Genel kurul toplantısı bitmiş; kararlar alınıp tutanak imzalanmış, fakat sonraki günlerde fark ediliyor ki bazı alınan kararlar karar defterine hiç geçirilmemiş. Yönetici panikle ne yapılacağını düşünüyor: kararların geçerliliği ne olur, düzeltme nasıl yapılır, sorumluluk kime ait?
Neden problem oluşur? Gerçekçi senaryo
Bir sitenin yıllık olağan genel kurulunda 3 ayrı karar alındı: bakım-onarım programı onayı, yönetici ücret artışı ve ortak demirbaş satışı. Tutanağa kararlar yazıldı, hazirun imzalandı; ancak karar defterinin yetkili sayfasına sadece iki karar işlendi. Yeni yönetici/eskiden sorumlu yönetici fark etmeden defteri notere götürüp tasdik ettirdi. Eksik yazılan kararların öğrenilmesiyle malikler itiraz ediyor. Bu örnek üzerinden ne yapılacağını adım adım anlatalım.
Hukuki çerçeve: Kat Mülkiyeti Kanunu ve temel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) genel kurul kararlarının alındığı ve kayda geçirildiği usule ilişkin doğrudan bir "karar defterine yazılmak zorunda" maddesi detaylı düzenleme içermez; ancak KMK kapsamındaki genel kurulun düzeni, karar yeter sayıları ve kararların usulüne uygun şekilde tutulması gerektiği ilkeleri uygulamaya yön verir. Kararların ispatı, tutanak ve karar defteri kayıtlarıyla sağlanır; bu nedenle eksik kayıt hem isbatı zorlaştırır hem de işlemsel risk yaratır.
Adım adım: Eksik karar tespiti ve belgelerin toplanması
- Toplantı tutanağı, hazirun listesi ve imzalı yoklama formlarını hemen bir araya getirin.
- Karar defterinin noter tasdik tarihlerini ve tasdikli sayfaları kontrol edin; hangi tarih aralığının kapsandığını tespit edin.
- Toplantıda bulunan üyelerden kısmi yazılı beyan, imza veya tanık ifadesi alın — mümkünse kısa yazılı onay (e-posta veya SMS kabul edilebilir) isteyin.
- Eğer toplantının ses/görüntü kaydı varsa hukuka uygun şekilde saklayın; kayıtlar mahkeme dışı çözümde delil olarak kullanılabilir.
Kararın geçerliliği: hangi şartlarda korunur veya iptal edilir?
Genel kural: Toplantıda usulüne göre alınmış bir karar, yazılı veya kaydedilmiş delillerle ispatlanabiliyorsa esasen geçerliliğini korur. Ancak aşağıdaki haller risk yaratır:
- Eğer kararın yazılmaması, hile veya kasıtlı silme amacına yönelikse; malikler itiraz edip dava açabilir.
- Karar defterinin noter tasdiki sırasında eksik sayfalar varsa, ileride üçüncü kişiler veya resmi muhataplar (banka, belediye vb.) kararı tanımayabilir.
- Karar, usul kurallarına (çağrı, çoğunluk, hazirun) aykırı alınmış ise mahkeme kararıyla iptal edilebilir.
Nasıl düzeltme yapılır? Uygulanabilir yollar
Duruma göre uygulanabilecek yöntemler:
- İç düzeltme (en az problemli durumlar): Komşuların yazılı beyanı ve tutanakla eksik kararın tarih, saat ve oy oranı belirtilerek ek bir genel kurul tutanağı düzenlenip aynı sayfaya geçirilerek noter tasdiki yenilenebilir. Ancak bu yol yalnızca kararın usulüne uygun alındığı açık delillerle desteklendiğinde güvenilirdir.
- Tekrar genel kurul (en güvenli yol): Eksik kararın mahiyeti önemliyse, çağrı yapılarak yeniden aynı gündemle genel kurul toplanması ve kararın yeniden alınması hem şeffaf hem de ihtilaflara karşı sağlam çözümdür. Karar yeter sayıları KMK ve yönetim planına göre hesaplanır.
