirim, kayıt, denetçi müdahalesi) düzeltilmesini sağlamalıdır. Somut hukuki tavsiye gerektiğinde avukatlık hizmetine başvurulmalıdır.
Elektronik kayıt, dijital süreçler ve pratik kolaylık
Kararların deftere geçirilmesi sürecini dijitalleştirerek hataları azaltabilirsiniz. Toplantı çağrılarının, hazirun listesinin ve karar kayıtlarının eş zamanlı olarak dijital ortama alınması hem izlenebilirlik sağlar hem de itirazları azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir site yönetim yazılımı toplantı çağrısı, hazirun listesi ve karar defteri kayıtlarını daha düzenli tutmanıza yardımcı olabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine geçirilmemiş bir kararı tek başıma nasıl düzeltebilirim?
Öncelikle hazırun ve tutanağı belgeleyin, durumun yazılı düzeltilmesini talep edin; düzelme olmazsa denetçi ya da kurul üyelerinden yazılı destek alın ve avukata danışın.
Tutanakta yazılı karar ile defterteksi farklıysa hangisi geçerli?
Mahkeme uygulamalarında karar defterine geçirilmiş kayıtlar delil açısından daha güçlüdür; uyumsuzluk hâlinde delillerin tamamı ve tutanak içeriği değerlendirilir.
Toplantı kaydı alınmışsa ses kaydı delil sayılır mı?
Kayıt delil olabilir, ancak kayıtların hukuka uygun şekilde elde edilmesi gerekir; bazı durumlarda taraf rızası veya mahkeme izni gerekebilir.
Denetçi kararı deftere geçirmiyorsa ne yapmalıyım?
Denetçiye yazılı olarak durumu bildirin, düzeltme talep edin; sonuç alınamazsa genel kurul veya ilgili mercilere başvurmadan önce hukuki danışmanlık alın.
Kararın uygulanmadığını belgelemek için en etkili tek delil nedir?
Uygulamaya ilişkin yokluk delili (fatura, ödeme kaydı veya işlem olmayışı) ile hazırun/tutanak uyumsuzluğunun birlikte gösterilmesi en etkili kombinasyondur.
