Genel kurul toplantısı bitti; alınan kararlar sözlü olarak duyuruldu ama yönetici unuttu veya karar defteri eksik tutuldu. Birkaç hafta sonra komşular itiraz ediyor: "Karar defterinde yok, o zaman karar geçersiz mi?" Bu senaryo yönetici ve yöneticiliğe yeni seçilenler için sık rastlanan, acil çözüm gerektiren bir durumdur.
Karar defterine yazılmayan kararın hukuki anlamı nedir?
Kat Mülkiyeti Kanunu ve uygulamaları çerçevesinde genel kurul kararlarının yazılılığı ve kayıt altına alınması önemlidir. Kararların toplantı tutanağı/defteri ile resmiyet kazanması, toplantıda alınan hususların belgelendirilmesi ve sonrasında uygulanabilirlik açısından gereklidir. Ancak eksik kayıt her zaman otomatik iptal anlamına gelmez; somut olayın özellikleri, kararın türü ve usul hatasının niteliği belirleyicidir.
Hangi durumda karar geçersiz sayılabilir?
Kararın karar defterine geçirilmemesi tek başına her zaman geçersizlik sebebi değildir. Ancak aşağıdaki durumlarda kararın uygulanması veya geçerliliği risk altında olabilir:
- Usule ilişkin ağır eksiklikler (çağrı usulüne aykırılık, hazirun listesi yokluğu) varsa.
- Kararın alındığı çoğunluğa dair kesin ispat yapılamıyorsa (imzalı hazirun listesi, arsa payı rakamları yoksa).
- Karar, üçüncü kişilere karşı ileri sürülecek nitelikteyse ve deftere geçirilmediği için ispat yapılamıyorsa.
Yöneticiye düşen ilk adımlar (acil ve kanıt odaklı)
Yönetici veya yönetim kurulu eksik kayıttan haberdar olduğunda şu somut adımları takip etmelidir:
- Toplantı tarihli ve katılımcılı tüm delilleri toplayın: çağrı belgeleri, hazirun listesi, katılanların e-posta teyitleri, varsa ses/görüntü kayıtları.
- Kararın içeriğini yazılı hale getirin ve tarihleyin; karar metnini toplantı tarihini belirterek kayda koyun.
- Bir sonraki genel kurulda kararın tespit ve tasdiki için gündem maddesi açın; varsa düzeltme kararı alınması yoluna gidin.
- Komşulara açık ve kısa bir bilgilendirme yapın; itiraz edenlere süreçle ilgili bilgi verin.
Karar defterine geçirme (düzeltme) yolları
Uygulamada üç yaygın yöntem vardır; hangisi uygun olduğu olaya göre değişir:
- Sonraki genel kurulda onay: En güvenli yol, eksik yazılan kararı sonraki genel kurul gündemine almak ve orada tutanakla onaylatmaktır. Bu yöntem hem çoğunluk hem de şeffaflık sağlar.
- Hata tutanağı düzenlenmesi: Eğer kararın içeriği ve oy çoğunluğu konusunda açık deliller varsa, yönetici tarafından "eksik kayda ilişkin husus" başlıklı bir hata tutanağı hazırlanıp kat maliklerinin imzasına sunulabilir. Bu yöntem tüm maliklerin rızasıyla işler.
- İdari/maddi düzeltme: Kararın teknik veya yazım hatası ise ve özü değiştirmiyorsa, karar defterinde "maddi düzeltme" başlığı altında açıklama yapılarak düzeltme yapılabilir. Ancak bu yolla çoğunluk değiştirilmesi veya yeni karar yaratılması mümkün değildir.
Noter tasdiki ve karar defteri: Gerekli mi, ne zaman?
Kanun açıkça tüm kararların noter tasdikini zorunlu kılmaz; fakat karar defteri kayıtlarının güvenilirliğini artırmak için sıkça başvurulan uygulamadır. Özellikle önemli kararların (yönetici seçimi, büyük onarım, kat mülkiyeti değiştiren kararlar vb.) belgelenmesinde noter veya bağımsız tanık delili kuvvetlendirir. Yönetici, ihtilaf doğma ihtimali yüksek kararlar için noterli onay veya imza kabulü yoluna gidebilir.
Pratik kontrol listesi: Yönetici için 7 adım
- Toplantı çağrısını ve gönderim kanıtını saklayın.
- Hazirun listesini eksiksiz ve arsa paylarıyla tutun.
- Karar metinlerini toplantı gününde karar defterine kaydedin.
- Ses/görüntü kaydı alınıyorsa yasal izinleri ve saklama politikasını uygulayın.
- Eksik kayıt tespitinde derhal yazılı düzeltme önerisi hazırlayın.
- Onay için bir sonraki genel kurul gündemine madde koyun.
- Gerekirse kararın ispatını güçlendirmek için noter onayı alın.
Bu süreci dijitalleştirmenin avantajı
Karar kayıtlarını, hazirun listelerini ve çağrı gönderim kanıtlarını düzenli tutmak için dijital çözümler zaman kazandırır ve delil toplama hatalarını azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim araçları toplantı daveti, hazirun listesi kaydı, karar defteri kaydı ve dijital arşivleme süreçlerini kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Somut hukuki dayanak ve Yargıtay eğilimi
Kat Mülkiyeti’ne ilişkin esas düzenlemeler Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yorumlanır. Kararların yazılı ve usulüne uygun tutulması uygulamada KMK hükümleri ile birlikte, hakem veya mahkeme aşamasında hakimlerin olgusal delillere (hazirun listesi, kayıtlar, tanıklar) önem verdiği Yargıtay içtihatlarıyla desteklenmektedir. Önemli: Somut hukuki sonuca yönelik değerlendirme olayın özelliklerine göre değişir; spesifik bir durum için avukat veya uzman görüşü alınması uygundur.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine yazılmayan karar iptal edilir mi?
Net cevap: Her zaman iptal edilmez; usul veya çoğunluk noktasında ciddi eksiklikler varsa geçersiz sayılabilir. Somut delillere bakılır.
Eksik yazılan kararı kim düzeltebilir?
Net cevap: Yönetici ya da yönetim kurulu düzeltme için girişimde bulunur; en güvenli yol sonraki genel kurulda onaylatmaktır.
Hazirun listesi yoksa karar nasıl ispatlanır?
Net cevap: Diğer deliller (e-posta davetleri, kayıtlar, tanık beyanları, toplantı kayıtları) kullanılabilir ancak hazirun listesinin eksikliği ispatı zorlaştırır.
Karar defterine sonradan yazma yapılabilir mi?
Net cevap: Evet, ama değişikliklerin zamanı ve içeriği açıkça belirtilmeli, mümkünse kat maliklerinin onayı veya sonraki genel kurul onayı alınmalıdır; aksi halde itiraz riski artar.
Noter tasdiki gerekli midir?
Net cevap: Genel kural olarak zorunlu değildir; fakat önemli kararlar için delil ve kesinlik sağlamada noter tasdiki veya benzeri onay yöntemleri faydalıdır.