- İhtiyati ve yargısal çözüm: Eğer hile, yetki gaspı veya resmi kurumların kayıt talepleri varsa taraflardan biri hukuka uygun itiraz/dava açabilir; deliller sunularak mahkeme kararı istenebilir. Bu aşamada somut hukuki tavsiye için avukatla görüşülmeli, çünkü dava stratejisi somut duruma bağlıdır.
Yönetici sorumluluğu: ne beklenir, hangi hallerde yükümlülük doğar?
Yönetici, genel kurul kararlarının usulüne uygun şekilde kayda geçirilmesi ve ilgili belgelerin korunmasından sorumludur. Eğer eksik kayıt yönetici ihmali veya kusuru nedeniyle oluştuysa KMK çerçevesinde malikler tazminat veya gider talep edebilir. Ancak kusur tespitinde; hata kasıtlı mı, ihmal mi, yoksa 3. kişilerden kaynaklanan bir problem mi olduğu değerlendirilir.
Malik şikayeti veya dava durumunda yönetici; tutanak, hazirun, tutulan notlar ve varsa elektronik kayıtlarla savunma yapacaktır. Somut hukuki sonuçlar olay bazındadır; bu yüzden "kesin tavsiye" yerine bir avukatla durum değerlendirmesi önerilir.
Pratik tavsiyeler: riskleri azaltmak için 2026'da uygulanabilir adımlar
- Genel kurul bitince aynı gün içinde karar defterine yazma pratiği geliştirin; gecikme ne kadar kısa olursa o kadar güvenli.
- Hazirun listesini arsa payı sütunuyla birlikte net tutun; imzalar ve kimlik kayıtlarını muhafaza edin.
- Toplantıları ses/telefon kaydına almak (tüm katılımcıların rızasıyla) veya alternatif olarak toplantı tutanağını katılımcılara mail ile onaylatmak ispatı güçlendirir.
- Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi araçlar genel kurul tutanak, hazirun ve karar defteri kayıtlarının dijital arşivlenmesini, kararların hızlı kaydını ve üyelerle paylaşımını kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Örnek uygulama: eksik yazılan ortak demirbaş satış kararı
Senaryo: Ortak jeneratörün satışı kararı toplantıda alınmış ama karar defterine geçirilmemiş. Satış işlemi için alıcı kurum yazılı karar talep ediyor. Uygulanacak adımlar:
- Tutanağı, hazirunu ve imzaları alarak alıcı kuruma sunun; kurum kabul etmezse 2. adım.
- Kısa bir ara genel kurul çağrısı yapıp aynı gündemi görüşün ve kararı karar defterine geçirerek noter tasdiki sağlayın.
- Eğer bazı malikler itiraz ediyorsa itirazı tutanak altına alın; gerekirse hukuki yollara ilişkin profesyonel destek alın.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine yazılmayan karar geçerli midir?
Toplantıda usulüne uygun alınmış ve tutanak/hazirun ile desteklenen kararlar esasen geçerlidir; fakat yazılı kaydın olmaması ispat ve üçüncü taraf işlemlerinde sorun yaratır.
Eksik yazılan kararı yönetici tek başına düzeltebilir mi?
Yönetici, mevcut delillerle iç bir düzeltme yapabilir; ancak söz konusu kararın muhataplar veya itirazlı malik grubu varsa yeniden genel kurul yapmak daha güvenlidir.
Noter tasdiki yapıldıktan sonra eksik sayfa fark edilirse ne olur?
Noter tasdikli defterde eksik karar varsa, ek kayıt için yeni bir genel kurul veya noter nezdinde ek tasdik işlemi gerekebilir. Alınacak yol delillere ve tarafların rızasına bağlıdır.
Malikler eksik karardan dolayı dava açabilir mi?
Evet; özellikle eksiklik kasıtlı silme veya hileden kaynaklanıyorsa malikler dava açabilir. Somut değerlendirme için avukat tavsiyesi gerekir.
Ben yönetici yeni oldum; karar defteri tutma konusunda pratik önlem nedir?
Toplantıdan hemen sonra kararların karar defterine geçirilmesini, hazirun ve tutanakların düzenli arşivlenmesini uygulama olarak kabul edin; dijital arşivleme ve hızlı paylaşım için BYönetim gibi çözümler süreci kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
